Eventmanagement ist ein großartiges Erlebnis, egal ob es sich um eine private Party, eine Firmenveranstaltung, für Familie und Freunde oder eine Hochzeit und andere formelle Veranstaltungen handelt. Dieser Job ist sehr schwierig, aber auch sehr befriedigend. Sie können wirklich einen Unterschied für die Beteiligten machen, die Ihre Gastfreundschaft und Ihre Bemühungen zu schätzen wissen, eine Geburtstagsfeier, Jubiläen, die Hochzeit selbst oder jede andere Feier zu organisieren. Die folgenden Schritte werden Ihnen beibringen, wie Sie ein guter Eventmanager werden, Vorschläge zur Fehlerbehebung machen und alle Probleme durch sorgfältige Planung vermeiden.
Schritt
Teil 1 von 5: Die Grundlagen beherrschen
Schritt 1. Bestimmen Sie die Ziele und Vorgaben, die Sie erreichen möchten
All dies scheint zu logisch, aber Sie müssen es aufschreiben, um herauszufinden, welche Veranstaltungsgröße am besten geeignet ist, das richtige Budget, der Zweck der Veranstaltung, die Anzahl (oder Art) der Gäste und welche Strategien Sie verfolgen sollten Ihre spezielle Veranstaltung. Was ist das ideale Endergebnis? Was möchten Sie erreichen?
- Sobald Sie sich entschieden haben, welche Veranstaltung Sie durchführen möchten (Feier, Spendensammlung, Bildung, Verkauf, Angebot usw.), überlegen Sie, warum Sie es tun. Wenn Sie Ihre Motivation kennen, können Sie konzentriert und energiegeladen bleiben.
- Das Setzen einiger Ziele kann Ihnen auch helfen, das richtige Ziel zu erreichen. Sie können nicht immer wieder versuchen, ein unbestimmtes Ziel zu erreichen! Wenn Sie nur IDR 40.000.000,00 haben und IDR 50.000.000,00 erreichen möchten, zielen Sie auf diesen Betrag und Ihnen wird geholfen, die Ziellinie zu erreichen.
Schritt 2. Wählen Sie Datum und Uhrzeit aus
Diese beiden sind die wichtigsten Faktoren bei der Eventplanung. Wählen Sie kein Datum und eine Uhrzeit, die viele Leute von der Teilnahme abhält, sonst sind alle Ihre Bemühungen zur Veranstaltungsplanung umsonst. Vermeiden Sie es außerdem, diese beiden Elemente zu weit von der Gegenwart entfernt – oder sogar zu nahe – zu setzen, oder Ihre Gäste werden Ihre Veranstaltung vergessen und andere Pläne schmieden. Lassen Sie sich beim Verwalten von Ereignissen nicht vom Goldlöckchen-Syndrom treffen!
Im Idealfall informieren Sie die Gäste zwei Wochen im Voraus. Auf diese Weise haben sie Zeit, Pläne zu schmieden, und Sie können sie noch ein oder zwei Mal daran erinnern, bevor es soweit ist. Versenden Sie Veranstaltungseinladungen nach Möglichkeit einige Wochen im Voraus
Schritt 3. Wählen Sie einen Ort
Nachdem Sie Art und Zeitpunkt der Veranstaltung festgelegt haben, überlegen Sie sich den Ort. Nähern Sie sich potentiellen Standorten, indem Sie Termine vorbereiten und was Sie brauchen. Welche Art von Gebäude möchten Sie nutzen und wie würden die Flächen aufgeteilt? Werden die Gäste auf Bänken in Reihen, normalen Bänken, einem Esstisch oder Picknickdecken im Freien sitzen? Werden die Wetterbedingungen einen Einfluss haben? Wird es Platz zum Tanzen, ein Rednerpult oder eine Bühne geben? Wenn ja, erstellen Sie einen Plan, um sicherzustellen, dass der gewünschte Veranstaltungsort groß genug ist.
- Besuchen Sie potenzielle Veranstaltungsorte immer im Voraus und zeichnen Sie eine Karte. Diese Karte kann als "Kriegsplan" verwendet werden und ermöglicht das Skizzieren und Zuweisen von Tischplätzen, Servicerouten für Lebensmittel, barrierefreiem Zugang (falls erforderlich) und Gebäudeausgangsrouten sowie wie Sie die verschiedenen erforderlichen Ausrüstungsgegenstände laden. Sie sollten auch den Standort von Stromerzeugern, externen Geräten wie Kühlschränken, Eismaschinen, Grills oder Öfen usw. markieren. Untersuchen Sie auch die Lage von Steckdosen und Kabeln (Sie können sie unter einem Teppich abdecken) und alles andere, was ein Sicherheitsrisiko darstellen könnte.
- Benötigen Sie rechtlich eine Genehmigung der Kommunalverwaltung? In den meisten Fällen ist diese Genehmigung erforderlich, um Bars zu öffnen, manchmal aber auch für Lärm, Zufahrt und Parkplätze, große Konstruktionen wie Pavillons, Menschenmengen und andere Zwecke.
Schritt 4. Bestimmen Sie die Anzahl der einzuladenden Personen
Wie viele Personen können Sie basierend auf Budget und Veranstaltungsort einladen? Einige Veranstaltungen sind streng darauf beschränkt, dass nur eingeladene Personen teilnehmen können, was die Planung erleichtert, aber viele andere können zusätzliche Personen wie Kinder, Ehepartner oder Freunde zulassen. Denken Sie auch daran, dass Sie umso mehr Besatzungsmitglieder benötigen, je mehr Gäste Sie haben.
- Um logistische Probleme zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass sich im Eingeladenen immer genügend Bewegungsfreiheit befindet.
- In älteren Betrieben wird die Anzahl der Gäste normalerweise als "Pax" bezeichnet. Wenn Sie also in einem Mehrzweckgebäude die Worte "150 Pax" sehen, bedeutet dies, dass die Kapazität 150 Gäste beträgt.
Schritt 5. Bestimmen Sie das Budget
Idealerweise haben Sie mehrere Personen, auf die Sie zählen können, um zu berechnen, wie viel Geld Sie für diese Veranstaltung benötigen. Bezahlen Sie das Personal? Ausrüstung und Treffpunkte mieten? Versorgung mit Speisen und Getränken? Broschüren oder Postkarten drucken? Bestimmen Sie einen angemessenen Betrag und passen Sie den Plan basierend auf diesem Betrag an. Lassen Sie Ihr Budget nicht überschreiten, wenn Sie es nicht müssen.
Sie können sich in einer Situation befinden, in der es möglich ist, Sponsoren oder Spenden zu erhalten, aber die meisten von uns haben normalerweise nicht so viel Glück. Wenn Sie das kommende zusätzliche Geld nicht vorhersagen können, sparen Sie so viel wie möglich. Anstatt einen Catering-Service zu beauftragen, organisieren Sie eine Pot-Luck-Veranstaltung (Gäste bringen ihr eigenes Essen mit). Sie können sich zwar noch etwas zubereiten, müssen aber in der Regel nur einen Esstisch, Kochutensilien und einen Kühlschrank bereitstellen. Anstatt einen Fotografen zu engagieren, fotografieren Sie Ihre eigene Veranstaltung. Werden Sie bei Bedarf kreativ
Schritt 6. Stellen Sie ein Team zusammen
Stellen Sie ein Serviceteam (auch wenn dieses Team Freunde und Verwandte oder andere Freiwillige umfasst) auf, um die verschiedenen relevanten Bereiche zu bearbeiten, auch wenn Sie die Veranstaltung nicht professionell durchführen und nur kleine Familienveranstaltungen organisieren. Die Essenz eines guten Großveranstaltungsmanagements besteht darin, Leute dazu zu bringen, bestimmte Bereiche zu leiten und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder den großen Plan kennen.
Ihre Crew sollte so früh wie möglich über wichtige Angelegenheiten informiert werden, genau wie alle anderen Teams, für die Sie bezahlen, und alle Gäste, die Sie einladen. Informieren Sie jedes Besatzungsmitglied so schnell wie möglich über die Aufgabe und geben Sie ihm nach Möglichkeit Optionen. Versuchen Sie auch, ein paar Leute in Bereitschaft zu halten – da es in jedem Aspekt der Veranstaltung immer kleinere Probleme geben wird
Schritt 7. Erstellen Sie eine Veranstaltungsagenda
Entscheiden Sie, was bei Ihrer Veranstaltung passiert. Wann beginnen die Redner zu sprechen? Werden Spiele, Aktivitäten oder Präsentationen geplant? Wie lange dauert es, bis die Gäste essen? Definieren Sie einen detaillierten Zeitplan für Aktivitäten während des Tages.
Lassen Sie immer etwas Raum für Fehler; es wird kein einziges Event auf dieser Welt geben, das auf die Minute genau nach Plan ablaufen kann. Die Leute kommen zu spät, die Reden dauern länger, die Essensschlangen laufen nicht reibungslos oder eine Million anderer Probleme können auf Sie zukommen. Während Sie also wissen müssen, was vor sich geht, sollten Sie verstehen, dass es nur bei der Organisation hilft und nichts sicher ist
Teil 2 von 5: Laufveranstaltungen
Schritt 1. Versenden Sie die Einladung
Wenn nicht, woher sollen die Leute sonst wissen, dass Sie eine Veranstaltung veranstalten? Eine Einladung schicken! Ignoriere dies nicht. Einladungen sind das Hauptgesicht Ihrer Veranstaltung. Erste Eindrücke von dem, was die Leute erwarten können und lassen sie entscheiden, ob sie kommen sollen. Diese Einladung muss gut sein.
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Denken Sie an typische Einladungen – in Form von Postkarten, Broschüren etc. Versuchen Sie jedoch auch, kein Papier zu verwenden: Versenden Sie E-Mails, Newsletter oder verwenden Sie Websites wie Facebook, Twitter und Eventbrite, um Einladungen, Gästezahlen und Kalender zu versenden.
Korrektur: Wenn Sie so viele Leute wie möglich einbinden möchten, verwenden Sie Facebook und Twitter. Wenn Sie versuchen, es nur auf VIP-Gäste zu beschränken, vermeiden Sie diese beiden Dienste, oder Sie geraten in Schwierigkeiten
Schritt 2. Notieren Sie sich die Personen, die ihre Anwesenheit bestätigt haben
Sie müssen im Voraus zählen, um herauszufinden, wie viel und was Sie benötigen, also machen Sie sich Notizen! Es werden zwar nicht die Zahlen angezeigt, aber Sie erhalten trotzdem einen Überblick. Dabei können Websites zur Verwaltung von Veranstaltungen helfen – Sie können jedoch auch Facebook- und Excel-Arbeitsblätter verwenden.
Schritt 3. Behandeln Sie, was Sie mieten müssen
Müssen Sie Fotografen, Bauherren, Designer und Dekorateure, Gastredner, Sponsoren, Entertainer oder Bands, religiöse Führer oder Beamte, Tänzer oder Demonstrationsveranstaltungen finden, einstellen, buchen oder Aufgaben delegieren? Berücksichtigen Sie all diese Aspekte bei Sitzgelegenheiten und Catering, damit Sie bei Bedarf Mahlzeiten und Tische für sie vorbereiten können.
- Bereiten Sie Speisen und Getränke zu? Wenn ja, welche Teammitglieder werden das Kochen, Servieren und die Hygiene der Speisen beaufsichtigen? Welche Art von Essen sollten Sie servieren? Können Gäste Allergien, vegetarische Bedürfnisse, Diabetes, religiöse Bedürfnisse wie Halal oder koscher, glutenfrei usw. haben? Wird es Babys, Kleinkinder oder ältere Menschen/Verletzte geben, die keine feste Nahrung zu sich nehmen können?
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Wurden die Unterhaltungs- und Logistikaspekte berücksichtigt? In diesem Abschnitt kann es um Musikausrüstung, Pavillons oder Zelte gehen, aber auch um dekorative Effekte aus dem Bühnenmanagement, die Sie benötigen, wie Mikrofone und Verstärker, Beleuchtung, Stromleitungen, Projektoren und Leinwände für Diashows, Nebelmaschinen oder andere magische Bühneneffekte., wie Spiegel, Firmenbanner und Schilder etc.
Wenn Sie einen Subunternehmer mit der Durchführung der Unterhaltung beauftragen, wenden Sie sich an diesen, um sicherzustellen, dass er die Ausrüstung selbst liefern und vorbereiten kann, zusätzlich zum Servicestandort, der Bühne und dem Zeitplan. Auf diese Weise können Sie wissen, was zu tun ist, um ihnen zu helfen
- Catering-Dienstleister, Floristen, Entertainment und andere wichtige Personen brauchen viel Zeit für die Vorbereitung. Plötzliche Anfragen kosten normalerweise mehr. Und wenn sie ihr Wort nicht halten können, haben Sie immer noch Zeit, nach Alternativen zu suchen.
Schritt 4. Finden Sie jemanden, der der Gastgeber (MC) sein wird
Der MC muss nicht immer die gesamte Veranstaltung organisieren, aber er wird sie leiten. Der MC ist normalerweise ein Parteimitglied, das eine Rede verfasst, eine Reihe von Ereignissen wie ein Essen, einen Tanz, wichtige Gäste oder Unterhaltung ankündigt. Kommunizieren Sie regelmäßig mit dieser Person und halten Sie sie auf dem Laufenden.
Manchmal müssen Sie vielleicht der MC sein. Wenn ja, wird Ihre Aufgabe viel schwieriger, da Sie arbeiten müssen, bis die gesamte Veranstaltung abgeschlossen ist. Richten Sie Gruppenleiter für Ihr Serviceteam ein, damit die meisten normalen Aufgaben an sie delegiert werden können
Schritt 5. Ausrüstung sammeln
Wenn Sie ein Team einstellen, überprüfen Sie es noch einmal und stellen Sie sicher, dass es die erforderlichen Gegenstände bei sich hat. In einigen Fällen können sie nur sich selbst oder bestimmte Gegenstände vorbereiten; Möglicherweise müssen Sie die benötigte Ausrüstung separat beziehen. Sie können diese Tools in Ihren sozialen Netzwerken mieten, kaufen oder sogar ausleihen. Überprüfen Sie die Liste der Notwendigkeiten, von Servietten über ein Lautsprechersystem bis hin zu Verbindungskabeln.
Dekoration ist ein wichtiger Bestandteil jeder Veranstaltung. Tischdecken, Blumen, Geschenke, Kerzen, Luftballons, Banner oder Fotohintergründe, rote Teppiche usw. sollte immer gut geplant werden
Schritt 6. Grundbedürfnisse erfüllen
Eines der Dinge, die viele Anfänger vergessen, ist die Überlegenheit der Einrichtungen am Veranstaltungsort. Verfügt der Ort über genügend Einrichtungen? Beispiele sind Toiletten und Duschen, Parkplätze, barrierefreier Zugang, Umkleidekabinen, Lagerräume und Küchen, Wasserabläufe, Weinkühler, Stromanschluss etc. So können Sie mögliche Hindernisse vorhersehen.
Denken Sie auch außerhalb der Veranstaltung: Benötigen Sie Transport und Unterkunft für auswärtige/überseeische Gäste oder Hoteldelegierte? Müssen Sie einen Platz für den Transport zur und von der Veranstaltung buchen?
Schritt 7. Wissen Sie, wen Sie treffen werden
Das Verständnis der sozialen Hierarchie einer Veranstaltung – auch wenn es nicht Ihre Veranstaltung ist – ist wichtig, um mit jeder Situation umzugehen. Da Kunden an Sie glauben müssen, finden Sie diese Dinge heraus:
- Wer sind die wichtigsten Gäste – das ist bei Feierlichkeiten in der Regel leicht zu erkennen – zum Beispiel das Brautpaar bei einer Hochzeit. Der Kunde ist jedoch nicht immer der Hauptgast, auch wenn er noch als einer der Parteien in der Gruppe eingestuft werden kann. Oder Ihr Kunde nimmt möglicherweise gar nicht teil.
- Wer sind die Gäste, die der Gastgebergasttyp sind – das sind Menschen, die oft als Gastgeber an ihren jeweiligen Tischen fungieren und dazu neigen, andere Gäste zu sozialisieren und zu motivieren. Sie sind nützlich, um eine angenehme Atmosphäre aufrechtzuerhalten und sich zu unterhalten, wenn es ruhig wird, zum Tanzen zu ermutigen oder andere Gäste für neue Freundschaften vorzustellen. Sie sind in der Regel auch zuverlässig und nützlich, um über Ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben, da sie im Notfall helfen oder sogar als Gastredner/MC fungieren können. Menschen wie diese sorgen dafür, dass eine Veranstaltung im Vordergrund steht.
- Wer sind die Gäste vom Typ Friedensstifter? Sie sollten diese Leute immer im Auge behalten, da sie diejenigen sind, die Sie bei Problemen konsultieren werden. Sie werden sie bei Bedarf auch in die Handhabung und Diskussion einbeziehen. Gäste in dieser Gruppe sind normalerweise das Familienoberhaupt, der Vormund oder der Sicherheitschef.
- Wer ist der Entscheidungsträger. In den meisten Fällen sind Sie als Manager selbst der Entscheidungsträger, aber wenn Sie sich mit Gästen beraten müssen, ohne eine Schlüsselgruppe einzubeziehen (da diese normalerweise darauf ausgerichtet sind, gute Gastgeber zu sein), finden Sie heraus, wen Sie im Notfall aufsuchen sollten. Einfach ausgedrückt, diese Person wird die Rechnung für Ihre Dienstleistungen bezahlen, oder wer auch immer Sie einen "Kunden" nennen.
Teil 3 von 5: Annäherung an die Ziellinie
Schritt 1. Lernen Sie den Veranstaltungsort kennen
Überprüfen Sie vor Beginn der Veranstaltung den Veranstaltungsort und entscheiden Sie, wie Sie die Dinge zusammenstellen möchten. Eventuell müssen Sie zusätzliche Vorkehrungen treffen, um den Grundriss zu berücksichtigen – zum Beispiel in Bezug auf Verkabelung, Beleuchtung usw. Und wenn diese Dinge für Sie schwer zu finden sind, können dies auch die Gäste erleben, denken Sie also an den praktischen Aspekt!
Erstellen Sie nach Möglichkeit einen Bereitstellungsplan und Zeitpläne. Wenn etwas nicht passt, entfernen Sie es. Sprechen Sie mit dem Site-Manager und finden Sie heraus, was er oder sie tun kann, um zu helfen, und ob es irgendwelche Regeln für die Zoneneinteilung gibt, die Sie befolgen müssen, insbesondere im Notfall
Schritt 2. Ziehen Sie in Erwägung, Geschenke für Ihr Team vorzubereiten
Die Besatzungsmitglieder darin werden hart arbeiten. Um Wertschätzung zu zeigen und die Leistung aufrechtzuerhalten, bereiten Sie ein kleines Geschenk vor, das Sie nach Ende der Veranstaltung geben können. Getränke in Flaschen, Müsliriegel, Pralinen, andere Kleinigkeiten, was auch immer zu Ihnen passt, werden Ihnen helfen, die Moral zu erhalten.
Erwägen Sie auch, ihnen eine Brosche oder einen kleinen Partymarker zu geben, damit sie sich als Teil des Ereignisses fühlen und sich daran erinnern. Stellen Sie auch sicher, dass sie gefüttert und gewässert werden! Das Team ist eine Ressource, die Sie auch in Zukunft nutzen können sollten
Schritt 3. Überprüfen Sie alle Teams und Außenseiter
Stellen Sie vor der Veranstaltung sicher, dass alle zustimmen. Geben Sie der Crew klare Anweisungen, wie Sie zum Veranstaltungsort gelangen, und geben Sie Ihre Kontaktnummer oder Visitenkarte an, damit sie den Weg anrufen können. Schließen Sie ab, indem Sie sicherstellen, dass alles keine Fragen hat.
Stellen Sie sicher, dass sich alle mit der Aufgabe wohl fühlen. Manche Leute wollen das vielleicht nicht sagen, also versuche sie zu lesen. Sehen sie selbstbewusst und selbstbewusst aus? Wenn nicht, beruhigen Sie sie, überprüfen Sie die Aufgaben und stellen Sie einige grundlegende Fragen. Im Zweifelsfall paaren Sie den Zweifler mit einem fähigeren Partner
Schritt 4. Bereiten Sie bei Bedarf Ihre Kontaktliste und andere Dateien vor
Persönliche Einstellungen sind ebenso wichtig wie Event-Arrangements. Wenn Sie immer aufgeräumt sind, auch wenn einiges durcheinander geht, wird alles gut. Aber sonst wäre der Stand der Veranstaltung völlig ruiniert. Hier sind einige Möglichkeiten, sich vorzubereiten:
- Erstellen Sie ein Kontaktformular mit Telefonnummern und Adressen. Die Konditorei dachte, Sie wären diejenige, die die Bestellung entgegennimmt? Macht nichts. Rufen Sie ein Mitglied Ihres Teams an, das in der Nähe des Ladens wohnt, und lassen Sie es auf dem Weg zum Veranstaltungsort abholen.
- Erstellen Sie eine Checkliste. Anhand von Teamberichten erfährst du, welche Gegenstände, Ausrüstung und Gegenstände noch fehlen.
- Bereiten Sie den Zahlungsnachweis und die Rechnungsanforderungen entsprechend vor. Je gründlicher Sie sind, desto weniger Probleme werden Sie in Zukunft haben.
Schritt 5. Vermeiden Sie Änderungen in letzter Minute
Wird es regelmäßige künstlerische Veränderungen geben? Hochzeiten sind normalerweise so, bei denen der Kunde eine Designänderung in letzter Minute wünscht, also stellen Sie sicher, dass Sie ihm das endgültige Datum der Änderung mitteilen. Normalerweise ist diese Frist eine Woche vor der Veranstaltung, um Kunden frei zu halten, aber Sie sind auch vor umständlichen und teuren Änderungen in letzter Minute geschützt.
Wenn die Änderungen einfach, klein oder grundlegend sind und die bereits installierten Dekorationen verwenden könnten, versuchen Sie, die Anfrage des Kunden so weit wie möglich nicht abzulehnen. Stellen Sie sicher, dass Sie bei einem Event, das sehr emotional sein kann, die Bedürfnisse des Kunden so gut wie möglich erfüllen
Teil 4 von 5: Umgang mit dem realen Ereignis
Schritt 1. Bereiten Sie alles vor
Seien Sie der Erste, der vor Ort ist, um die Vorbereitungen zu überwachen. Stellen Sie sicher, dass sich alle ordnungsgemäß melden und rufen Sie an, wenn dies nicht der Fall ist. Helfen Sie denen, die Hilfe brauchen, weisen Sie auf diejenigen hin, die angeleitet werden müssen, und treten Sie bei Bedarf beiseite. Verhindern Sie, dass Sie sich bis zum Ende der Veranstaltung verletzen.
Sie werden sich etwas ruhiger fühlen, wenn Sie eine Checkliste haben. Bereiten Sie diese Liste für Crew, externe Crew, Dekoration und Installation sowie Ausrüstung vor. Sobald alles überprüft ist, können Sie erleichtert aufatmen
Schritt 2. Aufgaben delegieren
Haben Sie keine Angst, es zu tun. Der Hauptfaktor, der bei einer Veranstaltung Stress verursacht, ist die Zeit. Um Geld zu sparen, seien Sie bereit, die Arbeit aufzuteilen. Wenn jemand nicht optimal arbeitet, geben Sie eine andere Aufgabe, die für ihn besser geeignet ist. Sie sind kein Fixer oder überschreiten keine Grenzen; Sie tun nur die Arbeit, die Ihnen zusteht.
Seien Sie fest, aber höflich, wenn Sie Aufgaben delegieren. Sag: "John, ich brauche dich jetzt hier, um beim Catering zu helfen. Danke." Ihre Crew muss die Veranstaltung mit Leidenschaft managen. Stellen Sie sicher, dass alles reibungslos abläuft, indem Sie die notwendige Führungsfigur sind
Schritt 3. Seien Sie flexibel
Das heißt, Sie müssen sicherstellen, dass alles nach Plan läuft und helfen oder einen Backup-Plan durchführen, falls etwas schief geht – und dies akzeptieren können. Wenn Sie anfangen, gestresst zu werden, können Sie nicht mehr klar denken. Wenn der Geist nicht klar ist, werden Sie nie gute Ergebnisse erzielen. Wenn der Sprecher also zehn Minuten zu lange braucht und Ihre Signale ignoriert oder versucht, ihn abzulenken, entspannen Sie sich. Passen Sie einfach die Dessert-Session an, niemand wird es bemerken. Die Veranstaltung wird auch weiterhin reibungslos ablaufen.
Probleme werden immer auftreten. Man kann nicht alles vorhersagen, und je früher man das akzeptieren kann, desto besser. Ein ruhiger und stabiler Eventmanager kann für jede Veranstaltung sehr nützlich sein; aber wenn Sie angespannt und nicht ruhig sind, können die Ereignisse schlecht laufen. Also entspann dich und schwimme mit dem Strom – deine Show neigt sich dem Ende zu
Schritt 4. Informieren Sie alle über die neuesten Entwicklungen
Stellen Sie sicher, dass die Anzahl und Bedürfnisse der Gäste am Veranstaltungstag noch stimmen und teilen Sie dem Serviceteam Änderungen so früh wie möglich mit. Sie müssen das erste Augenpaar sein, das bemerkt, wenn etwas nicht stimmt.
Befragen Sie den Kunden, um zu sehen, wie er sich fühlt; er kann aufgeregt, nervös, besorgt, gelangweilt oder erschöpft sein und Probleme haben. Sie können ihm helfen, indem Sie verständnisvoll sind, freundliche Worte sagen und ihm praktisch helfen. Nehmen Sie sich die Zeit, bei Bedarf Gäste und das Team zu begeistern
Schritt 5. Machen Sie Ihren Job
Vertrauen und respektieren Sie das Serviceteam, dass es sein eigenes Ding macht – wenn Sie ihm eine solide Grundlage gegeben haben, ist alles in Ordnung. Bieten Sie bei Bedarf Hilfe an, aber dieses Teammitglied sollte erfahren genug sein, um überhaupt keine Hilfe zu benötigen. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:
- Handeln Sie zunächst als Empfangsdame oder Empfangsdame. Treffen und begrüßen (falls erforderlich) jeden Gast bei seiner Ankunft. Übertragen Sie Rollen zu MC, wenn das Ereignis beginnt. Hier wird Ihre Rolle als Manager aktiver, indem Sie Probleme lösen und sicherstellen, dass alle Arbeiten hinter den Kulissen wie die Zubereitung und den Service von Speisen nach Plan ablaufen.
- Achten Sie auf Gäste und bleiben Sie mit dem MC in Kontakt. Tun Sie es heimlich, nur für den Fall, dass Sie Ihre Pläne ändern müssen.
- Halten Sie Abstand zu wichtigen Gästen – in dieser Show geht es um sie – aber stellen Sie sicher, dass Sie in Reichweite bleiben, indem Sie zu bestimmten Zeiten einchecken. Fragen Sie sie, was sie von der Show halten und welche möglichen Probleme, Wünsche oder Vorschläge sie haben.
Schritt 6. Bereiten Sie für Marketingveranstaltungen Souvenirs vor
Stellen Sie sicher, dass sich alle Gäste an die schönen Zeiten erinnern, die sie hatten. Vielleicht möchten Sie sogar mehr als nur schöne Erinnerungen: wie Besuche von Websites, zukünftige Spenden, Aspekte der Mundpropaganda usw. Teilen Sie Souvenirs, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ins Schwarze trifft. Ob ein Bild, ein Poster oder ein Kugelschreiber: Geben Sie Ihren Gästen etwas, um sie an die Veranstaltung zu erinnern, um sicherzustellen, dass Sie sich an Sie erinnern.
Schritt 7. Gratulieren Sie sich selbst nach dem Ende der Veranstaltung
Die meisten Veranstaltungen sind zu Beginn in sich abgeschlossen, aber die harte Arbeit steckt in der Vorbereitungszeit, die niemand merkt. Also gratuliere dir selbst, denn du verdienst es, glücklich zu sein!
Nehmen Sie sich nach der Veranstaltung die Zeit, den Kunden zu treffen und sich zu bedanken. Es wird empfohlen, dass Sie ein angemessenes und herzliches Geschenk machen, um sich an Ihre Zeit mit ihnen zu erinnern, da es kleine Aufmerksamkeiten wie diese sind, die die Erfahrung bereichern und es ihnen ermöglichen, Ihre Dienstleistungen in Zukunft vorzuschlagen. Wenn Sie bei einer Veranstaltung Geschenke machen, Geschenke nach der Veranstaltung wie Blumen, Fotos von den schönsten Momenten der Veranstaltung (z. B. Banddurchschneiden, Höhepunkt einer Show, Preisverleihung, Hochzeitskuss, Geburtstagskerzen usw.) kann angemessen sein
Schritt 8. Räumen Sie den Ort auf und gehen Sie nach Hause
Wie Mütter sagen: "Lassen Sie es in dem Zustand, in dem Sie es erlebt haben", gelten auch die Prinzipien, die für Veranstaltungsorte gelten. Die Dinge sollten in dem Zustand belassen werden, in dem sie waren, bevor Sie zu ihnen kamen – das Event-Management-Geschäft ist ein sensibles Geschäft, das nicht viel Raum für Fehler bietet. Sagen Sie Ihren Crew-Mitgliedern also, dass es Zeit ist, das Gelände aufzuräumen, und lassen Sie sie nicht nach Hause gehen, bis alles geregelt ist. Sie sollten auch eingreifen!
Dies ist nicht nur eine gute Sache, sondern verhindert auch, dass Ihnen teurere Rechnungen in Rechnung gestellt werden. Viele Orte berechnen zusätzliche Gebühren für die Reinigung, wenn sie die Möglichkeit dazu haben. Tun Sie also Ihr Bestes, um versteckte Gebühren zu vermeiden
Schritt 9. Schließen Sie das Geschäft mit Wechselgeld, Zahlung und Dank an alle Beteiligten ab
Gegebenenfalls müssen Sie die Rückgabe der gemieteten oder geliehenen Geräte veranlassen und sich mit dem Kunden über seine Erfahrungen beraten. Auch wenn Sie nicht bezahlt werden, nehmen Sie sich die Zeit, ihnen zu danken und zu sagen, dass es Ihnen Spaß gemacht hat, die Veranstaltung mit ihnen durchzuführen. Können Sie Visitenkarten untereinander austauschen?
Danke auch an die Crewmitglieder! Stellen Sie sicher, dass alle Parteien bezahlt sind (und bezahlt haben), speichern Sie Rechnungen und erledigen Sie die Dinge. Sie müssen einer der letzten sein, die den Veranstaltungsort verlassen – stellen Sie sicher, dass alles in Ordnung ist
Teil 5 von 5: Fehlerbehebung
Schritt 1. Wissen Sie, wie Sie mit Gästen umgehen, die zu spät ankommen und andere Probleme haben
Dies ist ein häufiges Problem, also bereiten Sie sich besser vor. Verspätungen sind unvermeidbar (zB durch unvorhergesehene Verkehrsbehinderungen) und können von anderen pünktlich ankommenden Gästen in der Regel toleriert werden. Daher können Sie verschiedene Maßnahmen ergreifen, um dies zu verhindern:
- Stellen Sie sicher, dass der Zeitpunkt der Veranstaltung deutlich auf der Einladung vermerkt ist. Wenn Sie ein RSVP-System betreiben, stellen Sie außerdem sicher, dass die Zeit bestätigt wird. Kommunizieren Sie (über Ihren Kontaktbogen) mit dem MC, den relevanten Gästen (normalerweise dem Hauptparteimitglied), den Animateuren und dem Küchenpersonal, wenn Sie auf ein Hindernis stoßen, das nicht einfach gelöst werden kann. Wenn verspätete Gäste im Mittelpunkt der Veranstaltung stehen (z. B. der Bräutigam und die Braut), typischerweise:
- Sie müssen den anstehenden Gast direkt kontaktieren, um die voraussichtliche Ankunftszeit zu erfahren. Informieren Sie sich umgehend über die neuesten Entwicklungen in der Küche, damit die Kochgeschwindigkeit der Zeit angepasst werden kann.
- Vermeide es, anzukündigen, dass die Veranstaltung wegen bestimmter Gäste verschoben wurde (weil die Party das selbst herausfinden wird), aber lass die Hauptgäste wissen, dass du dir der Situation bewusst bist. Sagen Sie ihnen, was Sie planen, aber lassen Sie sie auch Vorschläge machen, da sie den Gast normalerweise kennen und wissen, was in diesem Zusammenhang zu tun ist.
- Achten Sie auf den Zeitpunkt der Rede. Wenn wichtige Gäste zu spät ankommen, servieren Sie zusätzliche Vorspeisen und/oder frühe Getränke, damit sich andere Gäste, die pünktlich ankommen, nicht langweilen und sicherstellen, dass sie beschäftigt bleiben.
- Sollten sich Gäste sehr verspäten (z. B. beim Servieren von Speisen, die nicht verzögert werden können, wie z. B. Souffles), starten Sie die Veranstaltung wie geplant. Wenn sie kommen, servieren Sie die nächste Portion (auch wenn diese Portion Dessert ist).
- Bereiten Sie sich auf Tanz, Spiele, Comedy oder eine andere Art von Unterhaltung (insbesondere Musik) vor und sorgen Sie für zusätzliche Ablenkungen, z. B. Gruppenfotos. Diese Backup-Strategie sollte am Vortag gestartet werden.
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Für Gäste, die absichtlich zu spät ankommen, nehmen Sie dies als Manager nicht als Ihre Schuld. Es ist also Ihre Aufgabe, die anderen Gäste an die erste Stelle zu setzen und sicherzustellen, dass ihre Bedürfnisse erfüllt werden. Handeln Sie im Wesentlichen so, als ob nichts falsch wäre, und fahren Sie mit dem Ereignis fort.
Schritt 2. Wissen, wie man mit Ernährungsproblemen umgeht
Probleme in diesem Bereich sind selten, besonders wenn Sie Ihre Pläne sorgfältig geplant haben, aber gelegentlich passieren Unfälle (z. B. ein Gast oder ein kleines Kind, das den Esstisch durcheinander bringt oder ein Zwischenfall in der Küche). Sie müssen sich zunächst über die Art der anwesenden Gäste informieren, damit Sie sich überlegen können, wann und wo die Speisen präsentiert werden (zB bei Buffetgerichten) und die Sitzposition der Gäste.
- Alle Verschmutzungen sollten aus Sicherheitsgründen sofort beseitigt werden, auch wenn Sie dafür den roten Teppich oder ausgefallene Dekorationen und Möbel entfernen müssen. Es ist unmöglich, einen Fleck zu verbergen, ohne das Aussehen oder die Integrität eines Gegenstands (z. B. eines antiken Möbelstücks) zu beeinträchtigen, also entfernen Sie ihn zuerst. Wenn Sie ein Backup haben, verwenden Sie es; Andernfalls bewegen Sie das Objekt diskret, damit die Gäste es nicht bemerken.
- Es wird empfohlen, dass Sie Seile, Vorhänge oder Sichtschutze verwenden, um Lebensmittelbereiche zu verbergen (z – obwohl dies je nach Ihrer Absicht nicht unbedingt der Fall sein muss.
- Menüs mischen. Wenn ein Gericht nicht serviert werden kann (zum Beispiel weil es angebrannt ist), entsorgen Sie alles oder finden Sie eine neue Alternative. Reduzieren Sie die Portionen, um Lebensmittel zu sparen, aber erhöhen Sie die Portionen anderer Lebensmittel, um sie ausgewogen zu halten. Informieren Sie die Gäste nach Bedarf.
- Vegetarier, wählerische Esser, Allergiker oder spezielle Ernährungs-/Religionsmenschen sollten sich um ihre Bedürfnisse kümmern – das sollte bei guter Planung gelingen. Manchmal bringen Gäste jedoch ein Familienmitglied, einen Ehepartner oder einen engen Freund mit, ohne es Ihnen zu sagen, insbesondere wenn die Einladung kostenlos ist. Wenn dies geschieht, ist die Lösung einfach. Zählen Sie die letzten Gäste und wenn sie an der Tür ankommen, fragen Sie nach besonderen Ernährungsbedürfnissen und informieren Sie sofort das Service- und Küchenpersonal.
- Für große Gruppen, die nicht als dunkle Gäste an der Veranstaltung teilnehmen, schicken Sie ein Teammitglied in die Küche und lassen Sie es den Vorrat zählen. Kaufen Sie bei Bedarf zusätzliche Lebensmittel. Der Küchenbereich übertreibt normalerweise die Portionen für alle Fälle, daher sind Stornierungen häufiger als Lebensmittelknappheit. Begrenzte Portionen können auch gespart werden, wenn Sie zusätzliche Füllungen wie Brote, Salate oder Gemüsegerichte bereitstellen, Zutaten, die Sie problemlos in Ihrem örtlichen Supermarkt beziehen können.
Schritt 3. Wissen Sie, wie man mit kleinen Kindern umgeht
Denken Sie daran, dass viele Manager bei einer Veranstaltung oft die Intelligenz und die Bedürfnisse und Wünsche von Kindern vergessen oder unterschätzen. Sie sind wie Erwachsene – sie wollen Spaß haben und sich nicht langweilen. Denken Sie daran, dass Eltern auch beleidigt sind, wenn eine Veranstaltung die Bedürfnisse ihrer Kinder nicht erfüllen kann. Es ist eine gute Idee, für alle Kinder, die teilnehmen können, eine Teilnahmebestätigung (RSVP) zu verlangen.
- Jüngere Kinder (unter 10 Jahren) werden besser mit Essen oder Snacks im Voraus versorgt, da das Abendessen möglicherweise erst um 20:00 Uhr serviert wird. Diese Servierzeit ist für die meisten Kindermahlzeiten in der Regel zu spät. Auch das Essen, das Sie Ihren Kindern geben, soll Spaß machen und gesund sein, aber dennoch etwas Besonderes mit einer besonderen Note für sie sein – so können Eltern geholfen werden und können die Veranstaltung als Gast genießen.
- Kinder ab 10 Jahren können normalerweise Essen und Portionen für Erwachsene bekommen, auch wenn sie es nicht aufessen, bieten ihnen aber auch ein Kindermenü (natürlich mit elterlicher Erlaubnis) an, wenn es ihnen nicht schmeckt. Typischerweise fragen Teenager im Alter von 13 bis 18 Jahren oft nach den gleichen Lebensmitteln wie jüngere Kinder, wie Hamburger und Pommes, anstatt nach formelleren Restaurantmahlzeiten. Essen für Kinder wird normalerweise mit dem Begriff "Alternatives Menü" geschrieben. Gehen Sie auf Nummer sicher und besprechen Sie mit Ihren wichtigsten Gästen Ihre Pläne, um Jung und Alt auch weiterhin erfolgreich zufrieden zu stellen.
- Schaffen Sie einen Bereich für Mütter mit kleinen Kindern. Erfüllen Sie ihre Bedürfnisse wie Pausen im Toilettenraum, Stillen usw. und bereiten Sie für sehr kleine Kinder einen Ruheplatz vor, damit sie schlafen können, wenn sie müde sind.
Schritt 4. Wissen Sie, wie Sie mit betrunkenen oder unhöflichen Gästen, Eindringlingen und mehr umgehen
Diese Gäste verursachen manchmal Ärger, sowohl bei Familien- als auch bei Firmenveranstaltungen. Sie tragen sowohl Politik als auch Drama in sich, und als Außenstehender ist es Ihnen vielleicht nicht bewusst. Seien Sie also immer auf der Hut.
- Erkundigen Sie sich vor der Veranstaltung beim Kunden oder bei wichtigen Gästen, um mögliche Probleme wie dieses zu erfahren, oder bei einigen wenigen, wenn wichtige Gäste nicht gestört werden sollen. So stellen Sie sicher, dass die Leute am richtigen Platz sitzen und es keine Probleme gibt. Bereiten Sie Servicemitarbeiter oder wichtige Gäste darauf vor, als informelle Vorgesetzte zu fungieren, wachsam zu sein und bei Bedarf zu helfen. Ihre Aufgabe ist es, für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu sorgen und sich von persönlichen Angelegenheiten fernzuhalten, sofern dies nicht unbedingt erforderlich ist. Stellen Sie also sicher, dass Sie wissen, wer bei der Veranstaltung als Gast vom Typ „Friedensstifter“eingestuft wird (diejenigen, die dazu beitragen können, dass die Veranstaltung reibungslos abläuft).
- Da es schwierig sein kann, betrunkenen Gästen Alkohol zu verweigern oder mit wütenden und unhöflichen Gästen umzugehen, ist es am besten, einen friedensstiftenden Gast einzubeziehen. Wenden Sie sich nur bei Bedarf und nach Rücksprache mit wichtigen Gästen an das Rechtspersonal. Auch bei kleinen Events oder im Hinterhof müssen Sie wachsam sein.
- Ungebetene Gäste sind eine harte Angelegenheit. Wenn sie kommen und Aufhebens machen, werfen Sie sie gegebenenfalls weg – fragen Sie die wichtigsten Gäste, um sicherzustellen, dass diese Personen nicht erwünscht sind. Wenn es viele gewalttätige Randalierer gibt, besteht Ihre Aufgabe darin, andere Gäste zu schützen und den Sicherheitsdienst oder die Polizei zu kontaktieren, wenn diese Randalierer sich weigern, das Gelände zu verlassen, nachdem Sie von Ihnen als Manager und / oder Schlüsselgästen aufgefordert wurden.
- Gäste verschieben normalerweise gerne Visitenkarten um den Tisch, damit sie neben der gewünschten Person oder an dem gewünschten Tisch sitzen können. Fragen Sie wichtige Gäste darüber, wie dies erlaubt ist. In der Regel müssen Sie Tischpläne im Voraus arrangieren und die Zustimmung der Hauptgäste einholen. Wenn die Position dieses Tisches stimmen soll, ist es besser, Gäste vom Essbereich fernzuhalten, bevor es soweit ist. Normalerweise können der Barbereich, die Lobby oder der Warteraum für die Unterbringung von Gästen genutzt werden. Wenn bestimmte Gruppierungen aus familiären Gründen besonders wichtig sind, bringen Sie die Leute zusammen und führen Sie sie pro Gruppe zu separaten Tischen und setzen Sie sie in der richtigen Reihenfolge.
Schritt 5. Wissen, wie man mit schlechtem Wetter umgeht
Auf der ganzen Welt kommt es manchmal zu unerwartetem Schlechtwetter wie Regen oder Schnee. Auch kalter Wind oder heiße Luft können zu Problemen führen. Während das Wetter in Innenräumen normalerweise keinen großen Einfluss hat, sollten Sie auf die Herausforderungen im Freien vorbereitet sein. Wenn Sie schlechtes Wetter vorhersagen können, sollten Sie den Veranstaltungsort ändern. Wenn Sie dies nicht können, mieten Sie ein Zelt oder einen großen Pavillon (der Preis kann teuer sein, besonders wenn es aus einer Laune heraus gemacht wird). Das Wetter im Auge zu behalten ist wichtig; Wenn das Ereignis deswegen bereits durcheinander gebracht wurde, ist es fast unmöglich, das Ereignis zu reparieren, also machen Sie das Beste aus dem, was Sie bereits wissen und haben.
In vielen Teilen der Welt gibt es mittlerweile Versicherungen für schlechtes Wetter oder andere Probleme. Wenn Sie sich in einer Gegend befinden, die für plötzliche Wetterumschwünge bekannt ist, bitten Sie um Bestätigung, ob die Veranstaltung verschoben werden kann, damit Kunden zumindest die Kosten für die Miete von Ausrüstung, Veranstaltungsort und Servicepersonal sparen können
Tipps
- Bereiten Sie einen kleinen Raum mit Utensilien wie zusätzlichen Servietten zum Aufwischen von verschütteten Flüssigkeiten, Feuerlöschern, Erste-Hilfe-Sets und anderen Zubehör-Sets vor. Sie werden es nicht brauchen, wenn es gut läuft, aber es ist besser, nach einem großen Ereignis Ausschau zu halten.
- Gäste und Referenten, die müde sind oder einen Jetlag haben, sollten auf ihre Fitness geachtet werden. Wenden Sie sich bei Bedarf direkt an sie oder ihre Assistenten, um Spa- und Massageanwendungen oder andere Arten der Körpererfrischung zu bestellen. Sie können ihnen auch Essen schicken, wenn sie eine Weile nichts gegessen haben, oder Medikamente, wenn sie sich ein wenig unwohl fühlen (z. B. Kopfschmerzen vom Fliegen oder Nervosität oder Bauchschmerzen). Wenden Sie sich bei Bedarf an einen Arzt. Müde Gäste und Redner können eine Veranstaltung ruinieren, obwohl Sie alle anderen Herausforderungen meistern können.
- Stellen Sie sicher, dass jeder die Bühne, Musik oder Sprache sehen und hören kann.
- Denken Sie auch daran, dass es eine Ehre ist, die Ereignisse anderer Leute zu behandeln. Auch wenn dies sehr stressig und schwierig erscheinen kann, kann Ihr Beitrag viele Menschen glücklich machen, sodass sie sich für den Rest ihres Lebens an das Ereignis erinnern werden. Darüber hinaus sind Sie auch an Fähigkeiten gewöhnt, die im Alltag nützlich sind.
- Als Manager müssen Sie möglicherweise als spontaner Gastgeber oder sogar als Tanzpartner auftreten, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. Entwickeln Sie Sprech- und Tanzfähigkeiten, aber delegieren Sie gleichzeitig Führungsrollen an andere Teammitglieder, die vorübergehend Ihren Platz einnehmen können. Das Ziel dabei ist, dass niemand still am Tisch sitzt.
