Memorandum ist eine Art von Dokument, das für die interne Kommunikation zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens verwendet wird. Memos sind ein bewährter Aspekt der Geschäftswelt, der, wenn er richtig geschrieben wird, dazu beitragen kann, die Dinge am Laufen zu halten.
Schritt
Teil 1 von 3: Auswählen einer Sprache und eines Formats
Schritt 1. Vermeiden Sie zu beiläufige Sprache
Im Allgemeinen sollte die Sprache des Memos klar und einfach, aber professionell sein. Sie sollten den lockeren Ton der Konversation im Memo vermeiden.
- Schreiben Sie zum Beispiel nicht: „Hallo zusammen! Gott sei Dank ist Freitag, oder? Ich möchte über eine wichtige geschäftliche Angelegenheit sprechen."
- Kommen Sie stattdessen direkt zum Punkt: „Ich möchte einen Fortschrittsbericht von Project Z teilen.“
Schritt 2. Vermeiden Sie emotionale Sprache
Sie sollten auch versuchen, einen neutralen Ton zu verwenden und emotionale Sprache zu vermeiden. Versuchen Sie, Fakten und Beweise anzugeben, um Behauptungen zu untermauern.
- Vermeiden Sie zum Beispiel Behauptungen wie: "Ich denke, wir wären alle viel glücklicher, wenn wir uns freitags leger kleiden dürften."
- Suchen Sie stattdessen nach Studieninformationen darüber, ob die Arbeitsmoral steigt, wenn Mitarbeiter Kleidung aussuchen dürfen, und erwähnen Sie diese Informationen im Memo.
Schritt 3. Verwenden Sie Signalphrasen
Wenn Sie Beweise oder Quellen zitieren möchten, stellen Sie sicher, dass Sie eine Sprache verwenden, die den Leser wissen lässt, was Sie tun.
Versuchen Sie es zum Beispiel mit dem Satz „Nach unseren Erkenntnissen …“oder „Von der EPA abgeschlossene Untersuchungen zeigen, dass …“
Schritt 4. Wählen Sie das entsprechende Modell und die Schriftgröße aus
Memos sollten leicht zu lesen sein. Vermeiden Sie daher die Verwendung kleiner Schriftarten, die Standardgröße ist 11 oder 12.
Sie sollten auch eine einfache Schriftart wie Times New Roman wählen. Dies ist nicht die Zeit, um "lustige" Schriftarten wie Comic Sans auszuprobieren (Sie werden vielleicht ausgelacht, wenn Sie diese Schriftart gewählt haben)
Schritt 5. Verwenden Sie Standardränder
Der typische Rand für eine Geschäftsnotiz beträgt 1 Zoll oder 2,54 cm, obwohl einige Textverarbeitungsprogramme Memovorlagen mit etwas breiteren Rändern (z. B. 1,25 Zoll oder 3,18 cm) vorbereitet haben.
Schritt 6. Wählen Sie ein einzelnes Leerzeichen aus
Geschäftsnotizen verwenden normalerweise keine doppelten Leerzeichen. Um die Scrapbook-Seite klein zu halten, sollten Sie einen einzelnen Abstand in Betracht ziehen, aber zwischen Absätzen oder Abschnitten Platz hinzufügen.
Absatzeinzüge sind in der Regel nicht erforderlich
Teil 2 von 3: Vorbereitung auf das Schreiben eines Geschäftsmemos
Schritt 1. Entscheiden Sie, ob das Memo gesendet werden muss
Wenn Sie wichtige Geschäftsangelegenheiten mit mehreren Personen in Ihrem Team teilen müssen, ist es eine gute Idee, ein Memo zu senden. Memos können auch dann versendet werden, wenn Sie beispielsweise nur mit einer Person kommunizieren oder die Korrespondenz protokollieren möchten.
- In manchen Fällen ist es jedoch effizienter, die betroffene Person direkt anzusprechen.
- Darüber hinaus können einige Informationen zu sensibel sein, um in einem Memo gesendet zu werden.
Schritt 2. Bestimmen Sie den Zweck des Schreibens des Memos
Der Inhalt und die Einstellungen der Memos variieren je nach Verwendungszweck. Die meisten Arten von Memos werden aus den folgenden Gründen geschrieben:
- Eine Idee oder Lösung vorschlagen. Wenn Sie beispielsweise wissen, wie Sie ein Problem mit Überstundenplänen lösen können, kann die Idee in einem Memo festgehalten und an Ihren Chef gesendet werden.
- Um Befehle zu erteilen. Das Versenden von Memos ist beispielsweise auch eine effiziente Möglichkeit, die Verantwortung für eine Konferenz zu delegieren, die Ihre Abteilung veranstaltet.
- Für Berichte. Sie können auch Memos senden, um Kollegen über aktuelle Ereignisse zu informieren, Aktualisierungen zu einem Projekt zu melden, Fortschrittsberichte bereitzustellen oder Untersuchungsergebnisse zu melden.
Schritt 3. Grenzen Sie das Thema ein
Möglicherweise bearbeiten Sie mehrere Projekte und sind versucht, Memos über den Fortschritt der Dinge an Kollegen, Chefs oder Kunden zu senden. Denken Sie jedoch daran, dass sich Geschäftsnotizen nur auf ein Thema konzentrieren sollten.
Memos sollten prägnant, klar und für vielbeschäftigte Personen leicht zu lesen sein. Lassen Sie also wichtige Informationen nicht ignorieren. Gezielte Memos sorgen dafür, dass Ihre Nachricht ankommt und verstanden wird
Schritt 4. Betrachten Sie das Publikum
Inhalt, Stil und Tonalität des Geschäftsmemos werden von der Zielgruppe bestimmt. Überlegen Sie sich also genau, wer das Memo erhält.
Beispielsweise unterscheidet sich ein Memo an einen Kollegen über die Planung einer Überraschungsparty für jemanden im Büro von einem Memo an einen Vorgesetzten über die Ergebnisse einer Untersuchung, die Sie seit Monaten durchführen
Teil 3 von 3: Erstellen eines Geschäftsmemos
Schritt 1. Beschriften Sie es
Es gibt viele Arten von Geschäftskorrespondenz. Die Standardmethode für Memos besteht darin, das Dokument explizit zu kennzeichnen.
- Schreiben Sie zum Beispiel „Memo“oder „Memorandum“oben auf die Seite.
- Die Position kann zentriert oder linksbündig sein. Sehen Sie sich zur Inspiration die erhaltenen Geschäftsnotizen an und kopieren Sie das Format.
Schritt 2. Schreiben Sie einen Titel
Der erste Teil des Memos sollte die wichtigen Punkte enthalten. Detaillierte Informationen zu jeder Komponente werden im nächsten Schritt beschrieben.
- AN: Schreiben Sie die Namen und Titel der Personen, die das Memo erhalten haben.
- VON: vollständigen Namen und Titel schreiben.
- DATUM: Schreiben Sie das vollständige und genaue Datum, vergessen Sie das Jahr nicht.
- BETREFF: Verfassen Sie eine kurze und spezifische Beschreibung des Inhalts des Memos.
- Beachten Sie, dass der Betreff normalerweise entweder mit "Re:" oder "RE:" angegeben wird (beide stehen für in Bezug auf).
Schritt 3. Wählen Sie die Empfängerliste sorgfältig aus
Stellen Sie sicher, dass Sie alle einbeziehen, die Informationen oder Entwicklungen benötigen. Beschränken Sie die Verteilung von Memos auf Personen, die es wissen müssen.
- Aus geschäftlicher Sicht ist es nicht ratsam, Memos an alle im Büro zu senden, wenn nur wenige betroffen oder beteiligt sind.
- Die Leute werden von vielen Memos überwältigt und neigen dazu, irrelevante Memos zu ignorieren oder einfach nur zu überfliegen.
Schritt 4. Verwenden Sie die richtigen Namen und Titel und Titel für die Personen in der Empfängerliste
Auch wenn Sie und Ihr Chef täglich vertraut sind, ist es am besten, die schriftliche Korrespondenz formell zu halten. Vielleicht begrüßen Sie Ihren Chef zum Beispiel nur mit Namen, wenn Sie sich im Büroflur treffen, aber für Notizen begrüßen Sie ihn mit „Frau Riana“oder „Dr. Riana.
Denken Sie daran, dass die Informationen, die Sie schreiben, für alle auf der Empfängerliste bestimmt sind. Notieren Sie sich also den vollständigen Namen und Titel
Schritt 5. Finden Sie den Titel der Person heraus, die Sie im externen Memo ansprechen
Wenn Sie ein Memo an jemanden außerhalb des Büros senden, ist es wichtig, die richtige Begrüßung zu definieren. Nehmen Sie sich die Zeit, nach dem betreffenden Profil zu suchen, persönliche Informationen werden normalerweise auf der Unternehmenswebsite beschrieben.
- Sie bezweifeln zum Beispiel, ob es sich bei dem Abschluss um eine Promotion handelt. Wenn ja, ist die richtige Begrüßung im Allgemeinen Dr. x
- Was ist seine Position? Ist es der stellvertretende Direktor oder der Dekan? Wenn ja, erwähnen Sie es unbedingt im Memo.
Schritt 6. Schreiben Sie den Betreff sorgfältig auf
Stellen Sie sicher, dass das Thema kurz, klar und nicht zu allgemein ist.
- Zum Beispiel scheint das Thema „Neues Geschäft“vage zu sein, und wenn jemand Wochen oder Tage im Voraus nach der Akte sucht, kann es ihm schwer fallen, sich zu entscheiden, welches Ihrer Memos ist.
- Ein besseres Thema wäre so etwas wie „Fortschrittsbericht zur Untersuchung des Kundenstamms“.
Schritt 7. Ziehen Sie in Betracht, die Begrüßung zu überspringen
Sie können frei wählen, ob Sie die Nachricht mit einer Begrüßung beginnen möchten, z. B. „Sehr geehrte Damen und Herren. Frau Wardani“oder „Sehr geehrte Damen und Herren. Kollegen. Denken Sie jedoch daran, dass Begrüßungen in einem Geschäftsmemo nicht erwartet werden.
Memos sind ein schnelles und effizientes Mittel, um wichtige Informationen zu übermitteln, und das Publikum weiß genau, wer das Memo erhalten und gesendet hat
Schritt 8. Verfassen Sie die Einführung
Erklären Sie Ihren Zweck für das Schreiben und Senden des Memos.
Zum Beispiel „Hiermit teile ich Ihnen mit, dass…“. Die Einleitung sollte eine Zusammenfassung des Inhalts des Memos enthalten
Schritt 9. Halten Sie die Einführung kurz
Es müssen nicht alle Angaben und/oder Nachweise im ersten Abschnitt angegeben werden.
Ein paar Sätze oder ein kurzer Absatz genügen
Schritt 10. Definieren Sie die Einstellungen für den Memotext
Nach der Einleitung enthält ein Geschäftsmemo vor dem Abschluss in der Regel zwei bis vier zusätzliche Absätze. Die Inhalte und Einstellungen hängen vom Thema ab.
Sie können beispielsweise Informationen nach Wichtigkeit ordnen. Wenn Sie einen Prozess beschreiben, teilen Sie den Hauptteil des Memos so auf, dass er den Phasen des Prozesses entspricht
Schritt 11. Entscheiden Sie, ob Sie Untertitel hinzufügen möchten
Geschäftsnotizen sollten aus klaren Abschnitten bestehen. Normalerweise sind Geschäftsnotizen klar unterteilt, damit der Empfänger die Informationen leicht lesen und verdauen kann. Sie können ihnen helfen, Aufzählungspunkte zu verstehen, indem Sie die Unterabschnitte beschriften.
Schritt 12. Schreiben Sie einen bestimmten Untertitel
Stellen Sie sicher, dass der Fokus jedes Unterabschnitts für den Empfänger klar ist.
Fügen Sie zum Beispiel die folgenden Unterabschnitte ein, wenn Sie ein Memo zu einem geplanten Büroumzug schreiben: „Neuer Standort für unsere Zentrale“, „Wichtige Anweisungen für Büromaterial“und „Zeitplan für die Fertigstellung des Büroumzugs“
Schritt 13. Fügen Sie den Themensatz in den Hauptabsatz ein
Der erste Satz jedes Unterabschnitts oder Absatzes sollte den Hauptpunkt des Abschnitts vermitteln.
Jeder Absatz oder Abschnitt des Memos sollte sich nur auf eine Idee konzentrieren
Schritt 14. Ziehen Sie in Erwägung, Aufzählungspunkte zu verwenden
Wenn Sie wichtige Punkte hervorheben möchten, können Aufzählungspunkte oder Listen sehr hilfreich sein. Dieses Format ermutigt die Leser, auf wichtige Punkte zu achten und hilft ihnen, Memos schneller und effizienter zu lesen.
Schritt 15. Halten Sie das Memo kurz
Im Allgemeinen sind Geschäftsnotizen nicht länger als ein bis zwei Seiten.
Diese Standardseitenbegrenzung gilt im Allgemeinen für Dokumente mit einfachem Zeilenabstand ohne zusätzliche Zeilen zwischen den Abschnitten
Schritt 16. Entscheiden Sie, ob Sie einen zusammenfassenden Absatz benötigen
Im Allgemeinen benötigen Memos keine Zusammenfassung, insbesondere wenn sie weniger als eine Seite umfassen.
Wenn die beschriebenen Informationen jedoch komplex sind oder das Memo länger als normal ist, ist eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte hilfreich
Schritt 17. Geben Sie einen abschließenden Abschnitt oder Absatz ein
Auch wenn Sie kein zusammenfassendes Memo benötigen, sollten Sie es dennoch mit einem Schlusssatz beenden. Denken Sie an Folgendes:
- Was ist die Kernaussage des Memos? Möchten Sie, dass der Empfänger etwas tut? Müssen sie spätestens an einem bestimmten Tag antworten? Wenn ja, deutlich angeben.
- Wenn kein Handlungsbedarf besteht, fügen Sie einen einfachen Schlusssatz ein, wie zum Beispiel „Ich bespreche gerne weiter“oder „Bitte kontaktieren Sie mich bei Problemen oder Fragen“.
Schritt 18. Unterschreiben Sie, wenn Sie möchten
Im Allgemeinen ist es nicht erforderlich, am Ende des Memos einen Namen oder eine Unterschrift hinzuzufügen. Denken Sie jedoch daran, dass es am sichersten ist, anderen Beispielen für Memos in Ihrem Bereich zu folgen.
- Wenn das andere formal endet (zB „Mit freundlichen Grüßen, Dr. Sari), folgen Sie dem Beispiel.
- Obwohl keine Unterschrift erforderlich ist, müssen Sie möglicherweise Ihre Initialen am Ende des Dokuments angeben.
Schritt 19. Geben Sie an, ob Anhänge vorhanden sind
Wenn das Memo auch Anhänge enthält, z. B. Tabellen, Grafiken oder Berichte, stellen Sie sicher, dass Sie die Anhänge am Ende des Memos erwähnen. Beispiel: „Angehängt: Tabelle 1“.
- Sie sollten auch im Hauptteil des Memos auf den Anhang verweisen.
- Um Mitarbeiter über einen bevorstehenden Büroumzug zu benachrichtigen, können Sie beispielsweise Informationen wie die folgenden schreiben: „Wir beabsichtigen, den Umzugsprozess bis zum Ende dieses Quartals abzuschließen. Einen detaillierteren Zeitplan finden Sie in der beigefügten Tabelle 1.
Schritt 20. Lesen Sie das sorgfältig geschriebene Memo noch einmal
Vor dem Senden noch einmal lesen und korrigieren. Stellen Sie sicher, dass die Grammatik des Satzes korrekt ist, keine Rechtschreibfehler oder Satzzeichen verwendet werden und dass der Inhalt leicht verständlich ist.
- Ziehen Sie in Betracht, die Lieferung nach der ersten Korrektur zu verschieben, wenn das Timing kein Problem darstellt. Wenn Sie das Memo ein oder zwei Stunden später erneut lesen, finden Sie möglicherweise Fehler, die ursprünglich übersehen wurden.
- Wenn das Memo vertrauliche Informationen enthält, überprüfen Sie die Unternehmensrichtlinien, um zu sehen, wer das Memo für Sie überprüfen und seinen Inhalt endgültig genehmigen kann.
