Zu verstehen, wie man einen guten Brief schreibt, gehört zu den Grundkompetenzen, die in verschiedenen Bereichen angewendet werden können, sowohl in den Bereichen Wirtschaft, Wissenschaft als auch in persönlichen Beziehungen. Wie Sie bereits wissen, sind Briefe ein gängiges Kommunikationsmittel, um Informationen, guten Willen oder einfach die Zuneigung des Absenders zum Empfänger des Briefes zu übermitteln. Um herauszufinden, wie man einen guten und richtigen Brief schreibt, lesen Sie diesen Artikel!
Schritt
Methode 1 von 2: Einen formellen Brief schreiben
Schritt 1. Verstehen Sie den richtigen Zeitpunkt, um einen formellen Tonbrief oder einen formellen Brief zu schreiben
Im Allgemeinen richten sich formelle Briefe an Personen, mit denen Sie nur berufliche Beziehungen unterhalten, wie Geschäftspartner oder bestimmte Regierungsbehörden, und nicht an Personen, mit denen Sie persönliche Beziehungen unterhalten.
- Anschließend kann der offizielle Brief mit Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word, OpenOffice oder Text Edit getippt und vor dem Senden ausgedruckt werden. Wenn der Brief sofort eingehen muss oder der Empfänger die E-Mail bevorzugt, empfehlen wir den Brief per E-Mail zu versenden.
- Wenn der Empfänger Ihr derzeitiger Chef oder Kollege ist, möchten Sie möglicherweise ein weniger starres Format verwenden. In der Regel können solche Briefe per E-Mail verschickt werden und müssen nicht mit einer Adresse am Anfang des Briefes versehen werden.
Schritt 2. Schreiben Sie Ihre Adresse und das Datum, an dem der Brief geschrieben wurde, oben auf den Brief
Geben Sie insbesondere Ihren Namen und Ihre Adresse in die linke Ecke des Schreibens ein. Wenn es sich um einen offiziellen Geschäftsbrief handelt, geben Sie den Namen und die Adresse des Unternehmens an oder bringen Sie einfach den Briefkopf des Unternehmens an derselben Stelle an. Geben Sie danach eine Lücke von zwei Zeilen ein, bevor Sie das Datum des Schreibens des Briefes schreiben.
- Geben Sie das vollständige Datum im richtigen Format ein, z. B. 19. September 2021. Vermeiden Sie am besten ein weniger formelles Format wie den 19. September 2021 oder den 19. 9. 21.
- Die Angabe des Datums auf dem per E-Mail versandten Schreiben ist nicht erforderlich.
Schritt 3. Geben Sie den Namen und die Adresse des Empfängers des Briefes ein
Wenn der Brief nicht per E-Mail gesendet wurde, lassen Sie einen zweizeiligen Umbruch und fügen Sie die Kontaktinformationen des Empfängers in das leere Feld ein. Führen Sie insbesondere jede dieser Informationen in einer separaten Zeile auf:
- Vollständiger Name und Titel des Empfängers des Briefes
- Name der Organisation und Firma, falls vorhanden
- Vollständige Adresse des Briefempfängers (nach Bedarf zwei oder mehr zusätzliche Zeilen hinzufügen)
Schritt 4. Fügen Sie eine Begrüßung hinzu
Halten Sie eine Zeile an und fügen Sie dann eine Begrüßung wie „Sehr geehrte Frau“ein, gefolgt von Ihrem Namen als Empfänger des Briefes. Wenn Sie möchten, können Sie Ihren vollständigen Namen, Nachnamen oder nur Vornamen angeben. Geben Sie ggf. auch die offizielle Anschrift oder Anrede der Person an.
- Wenn Sie nur die Position der Person im Büro kennen, aber ihren Namen nicht kennen, können Sie gerne „Sehr geehrter Gesundheitsmanager:“oder einen ähnlichen Satz schreiben. Im Allgemeinen kann der Name der Person, die die Position besetzt hat, jedoch lauten online gesucht, damit Sie es zuerst ausprobieren können.
- Wenn Sie den Empfänger des Briefes nicht wirklich kennen und auch nicht dessen Position kennen, schreiben Sie einfach "Sehr geehrte Damen und Herren:" oder einfach "Sehr geehrte Damen und Herren:". und sollte nach Möglichkeit vermieden werden..
Schritt 5. Schreiben Sie Ihren Brief
Formelle Briefe sollten mit einer klaren Absichtserklärung (SOP) beginnen. Vermeiden Sie insbesondere Abkürzungen und verwenden Sie formale Fragen wie „Interessieren Sie sich für…“statt „Interessieren Sie sich für…?“. Lesen Sie dann den Brieftext mit oder ohne Hilfe einer anderen Person erneut, um sicherzustellen, dass er keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthält.
Wenn Sie einen formellen Geschäftsbrief schreiben, achten Sie darauf, dass der Brieftext immer kurz und prägnant ist. Wenn der Brief an einen Verwandten oder engen Freund adressiert ist, um Neuigkeiten auszutauschen, verwenden Sie bitte einen entspannteren und/oder fließenden Satz. Es ist jedoch eine gute Idee, sicherzustellen, dass Ihr Brief nicht länger als eine Seite ist
Schritt 6. Fügen Sie eine abschließende Begrüßung hinzu
Ein abschließender Gruß ist in der Regel enthalten, um den Brief positiv zu beenden und eine tiefere Verbindung zum Empfänger des Briefes aufzubauen. Fügen Sie daher nach dem Schreiben des letzten Absatzes eine abschließende Begrüßung ein, die zur Art des Briefes passt. Versuchen Sie bei einem formellen Brief, eine abschließende Begrüßung wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Grüße“oder „Viel Glück“einzufügen.
- Lassen Sie bei formell geschriebenen Briefen etwa vier Leerzeichen zwischen Ihrer abschließenden Anrede und Ihrem vollständigen Namen. Drucken Sie dann den Brief aus und bringen Sie Ihre Unterschrift in blauer oder schwarzer Tinte auf die leere Stelle.
- Fügen Sie in formellen E-Mails Ihren vollständigen Namen direkt unter der abschließenden Begrüßung ein.
- Wenn Sie möchten, können Sie die Begrüßung vor Ihrem Namen einfügen, insbesondere in einem formellen Brief. Wenn Sie beispielsweise verheiratet sind, geben Sie bitte den Namen „Bu Amanda Surya“unter die abschließende Begrüßung ein.
Schritt 7. Falten Sie den Brief (optional)
Wenn der Brief in der Post ist, versuchen Sie, ihn in Drittel zu falten. Der Trick besteht darin, die untere Hälfte zur Mitte zu falten, bis sie 2/3 des Buchstabenbereichs bedeckt, dann die obere Hälfte zur Mitte zu falten, bis kein offener Buchstabenbereich mehr vorhanden ist. Auf diese Weise passt das Letter-Format in die meisten auf dem Markt erhältlichen Umschläge.
Schritt 8. Schreiben Sie die Adresse des Empfängers auf die Vorderseite des Umschlags (optional)
Suchen Sie die Mitte des Umschlags und schreiben Sie dort die vollständige Adresse des Empfängers, etwa so:
- Herr Joko Susilo
- J L. ABC-Nr. 123
- Jakarta, 12345
Schritt 9. Schreiben Sie die Rücksendeadresse auf die Rückseite des Umschlags (optional)
Mit dieser Methode kann die Post Post, die sie aus irgendeinem Grund nicht senden kann, ohne zusätzliche Kosten an Ihre Adresse zurücksenden. Verwenden Sie die gleiche Methode wie beim Schreiben der Adresse des Empfängers des Briefes, aber fügen Sie dort einfach einen Spitznamen anstelle Ihres vollständigen Namens ein.
Methode 2 von 2: Informelle Briefe schreiben
Schritt 1. Identifizieren Sie die offizielle Ebene des Briefes
Grundsätzlich hängt der Ton des Briefes vom Grad der Nähe Ihrer Beziehung zum Empfänger des Briefes ab. Befolgen Sie diese Richtlinien, um die Formalität Ihres Schreibens zu erkennen:
- Wenn der Brief an einen entfernten Verwandten, älteren Verwandten oder Sozialpartner gerichtet ist, versuchen Sie es mit einem halbformellen Ton. Wenn die Person Ihnen bereits eine E-Mail gesendet hat, senden Sie ihr bitte eine E-Mail. Wenn nicht, ist es am sichersten, Briefe manuell zu schreiben.
- Wenn der Brief an einen engen Freund oder Verwandten adressiert ist, schreiben Sie ihn bitte manuell oder senden Sie ihn per E-Mail.
Schritt 2. Beginnen Sie den Brief mit einer Begrüßung
Die verwendete Begrüßung hängt stark von der engen Beziehung zwischen Ihnen und dem Empfänger des Briefes sowie vom Formalitätsgrad des Briefes ab. Einige Möglichkeiten, die Sie in Betracht ziehen können:
- Wenn der Brief halbformell ist, können Sie gerne eine Begrüßung wie "Hallo" verwenden. Folgen Sie dann der Begrüßung mit dem Spitznamen des Empfängers, wenn Sie beide nicht zu weit voneinander entfernt sind, oder dem Namen des Empfängers, der mit einer Begrüßung wie "Sir" oder "Madam" beginnt, wenn der Empfänger viel älter ist als Sie.
- Wenn der Brief informell ist, können Sie auch eine Begrüßung wie "Hallo" oder eine lockerere Begrüßung wie "Hallo" oder "Hey" verwenden. Folgen Sie der Begrüßung mit dem Namen des Empfängers.
Schritt 3. Beginnen Sie mit dem Schreiben des Briefkörpers
Gehen Sie zur nächsten Zeile und beginnen Sie mit dem Schreiben. Wenn der Brief als persönliches Kommunikationsmedium gedacht ist, versuchen Sie zunächst, die Angaben des Empfängers zu bestätigen. Du kannst zum Beispiel formelle Sätze wie „Ich hoffe es geht dir gut“oder informelle Sätze wie „Wie geht es dir?“verwenden Sie.
Schritt 4. Listen Sie die Dinge auf, die kommuniziert werden müssen
Da der Brief hauptsächlich als Kommunikationsmedium dient, geben Sie bitte Dinge an, die Ihrer Meinung nach der Empfänger des Briefes wissen muss, wie zum Beispiel Einzelheiten zu Ereignissen, die in Ihrem Leben stattgefunden haben. Wenn der Brief zum Beispiel an deine Großmutter gerichtet ist, schreibe nicht einfach "Danke für das Geschenk!" Zeigen Sie stattdessen, wie viel Ihnen das Geschenk bedeutet, indem Sie beispielsweise sagen: „Letzte Nacht konnten meine Freunde und ich nicht schlafen, weil wir das Spiel gespielt haben, das Oma geschickt hat. Dankeschön!" Was auch immer das Thema des Briefes ist, das Hauptaugenmerk sollte auf dem Wunsch liegen, Informationen zu teilen.
Verstehen Sie Informationen, die nicht enthalten sein sollten. Grundsätzlich sollte ein Brief, der als Ausdruck von Wut oder als Versuch, um Gnade zu erflehen, verfasst wurde, nicht verschickt werden. Wenn Sie bereits einen solchen Brief geschrieben haben, sich aber nicht sicher sind, ob Sie ihn abschicken sollen, lassen Sie ihn ein paar Tage ruhen. Vielleicht können diese paar Tage Ihre Entscheidung ändern
Schritt 5. Beenden Sie den Brief
Um einen formlosen Brief zu beenden, verwenden Sie eine abschließende Begrüßung, die die Nähe Ihrer Beziehung zum Empfänger widerspiegelt. Wenn der Brief an einen Ehepartner, Freund oder nahen Verwandten adressiert ist, verwenden Sie bitte einen abschließenden Gruß wie „Grüße“, „Liebesgruß“oder einfach „Lieber“. In der Zwischenzeit können Sie für einen halbformellen Brief gerne einen warmen, aber immer noch recht formellen Abschlussgruß verwenden, wie zum Beispiel "Grüße" oder "Grüße".
- Schon mal was von dem Begriff „Verabschiedung“gehört? Tatsächlich ist Abschied ein formaler Ausdruck im Englischen, der in der Antike häufig als Grußwort zum Schluss verwendet wurde. Wenn Sie einen englischen Brief an einen Freund schreiben und ihn in einem albernen Stil schließen möchten, können Sie diese Methode verwenden. Setzen Sie zum Beispiel einen abschließenden Gruß in Form eines Abschieds wie „Ich bleibe wie immer Ihr hingebungsvoller Diener“, der mit Ihrem Namen endet.
- Wenn Sie Informationen hinzufügen möchten, nachdem der Brief geschrieben wurde, verwenden Sie die Bildunterschrift P. S, die auf Englisch Postscript bedeutet ("nach dem Schreiben").
Schritt 6. Senden Sie den Brief
Den Brief in einen Umschlag stecken, frankieren, die Adresse des Empfängers angeben und dann sofort per Post verschicken.
Tipps
- Versuchen Sie, den Hauptteil des Briefes auf ein Thema zu konzentrieren, das den Empfänger interessiert.
- Im Allgemeinen folgt auf Begrüßungen immer ein Komma. In formellen Briefen wird jedoch in der Regel ein Doppelpunkt anstelle eines Kommas verwendet.
- Verwenden Sie beim Schreiben eines Beschwerdebriefes immer eine höfliche Sprache und fundierte Argumente. Dadurch erhöhen Sie Ihre Chancen auf eine positive Antwort.
- Wenn Sie einen sehr formellen Brief drucken möchten, empfehlen wir die Verwendung von Papier, das etwas schwerer ist als normales Kopierpapier.
- Wenn Sie eine formelle oder halbformale E-Mail senden möchten, verwenden Sie immer eine professionell klingende E-Mail-Adresse. E-Mails von „sweetstar189“werden sicherlich nicht so ernst genommen wie E-Mails von „jeni.sandra“, oder?
- Schreiben Sie Briefe immer mit einem blauen oder schwarzen Tintenstift.
- Stellen Sie sicher, dass die angegebene Adresse korrekt ist.
- Beginnen Sie einen Absatz immer mit einem geschriebenen oder eingerückten Satz.
- Überprüfen Sie den Inhalt Ihres Schreibens mindestens zweimal.
- Wenn der Brief manuell geschrieben wird, achte darauf, dass du immer einen Kugelschreiber verwendest, der keine Tinte verliert.
