Excel eignet sich hervorragend für Tabellen und Daten, aber wie können Sie es so verwenden und strukturieren, dass es Ihren Anforderungen entspricht? Mit dem Sortierwerkzeug können Sie Spalten schnell mit verschiedenen Formaten sortieren oder eigene Formate für mehrere Spalten und Datentypen erstellen. Verwenden Sie die Sortierfunktion, um Ihre Daten zu organisieren und sie leichter zu verstehen und zu verwenden.
Schritt
Teil 1 von 3: Alphabetisch oder nach Nummer sortieren
Schritt 1. Wählen Sie Ihre Daten aus
Sie können durch Klicken und Ziehen (Klicken und Ziehen) die Spalte auswählen, nach der Sie sortieren möchten, oder Sie können auf eine Zelle in der Spalte klicken, um diese Zelle zu aktivieren und Excel die Daten automatisch sortieren zu lassen.
Alle Daten in einer Spalte müssen nach ihrem zu sortierenden Typ (Beispiel: Text, Zahlen, Daten) angeordnet werden
Schritt 2. Suchen Sie nach der Schaltfläche Sortieren
Diese Schaltfläche befindet sich auf der Registerkarte Daten im Abschnitt Sortieren und Filtern. Verwenden Sie zum schnellen Sortieren die Tasten "AZ↓" und "AZ↑".
Schritt 3. Sortieren Sie Ihre Spalten, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken
Wenn Sie Zahlen sortieren, können Sie sie vom niedrigsten zum höchsten ("AZ↓") oder vom höchsten zum niedrigsten ("AZ↑") sortieren. Wenn Sie Text sortieren, können Sie ihn alphabetisch ("AZ↓") oder in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge ("AZ↑") sortieren. Wenn Sie Datums- oder Uhrzeitangaben sortieren, können Sie sie vom frühesten zum spätesten ("AZ↓") oder vom frühesten zum frühesten ("AZ↑") sortieren.
Wenn neben der zu sortierenden Spalte noch eine weitere Spalte Daten enthält, wird ein Fragefenster angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die Daten zum Sortieren eingeben möchten. Das Ergebnis der Reihenfolge basiert immer noch auf der ausgewählten Spalte, aber die Daten neben dieser Spalte folgen der Reihenfolge gemäß den Daten in der ausgewählten Spalte
Schritt 4. Problem mit einer Spalte, die nicht sortiert wird
Wenn beim Sortieren eine Fehlermeldung angezeigt wird, ist die häufigste Ursache ein Formatierungsproblem mit den Daten.
- Stellen Sie beim Sortieren von Zahlen sicher, dass alle Zellen als Zahlen und nicht als Text formatiert sind. Zahlen können aus bestimmten Buchhaltungsprogrammen oder Anwendungen versehentlich „importiert“oder als Text gelesen werden.
- Wenn Sie Text sortieren, können Fehler durch Leerzeichen oder falsche Datenformatierung auftreten.
- Wenn Sie nach Datum oder Uhrzeit sortieren, liegt das Problem normalerweise am Format der Daten. Damit Excel nach Datum sortieren kann, müssen Sie sicherstellen, dass alle Ihre Daten als Datumsangaben formatiert sind.
Teil 2 von 3: Nach mehreren Kriterien sortieren
Schritt 1. Wählen Sie Ihre Daten aus
Angenommen, Sie haben eine Tabelle mit einer Liste der Kundennamen und ihrer Städte. Dann möchten Sie die Städte alphabetisch sortieren und dann jeden Kunden auch innerhalb jeder Stadt alphabetisch sortieren. Sie können dies tun, indem Sie eine benutzerdefinierte Sortierung erstellen.
Schritt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sortieren
Es befindet sich im Abschnitt "Sortieren & Filtern" des Daten-Tabs. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie eine bestimmte Sequenz mit verschiedenen Kriterien erstellen können.
Wenn Ihre Spalte Überschriften in der ersten Zelle enthält, z. B. "Stadt" und "Name", überprüfen Sie das Kontrollkästchen Meine Daten haben Überschriften in der oberen linken Ecke des zuvor angezeigten Sortierfensters
Schritt 3. Nehmen Sie Ihre ersten Einstellungen vor
Klicken Sie auf das Menü Sortieren nach, um die gewünschte Spalte auszuwählen. In diesem Beispiel sortieren Sie zuerst die Stadt, wählen Sie also die entsprechende Spalte aus dem Menü aus.
- Wählen Sie im Menü "Sortieren nach" "Werte".
- Ordnen Sie die Reihenfolge "A bis Z" oder "Z bis A" nach Ihren Wünschen an.
Schritt 4. Nehmen Sie die zweite Einstellung vor
Klicken Sie auf die Schaltfläche Ebenen hinzufügen. Dadurch wird eine weitere Einstellung unter der ersten Einstellung hinzugefügt. Wählen Sie die zweite Spalte (in diesem Beispiel Spaltenname) aus und passen Sie dann die Einstellungen an (wählen Sie zum leichteren Lesen dasselbe Einstellungsmenü wie in der ersten Einstellung).
Schritt 5. Klicken Sie auf OK
Ihre Liste wird nach den Einstellungen sortiert, die Sie zuvor vorgenommen haben. Sie können Städte alphabetisch sortiert und Kundennamen innerhalb jeder Stadt alphabetisch sortiert anzeigen.
Dieses Beispiel ist ein einfaches Beispiel und enthält nur zwei Spalten. Sie können jedoch komplexe Sequenzen erstellen und bei Bedarf mehrere Spalten einschließen
Teil 3 von 3: Nach Zellenfarbe oder Buchstaben sortieren
Schritt 1. Wählen Sie Ihre Daten aus
Sie können durch Klicken und Ziehen (Klicken und Ziehen) die Spalte auswählen, nach der Sie sortieren möchten, oder Sie können auf eine Zelle in der Spalte klicken, um diese Zelle zu aktivieren und Excel die Daten automatisch sortieren zu lassen.
Schritt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sortieren
Es befindet sich auf der Registerkarte Daten im Abschnitt "Sortieren & Filtern". Das Sortierfenster wird angezeigt. Wenn sich neben der ausgewählten Spalte eine weitere Spalte mit Daten befindet, werden Sie gefragt, ob Sie diese Daten eingeben möchten.
Schritt 3. Wählen Sie "Zellenfarbe" oder "Schriftfarbe" im Menü "Sortieren nach"
Auf diese Weise können Sie die erste Farbe auswählen, die Sie sortieren möchten.
Schritt 4. Wählen Sie aus, welche Farbe Sie zuerst sortieren möchten
Im Bestellmenü können Sie über das 'Drop-Down'-Menü auswählen, welche Farbe Sie an erster oder letzter Stelle in der Bestellung platzieren möchten. Sie können nur die Farbe auswählen, die sich in der Spalte befindet.
Es gibt keine 'Standard' oder Standardeinstellung für das Sortieren von Farben. Die Vorkehrungen müssen Sie selbst treffen
Schritt 5. Fügen Sie eine weitere Farbe hinzu
Sie müssen für jede sortierte Farbe andere Einstellungen hinzufügen. Klicken Sie auf Stufe hinzufügen, um Einstellungen hinzuzufügen. Wählen Sie die nächste Farbe aus, nach der Sie sortieren möchten, und legen Sie dann die Anordnungsreihenfolge in der gewünschten Reihenfolge fest.
Stellen Sie sicher, dass jeder Setup-Befehl für jede Einstellung gleich ist. Wenn Sie beispielsweise von oben nach unten sortieren, stellen Sie sicher, dass Sie im Menü "Reihenfolge" für jede Einstellung die Option Oben auswählen
Schritt 6. Klicken Sie auf OK
Jede Einstellung wird einzeln wirksam und die Spalten werden nach der von Ihnen eingestellten Farbe sortiert.
Tipps
- Versuchen Sie, die Daten anders zu sortieren; Unterschiedliche Standpunkte können unterschiedliche Aspekte der präsentierten Informationen zeigen.
- Wenn Ihre Tabelle Summen, Durchschnitte oder andere zusammenfassende Informationen unter den Informationen enthält, die Sie sortieren möchten, achten Sie darauf, diese nicht ebenfalls zu sortieren.
