Eine E-Mail zu schreiben ist eigentlich ganz einfach, aber es gibt ein allgemeines Format, auf das Sie achten sollten. Kennen Sie auch den Unterschied zwischen offiziellen und informellen E-Mails. Hier sind Dinge, die Sie wissen sollten.
Schritt
Methode 1 von 5: Grundlegende Schritte zum Senden von E-Mails
Schritt 1. Erstellen Sie eine E-Mail-Adresse
Wenn Sie noch keine E-Mail-Adresse haben, müssen Sie sich bei einem E-Mail-Dienstanbieter registrieren, bevor Sie fortfahren. Glücklicherweise ermöglichen Ihnen viele kostenlose webbasierte E-Mail-Dienste, eine E-Mail-Adresse zu erhalten, ohne Geld auszugeben. Zu den beliebtesten Web-E-Mail-Diensten gehören:
- Google Mail
- heisse Mail
- Yahoo Mail
Schritt 2. Klicken Sie auf „Verfassen“oder „Neu
Bevor Sie eine E-Mail verfassen, müssen Sie zum Verfassen ein neues, leeres Postfach öffnen. Die Methode zum Öffnen des Postfachs variiert je nach verwendetem Dienst, aber normalerweise befindet sich oben auf der Seite eine Schaltfläche mit ein Label wie „Verfassen“, „Neu“oder „Neue Nachricht“.
Wenn Sie nicht wissen, wie Sie eine neue Nachricht erstellen, lesen Sie die Support-Seite Ihres E-Mail-Dienstes, um mehr über die Vorgehensweise zu erfahren
Schritt 3. Notieren Sie sich die E-Mail-Adresse des Empfängers
Sie müssen Ihre E-Mail-Adresse nicht notieren, aber Sie sollten die E-Mail-Adresse der Person aufschreiben, die Ihre E-Mail erhält.
- Normalerweise können Sie einfach ein Leerzeichen verwenden, um mehrere E-Mail-Adressen zu trennen, aber einige Dienste erfordern, dass Sie mehrere E-Mail-Adressen mit einem Komma oder einem anderen Satzzeichen trennen. Wenn der von Ihnen verwendete Dienst die Verwendung dieser Satzzeichen erfordert, sollte der Dienstanbieter eine Anleitung bereitgestellt haben.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse des primären Empfängers in das Feld "An:" ein. Der primäre Empfänger ist normalerweise die Person, an die die Nachricht gerichtet ist oder auf die im Text der E-Mail Bezug genommen wird.
- Geben Sie eine andere E-Mail-Adresse in das Feld "CC:" ein. Diese Spalte ist die Spalte "Kopie". Empfänger werden in der Regel im Feld Kopie eingetragen, wenn die E-Mail nicht speziell an den Empfänger der Kopie gerichtet ist, aber Dinge enthält, die er wissen sollte.
- Verwenden Sie das Feld "BCC:", um E-Mail-Adressen auszublenden. Wenn Sie nicht möchten, dass die Empfänger sehen, an wen eine E-Mail adressiert ist, geben Sie die Adresse des Empfängers in das Feld "Blindkopie" ein.
Schritt 4. Schreiben Sie einen informativen Titel
Bei jedem E-Mail-Dienst können Sie den Titel/Betreff Ihrer E-Mail in das Feld „Betreff“eingeben.
-
Der Titel Ihrer E-Mail sollte kurz sein, aber dem Empfänger eine Vorstellung vom Inhalt der E-Mail geben.
- Beispielsweise könnte eine informelle E-Mail an einen Freund den Titel „Wie geht es dir?
- Fragen an Dozenten oder Vorgesetzte können auch mit "Fragen zu …" betitelt werden, gefolgt von einem kurzen Etikett mit einer Erläuterung des gestellten Themas.
- Beachten Sie, dass unbenannte Nachrichten in den Posteingängen der Empfänger mit der Bezeichnung "(kein Betreff)" angezeigt werden.
Schritt 5. Schreiben Sie den Text Ihrer E-Mail
Der Text der E-Mail sollte in das große Textfeld unter dem Titelfeld geschrieben werden.
- Eine E-Mail sollte im Allgemeinen eine Begrüßung, eine Nachricht und einen Abschluss enthalten.
- Da E-Mails für eine schnelle Kommunikation gedacht sind, sollten Sie generell darauf achten, dass Ihre E-Mail nicht zu lang ist.
Schritt 6. Drücken Sie die Schaltfläche "Senden"
Nachdem Sie die E-Mail erstellt haben, lesen Sie die E-Mail erneut, um sicherzustellen, dass Sie keine Grammatik- oder Rechtschreibfehler gemacht haben und dass die Nachricht das Thema enthält, das Sie behandeln möchten. Wenn Ihre E-Mail zum Senden bereit ist, klicken Sie im Nachrichtenfeld auf "Senden", um die E-Mail an den Empfänger zu senden.
Methode 2 von 5: Schreiben einer inoffiziellen E-Mail
Schritt 1. Wissen Sie, wann Sie informelle E-Mails senden müssen
Inoffizielle E-Mails sollten an Menschen adressiert werden, die Ihnen wichtig sind, einschließlich Freunde, Familie und Partner. Wenn Ihre E-Mail nicht offiziell ist und Sie sie an jemanden senden, den Sie gut kennen, können Sie eine formlose E-Mail senden.
Der einzige gute Zeitpunkt, um eine formelle E-Mail an Freunde oder Familie zu senden, ist, wenn Sie eine Gruppennachricht mit einem formellen Ton senden, z. B. eine Spendenaufforderung oder eine Anzeige. Da die E-Mail auch an Personen gesendet wird, die Ihnen nicht sehr nahe stehen, müssen Sie den Ton entsprechend anpassen
Schritt 2. Schreiben Sie einen informellen Titel
Sie müssen keinen Titel schreiben, aber Sie sollten Ihrer E-Mail einen Titel geben. Schreiben Sie einen Titel, der kurz, prägnant und freundlich ist.
- Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail an einen alten Freund schreiben, können Sie einen Titel verwenden, der Sie zum Lachen bringt, oder einen einfachen Titel wie "Lange nicht gesehen!".
- Wenn Sie eine E-Mail mit einem bestimmten Zweck schreiben, schreiben Sie Ihren Zweck auf. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail über ein Treffen schreiben, betiteln Sie Ihre E-Mail mit einem Titel, der die Veranstaltung erwähnt.
Schritt 3. Erwägen Sie, den Namen des Empfängers in der E-Mail zu erwähnen
Bei informellen E-Mails ist dies nicht unbedingt erforderlich, kann aber dennoch eine höfliche Art sein, eine Nachricht zu beginnen.
-
Ihre Begrüßung kann so einfach wie der Name des Empfängers sein:
Bob,
-
Sie können auch eine freundliche Begrüßung einfügen:
- "Hallo Bob!"
- „Herr Bob“,
- "Morgen, Bob!"
Schritt 4. Schreiben Sie die E-Mail klar, aber verwenden Sie einen informellen Sprachstil
Der Inhalt Ihrer E-Mail sollte leicht verständlich sein, jedoch in einem informellen Gesprächston.
- Lesen Sie die E-Mail und fragen Sie sich, ob diese E-Mail dem ähnelt, was ich sagen würde, wenn ich persönlich sprechen würde? Wenn die Antwort ja lautet, haben Sie den richtigen Ton für informelle E-Mails gefunden.
- Verwenden Sie Abkürzungen. Abkürzungen gehören nicht zum formellen Schreiben. aber häufig in alltäglichen Gesprächen verwendet. Daher eignet sich die Abkürzung für formlose E-Mails.
- Verwenden Sie Slang, wenn Sie möchten. Sie können Internet-Slang verwenden, wie zum Beispiel: "thx" für "Danke". „Titi DJ“für „sei vorsichtig unterwegs“, „s7“für „stimme zu“usw.
- Verwenden Sie bei Bedarf auch Emoticons:).
Schritt 5. Erwägen Sie, Ihren Namen am Ende der E-Mail zu schreiben
So wie eine Begrüßung, ein Abschluss oder eine Signatur für informelle E-Mails nicht unbedingt erforderlich sind, können sie eine gute Möglichkeit sein, eine Nachricht zu schließen.
-
Ihr E-Mail-Abschluss kann nur ein Name sein:
- "Jene"
- "-Jen"
-
Sie können auch mit E-Mail-Abschlüssen ein wenig kreativ werden:
- "Das ist lange her! Jen."
- „Diese E-Mail wird automatisch gelöscht. 3…2…1…“
Methode 3 von 5: Schreiben einer offiziellen E-Mail
Schritt 1. Wissen Sie, wann es Zeit ist, eine offizielle E-Mail zu senden
Sie sollten eine formelle E-Mail verwenden, wenn Sie Nachrichten an Personen schreiben, die Sie nicht gut kennen, z.
-
Denken Sie daran, dass Sie möglicherweise das Gefühl haben, dass eine formelle E-Mail unnötig ist, wenn Sie E-Mails an die oben genannten Personen schreiben, sobald Sie eine Beziehung zu dieser Person haben. Wenn sich eine formelle E-Mail zu steif anfühlt, schreiben Sie eine „halbformelle“E-Mail.
- In semi-formalen E-Mails kann Ihr Stil etwas entspannter sein, aber Sie dürfen trotzdem keinen Internet-Slang verwenden.
- Sie sollten in semi-formalen E-Mails trotzdem eine Signatur einfügen, aber Sie müssen nicht alle Ihre Kontaktinformationen unter Ihrem Namen angeben.
Schritt 2. Schreiben Sie einen informativen Titel
Ihr E-Mail-Titel sollte kurz, aber genau sein. Gehen Sie direkt zu dem Thema, das Sie ansprechen.
-
Zum Beispiel:
- Wenn Sie Ihrem Professor eine E-Mail bezüglich einer Aufsatzaufgabe senden, schreiben Sie "Aufsatzfragen".
- Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, die Sie aus der Anzeige kennen, schreiben Sie "Bewerbung für eine Führungsposition (aus der Anzeige)".
- Wenn Sie eine E-Mail schreiben, in der Sie den Kundendienst um Hilfe bitten oder ein technisches Problem melden, schreiben Sie "Problem with Part #000000".
Schritt 3. Schreiben Sie einen formellen Gruß
Die formelle Begrüßung muss "Sehr geehrte/in" enthalten, gefolgt vom Namen des Empfängers. Verwenden Sie den Nachnamen und den passenden Titel des Empfängers und beenden Sie die Begrüßung mit einem Punkt.
-
Zum Beispiel:
- "Sehr geehrter Herr Smith"
- "Sehr geehrte Frau Jones"
- "Sehr geehrter Dr. Evans"
Schritt 4. Stellen Sie sicher, dass der Inhalt der E-Mail zielgerichtet und korrekt ist
Stellen Sie sicher, dass er nicht länger als ein paar Absätze ist und dass der Inhalt wirklich den Betreff der E-Mail abdecken soll. Verwenden Sie formale Sprache und stellen Sie sicher, dass Ihre Rechtschreibung und Grammatik korrekt sind.
- Vermeiden Sie Abkürzungen.
- Verwenden Sie keinen Internet-Slang oder Emoticons.
Schritt 5. Verwenden Sie eine geeignete Schlussbegrüßung
Die gebräuchlichste Abschlussbegrüßung ist "Begrüßung", es gibt jedoch auch andere abschließende Begrüßungen, die Sie verwenden können. Verwenden Sie eine höfliche Begrüßung und schließen Sie mit einem Komma ab.
-
Andere abschließende Begrüßungen, die Sie verwenden können, sind:
- Mit freundlichen Grüßen,
- Dankeschön,
- Besten Wünsche,
Schritt 6. Geben Sie bei Bedarf Kontaktinformationen in Ihrer Signatur an
Fügen Sie Ihren vollständigen Namen unter der E-Mail-Abschlussbegrüßung ein. Unter Ihrem Namen möchten Sie möglicherweise Ihren Titel und Ihre Kontaktinformationen angeben, die möglicherweise erforderlich sind.
- Ihre Position, falls vorhanden, muss die Position und den Namen des Unternehmens/der Institution enthalten, in der Sie arbeiten.
- Geben Sie mindestens eine Telefonnummer, eine Faxnummer und eine E-Mail-Adresse an. Sie können auch eine Postanschrift und eine Website angeben.
Methode 4 von 5: Arten von inoffiziellen E-Mails
Schritt 1. Schreiben Sie eine E-Mail an einen Freund, der umgezogen ist
Wenn Ihre Freunde, Familie oder Ihr Partner kürzlich umgezogen sind, schreiben Sie eine E-Mail, um sich nach ihrem Zustand zu erkundigen. Fragen Sie, wie ihr Migrationsprozess läuft, wie ihre neue Umgebung ist und so weiter.
Schritt 2. Senden Sie eine E-Mail an einen Freund, der Ihnen nie eine E-Mail-Adresse gegeben hat
Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines Freundes von einer anderen Person erhalten, ist es sehr wichtig, die E-Mail zu schreiben und sicherzustellen, dass die E-Mail-Adresse Ihres Freundes korrekt ist. Vergessen Sie nicht, auch zu erklären, wer Sie sind.
Schritt 3. Lernen Sie, E-Mails an Männer zu schreiben
Wenn du eine Frau bist und zum ersten Mal eine E-Mail an einen Mann schreibst, fühlst du dich vielleicht ängstlich, besonders wenn der Mann ein Mann ist, den du vielleicht magst. Versuchen Sie, eine E-Mail zu schreiben, die entspannt, aber dennoch klug und ruhig aussieht.
Auch wenn es gefährlich aussieht, kannst du eine E-Mail schreiben, um deine Liebe auszudrücken
Schritt 4. Lernen Sie, E-Mails an Frauen zu schreiben
Wenn Sie ein Mann sind, der zum ersten Mal einer Frau eine E-Mail schickt, finden Sie den Vorgang möglicherweise zu schwierig. Beruhige dich und schreibe eine Nachricht, die lässig, aber ordentlich aussieht.
Schritt 5. Schreiben Sie eine Aufforderungs-E-Mail
Wenn Sie dem Empfänger der E-Mail lustig erscheinen möchten, verwenden Sie dieselbe Sprache wie die verführerische Sprache, die Sie vor dem Empfänger verwenden. Sie können auch Emoticons oder Ausdrücke wie "Umarmungen und Küsse" verwenden.
Sie können auch Verführungs-E-Mails an Leute schreiben, die Sie auf Dating-Sites kennen. Wenn Sie diese E-Mail schreiben, müssen Sie sowohl verführerisch als auch informativ aussehen, damit er weiß, wer Sie sind
Schritt 6. Schreiben Sie eine Liebes-E-Mail
In diesem digitalen Zeitalter sind Liebes-E-Mails genauso wichtig wie Liebesbriefe. Wenn Ihr Partner da draußen ist und Sie Ihre Liebe ausdrücken möchten, geht dies am schnellsten per E-Mail.
Methode 5 von 5: Arten von formellen E-Mails
Schritt 1. Senden Sie Ihre Bewerbung per E-Mail
Wenn Sie Ihre Bewerbung und Ihren Lebenslauf per E-Mail senden, sollten Sie erklären, auf welche Stelle Sie sich bewerben, warum Sie die Stelle wollen und welche Qualifikationen Sie mitbringen, die Sie für die Stelle geeignet machen. Sie sollten auch Ihren Lebenslauf als Anhang beifügen.
- Sie können sich auch per E-Mail für ein Praktikum bewerben. Erklären Sie, welche Art von Praktikum Sie wünschen und wie es Ihnen dabei helfen kann, Ihre Karriereziele zu erreichen. Nennen Sie auch die Gründe, warum Sie für das Praktikum ausgewählt werden sollten.
- Senden Sie eine Folge-E-Mail, wenn Sie keine Antwort auf die Stelle erhalten, auf die Sie sich bewerben.
Schritt 2. Wissen, wie man Dozenten per E-Mail schreibt
E-Mails an Professoren zu senden kann entmutigend sein, aber es ist immer noch genauso schwierig wie das Senden einer anderen formellen E-Mail. Ihr Professor kann viel beschäftigt sein, also stellen Sie die Fragen so klar wie möglich.
Wenn Sie dem Dozenten gut bekannt sind, können Sie ihn auch per E-Mail um ein Empfehlungsschreiben bitten
Schritt 3. Senden Sie eine "Anfrage"-E-Mail
Diese E-Mail ist eine E-Mail-Anfrage an den Herausgeber zur Annahme eines Werkes zur Veröffentlichung. Sie müssen Ihre Arbeit erklären, damit Ihr Redakteur die Arbeit versteht.
Schritt 4. Verwenden Sie E-Mail, um das Personal zu kontaktieren
Wenn Sie das Gefühl haben, dass mit der Personalabteilung Ihres Unternehmens etwas nicht stimmt, können Sie es am schnellsten beheben, indem Sie eine E-Mail an die entsprechende Person senden. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail das Problem gut beschreibt.
Warnung
Geben Sie in E-Mails keine Passwörter, Benutzernamen oder persönlichen Informationen wie Kreditkartennummern und TIN an.
