Auch wenn die Leute selten mehr Dokumente faxen, müssen Sie möglicherweise irgendwann noch faxen. Es gibt eine Reihe von Gründen, warum Menschen weiterhin Faxe senden, insbesondere um Verträge zu senden oder wenn sie nicht über die erforderliche Ausrüstung oder Technologie verfügen, um Dokumente auf andere Weise zu senden. Glücklicherweise können Sie Dokumente mit einem Faxgerät, einem Computer und sogar einem Smartphone senden.
Schritt
Methode 1 von 3: Verwenden eines Faxgeräts
Schritt 1. Nehmen Sie die Einstellungen am Faxgerät vor
Um Dokumente mit einem Faxgerät zu senden und zu empfangen, vergewissern Sie sich, dass das Faxgerät angeschlossen und an eine Festnetzleitung angeschlossen ist.
- Wenn Sie häufig faxen, empfehlen wir Ihnen, eine dedizierte Telefonleitung zu abonnieren. Sie können Telefon und Faxgerät nicht gleichzeitig benutzen.
- Stellen Sie außerdem sicher, dass das Faxgerät über Toner und Papier verfügt, wenn Sie ein Fax empfangen möchten.
- Wenn Sie in Ihrem Büro oder zu Hause kein Faxgerät haben, können Sie eines in einem Computerverleih oder einer öffentlichen Bibliothek mieten. Diese Option ist perfekt, wenn Sie Dokumente nicht häufig per Fax versenden.
Schritt 2. Passen Sie die Einstellungen an
Nicht jedes Faxgerät ist gleich, aber in der Regel haben Sie die Möglichkeit, die Einstellungen anzupassen. Lesen Sie die Bedienungsanleitung, um mehr über die Sonderfunktionen Ihres Faxgeräts zu erfahren.
- Wenn Sie wissen möchten, ob das Dokument erfolgreich gesendet wurde, aktivieren Sie die Bestätigungsseite. Wenn diese Funktion aktiviert ist, druckt das Faxgerät nach dem Senden des Faxes eine Seite, die eine Benachrichtigung enthält, wenn das Dokument erfolgreich oder fehlgeschlagen ist.
- Sie können auch die Faxkopfzeile festlegen, dh die Textzeile, die am Anfang des gesendeten Dokuments angezeigt wird. Es enthält normalerweise grundlegende Informationen über den Absender des Faxes.
- Wenn Sie auch Faxe empfangen möchten, können Sie zwischen einem automatischen oder einem manuellen Empfangsmodus wählen, bei dem Sie beim Eintreffen eines Faxes eine Erlaubnis erteilen müssen.
Schritt 3. Bereiten Sie das Dokument vor
Verwenden Sie Originaldokumente, keine Fotokopien, um sauberere und leichter lesbare Ergebnisse zu erzielen.
Verwenden Sie ein Deckblatt über der Seite, die Sie senden möchten. Das Deckblatt enthält einige Informationen, wie den Namen und die Faxnummer des Absenders, den Namen und die Faxnummer des Empfängers, das Datum und die Anzahl der im Fax enthaltenen Seiten
Schritt 4. Legen Sie das Dokument in das Faxgerät ein
Viele Geräte bieten gleichzeitig einen Papiereinzug (ein Platz für Papier wie ein Drucker) und einen Flachbildschirm (Flachbettbildschirm). Wenn Sie nur ein einseitiges Dokument senden möchten, verwenden Sie eine dieser Funktionen. Wenn Sie mehrere Seiten eines Dokuments senden möchten, empfehlen wir die Verwendung eines Papiereinzugs.
- Bei Verwendung des Papiereinzugs können Sie alle Seiten eines Dokuments gleichzeitig einlegen. Das Faxgerät verfügt über ein Symbol, das anzeigt, in welche Richtung das Papier zeigen soll, wenn es in den Papiereinzug eingelegt wird. Einige Geräte bieten auch die Möglichkeit, Dokumente zu scannen und hin und her zu senden. Sehen Sie daher in der Bedienungsanleitung nach, ob Ihr Faxgerät diese Funktion bietet.
- Wenn Sie die Flachbildschirmfunktion verwenden, öffnen Sie den Deckel oben am Faxgerät und legen Sie das Dokument mit der bedruckten Seite nach unten auf den Bildschirm. Stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument an den Linien auf dem Bildschirm ausgerichtet haben. Schließen Sie danach die Maschine, bevor Sie fortfahren.
Schritt 5. Geben Sie die Faxnummer ein
Stellen Sie sicher, dass die eingegebene Nummer die Vorwahl, die Ländervorwahl und die Dokumentenempfängernummer enthält. Geben Sie die Nummer auf die gleiche Weise ein, wie Sie die Nummer über das Telefon wählen.
Schritt 6. Drücken Sie die Schaltfläche "Senden", um das Fax zu senden
Wenige Augenblicke später sendet das Faxgerät das Dokument, und die Papiere werden in das Gerät eingezogen.
Die Taste am Faxgerät kann statt "Senden" "Los" oder "Fax" sagen
Schritt 7. Suchen Sie nach der Bestätigungsnachricht
Einige Faxgeräte zeigen eine Meldung auf dem Bildschirm an, die ihnen mitteilt, dass das Fax erfolgreich gesendet wurde. Wenn Sie das Faxgerät so einstellen, dass es eine Bestätigung ausdruckt, druckt es Details zum Status des gesendeten Faxes.
Methode 2 von 3: Verwenden eines Computers
Schritt 1. Wählen Sie das Programm aus, das Sie verwenden möchten
Beim Versenden eines Faxes über einen Computer können Sie die auf dem Computer installierte Software verwenden oder einen Online-Dienst nutzen.
- Einige Betriebssysteme sind mit Anwendungen ausgestattet, die zum Senden von Faxen verwendet werden können. Windows 7 bietet beispielsweise ein Tool namens Fax and Scan zum Senden von Faxen ohne Verwendung eines Faxgeräts.
- Um ein Computerprogramm zu verwenden, verbinden Sie den Computer zuerst mit einem Festnetzanschluss. Sollte dies nicht möglich sein, nutzen Sie einfach einen Online-Dienst.
- Zu den Online-Diensten, die verwendet werden können, gehören eFax, MyFax und FaxZero. Einige Dienste können kostenlos genutzt werden, andere erfordern ein Abonnement oder eine Mitgliedschaft. Es gibt auch Dienste, die für jedes gesendete Fax eine Gebühr erheben.
Schritt 2. Öffnen Sie das gewünschte Programm und erstellen Sie ein neues Fax
Nicht jede Software ist gleich, aber Sie haben die Möglichkeit, ein neues Fax zu erstellen ("Neues Fax erstellen") oder ähnliches.
Schritt 3. Hängen Sie das Dokument an
Um ein Fax über einen Computer zu senden, müssen Sie das Dokument in einer Nachricht hochladen. Sie finden eine Schaltfläche mit der Aufschrift "Dokumente hochladen" oder etwas Ähnliches.
- Wenn Sie über ein elektronisches Dokument verfügen, suchen Sie es auf Ihrem Computer und hängen Sie es an die Nachricht an.
- Wenn das Dokument noch aus Papier besteht, verwenden Sie einen Scanner, um es in eine digitale Datei umzuwandeln. Wenn Sie keinen Scanner haben, können Sie ein Foto des Dokuments machen und es per E-Mail an sich selbst senden oder direkt auf Ihren Computer übertragen.
Schritt 4. Geben Sie die Faxnummer und den Nachrichtentext ein
Geben Sie eine kurze Nachricht an den Empfänger in das dafür vorgesehene Feld auf dem Bildschirm ein, genau wie beim Senden einer E-Mail. Es funktioniert als Deckblatt, sodass Sie kein separates Deckblatt anbringen müssen. Außerdem müssen Sie die Faxnummer des Empfängers in das Feld TO eingeben.
Möglicherweise müssen Sie auch einen Bestätigungscode eingeben, um zu beweisen, dass Sie kein Roboter sind
Schritt 5. Drücken Sie die Schaltfläche "Senden"
Nachdem Sie das Dokument angehängt, die Nachricht geschrieben und die Faxnummer des Empfängers eingegeben haben, drücken Sie die Schaltfläche Senden, um Ihre Arbeit zu beenden.
Methode 3 von 3: Verwenden eines Telefons oder Tablets
Schritt 1. Laden Sie die App herunter
Es gibt viele Apps für Tablets und Telefone, mit denen Sie Faxe wie über einen Computer senden können. Einige Anwendungen sind kostenlos erhältlich, während andere kostenpflichtig sind. Zu den beliebtesten Apps gehören Fax Burner, Files Anywhere und JotNot Fax.
Einige Anwendungen weisen Ihnen eine temporäre Faxnummer zu. Dies ist nicht ideal, wenn Sie häufig Faxe senden und empfangen
Schritt 2. Führen Sie die Anwendung aus und wählen Sie das zu sendende Dokument aus
Sobald die Anwendung auf Ihrem Mobilgerät geöffnet ist, werden Sie aufgefordert, ein neues Fax zu erstellen. Wählen Sie zunächst das Dokument aus, das Sie faxen möchten.
- Wenn das Dokument auf Ihrem Gerät, in einer E-Mail oder in einem Cloud-Speicherdienst wie DropBox gespeichert ist, suchen Sie das Dokument in dieser App und laden Sie es hoch.
- Wenn das Dokument noch auf Papier ist, verwenden Sie ein Tablet oder Telefon, um ein Foto des Dokuments zu machen und es an die Nachricht anzuhängen.
Schritt 3. Geben Sie die Faxnummer und den Nachrichtentext ein
Geben Sie die Nachricht wie bei einem Computer in den Empfänger des Faxes ein. Stellen Sie sicher, dass Sie die Faxnummer des Empfängers in das Feld AN der Nachricht eingeben.
Schritt 4. Tippen Sie auf die Schaltfläche "Senden"
Nachdem Sie das Dokument angehängt, die Nachricht eingegeben und die Faxnummer des Empfängers eingegeben haben, drücken Sie die Schaltfläche Senden, um das Fax zu senden.
Tipps
- Kaufen Sie einen All-in-One-Drucker, damit Sie Faxe von der Arbeit oder von zu Hause aus senden können, ohne Programme herunterladen, Dokumente ins Internet hochladen oder ein separates Faxgerät kaufen zu müssen. Sie benötigen jedoch weiterhin einen Festnetzanschluss.
- Wenn Sie über ein Konto verfügen, das einen Online-Faxdienst wie RingCentral oder eFax bereitstellt, verwenden Sie dieses Konto, um Faxe direkt aus Gmail zu senden. Sie müssen lediglich die Faxnummer des Empfängers gefolgt von @domainname.com in das Feld TO eingeben. Wenn Sie beispielsweise eFax verwenden, schreiben Sie [email protected].
- Faxgeräte können sich stauen und Papierdokumente verkleben. Ist dies der Fall, muss das Dokument erneut eingereicht werden.
