Anrufe annehmen ist eine wichtige Fähigkeit im Alltag. Berufliche Situationen, wie ein geschäftlicher Anruf oder ein Anruf des Unternehmens, für das Sie sich bewerben, können Sie in einem formelleren Rahmen anrufen. Wenn du einen Anruf von einem Freund, Schwarm oder Familienmitglied erhältst, ist es am besten, beiläufiger und natürlicher zu antworten. Wenn Sie einen Anruf von einer unbekannten oder privaten Nummer annehmen, nehmen Sie ihn am besten höflicher und vorsichtiger an.
Schritt
Methode 1 von 3: Empfangen eines Anrufs im Büro
Schritt 1. Bleiben Sie professionell
Wenn Sie auf der Arbeit angerufen werden, wissen Sie nicht immer, wer Sie anruft. Wenn Sie einen Anruf professionell entgegennehmen, beginnt das Gespräch richtig.
- Antworten Sie im Zweifelsfall mit einer einfachen Begrüßung: „Hallo, mit dem Wort hier“.
- Auch wenn Sie die eingehende Telefonnummer sehen können, könnte es sein, dass Ihr Chef auf dem Handy Ihres Kollegen anruft! Ich habe einen Anruf erhalten, der sagte: "Hey, was zum Teufel?" kann einen negativen und nicht ernsthaften Eindruck hinterlassen.
Schritt 2. Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch
Seien Sie wirklich "im" Gespräch. Hören Sie auf, was immer Sie gerade tun, und nehmen Sie sich ein wenig Zeit, um sich vorzubereiten.
- Legen Sie das Gesicht auf, das Sie projizieren möchten, bevor Sie das Telefon abnehmen. Sie werden einen Unterschied machen, wenn Sie lächeln, die Stirn runzeln oder sich langweilen, denn der Anrufer kann es in Ihrem Tonfall hören.
- Versuchen Sie, nichts im Internet anzuklicken oder sich abzulenken, wenn Sie telefonieren. Wenn Sie nicht zuhören, kann der Anrufer es herausfinden.
Schritt 3. Benennen Sie sich zuerst
In einer geschäftlichen Situation beginnt die Anrufannahme mit der Angabe Ihres Namens und der Firma, für die Sie arbeiten: „Guten Morgen, vielen Dank für Ihre Kontaktaufnahme mit PT. A B C. Mit Tanz. Kann ich irgendwas helfen?"
- Wenn der eingehende Anruf von innerhalb des Unternehmens kommt und Sie ihn kennen, können Sie ihn annehmen, indem Sie Ihre Abteilung und Ihren Namen angeben: „Hallo, mit Finanzen, tanzen Sie hier. Kann ich irgendwas helfen?" Diese Begrüßung zeigt an, dass der Anrufer mit der richtigen Person verbunden ist und Sie bereit sind zu helfen. Halten Sie Ihren Tonfall freundlich, damit das Gespräch für beide Teilnehmer angenehmer ist.
- In vielen Bürosituationen gibt es Richtlinien für die Annahme von Anrufen, die jeder Mitarbeiter befolgen muss. Zeigen Sie immer, dass Sie aufrichtig sind, egal wie albern Ihre Grüße sind – die Verbraucher werden erkennen können, ob Sie aufgeregt klingen oder nur diese Grüße lesen: „Willkommen im Tofu-Haus, der Heimat aller Tofus!“es wird lächerlich klingen, wenn Sie es nicht mit Überzeugung sagen.
Schritt 4. Akzeptieren Sie es mit der entsprechenden Höflichkeit
Seien Sie geduldig, respektvoll und angenehm. Tun Sie Ihr Bestes, um dem Anrufer zu helfen. Versuchen Sie, nicht zu beiläufig zu sprechen, bis Sie herausgefunden haben, wer anruft.
- Wenn sich der Anrufer nicht vorstellt, sagen Sie: "Darf ich wissen, mit wem ich spreche?". Es ist wichtig zu wissen, wer anruft, nur für den Fall, dass Sie ihn zurückrufen oder mit einem anderen Telefon verbinden müssen. Dieser Ausdruck weist den Anrufer auch darauf hin, dass er höflich behandelt wird und eine wichtige Person ist. Es ist wichtig, gute Arbeitsbeziehungen zu Personen aufzubauen, die Sie mehr als einmal kontaktieren.
- Versuchen Sie, nicht unhöflich zu klingen, auch wenn Sie verärgert sind. Denken Sie daran, dass Ihre Worte und Taten in Arbeitssituationen das Unternehmen widerspiegeln, für das Sie arbeiten. Wenn Sie den Namen Ihres Unternehmens beschädigen, kann Ihr Geschäft scheitern – und Ihr Chef wird es nicht auf die leichte Schulter nehmen.
Schritt 5. Machen Sie sich bereit, die Nachricht zur Kenntnis zu nehmen
Wenn jemand anruft, um mit Ihrem Chef oder Kollegen zu sprechen, Sie aber der einzige sind, der den Anruf entgegennimmt, fragen Sie höflich, wer anruft und was los ist. Hören Sie aufmerksam zu und notieren Sie so viele relevante Informationen wie möglich:
- Wenn die Person, die Sie kontaktieren möchten, den Anruf nicht annehmen kann, sagen Sie: „Entschuldigung, aber Pak Bambang ist gerade nicht in seinem Büro. Darf ich die Nachricht aufschreiben?“
- Notieren Sie sich den Namen, die Telefonnummer und den Grund des Anrufs. Messen Sie die Dringlichkeit des Anrufs – hört sich der Anrufer so an, als hätte er in den nächsten zwei Stunden oder in einer Woche Geschäfte zu erledigen? Handelt es sich um einen wichtigen geschäftlichen Anruf, sollten Sie die Angelegenheit so schnell und effizient wie möglich bearbeiten – also sorgen Sie dafür, dass Sie die Nachricht so schnell wie möglich aus dem Weg räumen.
Schritt 6. Seien Sie vorsichtig bei Anrufen, in denen nach Unternehmensinformationen gefragt wird
Wenn Sie den Anrufer nicht erkennen und er oder sie nach Details zu Ihnen und einem anderen Kollegen fragt, achten Sie darauf, nicht zu viele interne Informationen Ihres Unternehmens preiszugeben.
- Auch wenn der Anrufer Ihnen seinen Namen und seine Firma mitteilt, sollten Sie dennoch vorsichtig sein, es sei denn, es handelt sich um einen vertrauenswürdigen Anrufer. Wenn Sie sich nicht sicher sind, legen Sie den Anruf für eine Minute auf und fragen Sie Ihren Kollegen um Rat: „Haben wir früher mit Mr. Haris Geschäfte gemacht? Er stellte viele Fragen über den Arbeitsprozess und die Kapazitäten dieses Unternehmens, und ich wollte sicherstellen, dass er eine Vertrauensperson ist.“
- Sagen Sie in einer geschäftlichen Situation: „Es tut mir leid, Sir/Ma'am. Unsere Unternehmensrichtlinie verbietet uns die Bereitstellung solcher Informationen. Darf ich wissen, warum Sie es brauchen?“und fällen Sie Ihr Urteil über die Person von dort aus.
Methode 2 von 3: Empfangen von privaten Telefonanrufen
Schritt 1. Passen Sie die Begrüßungen an, je nachdem, wer anruft
Wenn Sie aufgrund des Namens am Telefon und Ihrer Erfahrung wissen, wer Sie anruft, sprechen Sie die Person bitte so an, als ob Sie sich persönlich treffen würden. Wenn Sie nicht wissen, wer anruft, nehmen Sie den Anruf formeller entgegen und warten Sie, bis der Anrufer sagt, was er gemeint hat.
- Sagen Sie für die international akzeptierte Standardansage „Hallo?“. Nehmen Sie am Ende Ihrer Begrüßung den Hörer mit leicht erhöhter Stimme ab, wie in einem fragenden Ton. "Hallo?" Dadurch reagiert der Anrufer auf Ihre Begrüßung und in den meisten Fällen wird auch erklärt, warum er angerufen hat.
- Wenn Ihr Freund anruft, sagen Sie beiläufig Hallo: „Hey, Jono! Wie geht es dir Kumpel?"
- Wenn Ihr Vorgesetzter, Bekannter oder potenzieller Arbeitgeber anruft, begrüßen Sie ihn höflicher, aber mit etwas Vertrautheit: „Guten Tag, Herr Sungkar. Wie geht es dir?"
- Wenn Sie nicht wissen, wer anruft, sagen Sie etwas so Einfaches wie "Hallo?"
Schritt 2. Nachdem Sie „Hallo?
“, warte auf die Antwort. Wenn Sie „Hallo?“sagen, bitten Sie den Anrufer, sich vorzustellen. Schauen Sie sich das Beispiel unten an (Ihre Worte Fett gedruckt, und die Worte des Anrufers werden kursiv gedruckt:
- "Hallo?"
- "Hallo, Jono, das ist Tono."
- "Oh, hallo Tono! Warum, Kumpel?"
- „Nein, ich wollte nur fragen, ob du heute Abend eine Veranstaltung hast? Ich möchte hier den „Star Wars“-Film sehen.“
- "Möchtest du "Star Wars" sehen! Es ist verrückt, wenn du es nicht tust!"
Schritt 3. Erstellen Sie Ihre Begrüßung
Wenn Sie mehr Erfahrung mit dem Empfangen von Telefonanrufen haben, können Sie beginnen, Begrüßungsmuster und -sätze zu entwickeln, die Sie immer wieder verwenden.
- Erwägen Sie, sich mit einer Begrüßung wie „Hallo, hier ist Jono“oder „Jono ist hier“zu identifizieren.
- Erwäge, mit informellen Variationen von „Hallo?“kreativ zu werden: „Hey!“, „Haiyah!“, „Hey, wie geht es dir?“oder „Hey, wo warst du?“. Diese informelle Begrüßung eignet sich für den Empfang von Anrufen von Freunden und nicht-professionellen Bekannten.
Schritt 4. Richten Sie die Voicemail ein, die verwendet wird, wenn Sie keine Anrufe annehmen können
Jeder, von Freunden über Familie bis hin zu Ihrem Chef, wird Ihre Voicemail wahrscheinlich von Zeit zu Zeit hören, also stellen Sie sicher, dass Sie sie höflich und ohne weitere Umschweife aufzeichnen. Halte dich von Streichen oder Streichen fern, es sei denn, du bist dir sicher, dass nur deine Freunde anrufen.
- Sagen Sie: „Das ist Jonos Voicemail. Tut mir leid, dass ich das Telefon gerade nicht abnehmen kann. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht und ich rufe so schnell wie möglich zurück."
- Erwägen Sie, Sprachaufzeichnungen für die Familie einzurichten, wenn Sie einen Festnetzanschluss verwenden. Sagen Sie: „Hallo, hier ist die Familie Jono. Leider können wir das Telefon gerade nicht abnehmen. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht und wir rufen so schnell wie möglich zurück!". Sie können mit diesen Familienaufnahmen Spaß haben – versuchen Sie, alle Ihre Familienmitglieder gleichzeitig zum Sprechen zu bringen, oder lassen Sie Ihre Familienmitglieder einen Teil der Nachricht einzeln sprechen.
- Erwägen Sie, den Anrufer zu bitten, Angaben zu seiner Person zu machen, anstatt ihn einfach zu bitten, eine Nachricht zu hinterlassen: "Bitte nennen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Zweck des Anrufs, und ich rufe Sie so schnell wie möglich zurück." Diese spezifischere Methode eignet sich besser für Ihre Telefonnummer, die normalerweise viele geschäftliche Anrufe erhält.
Methode 3 von 3: Empfangen von Telefonanrufen von unbekannten Nummern
Schritt 1. Überlegen Sie, wer Sie möglicherweise anruft
Wenn Sie auf einen Anruf von irgendjemandem warten – einem neuen Bekannten, Ihrem Unternehmen oder einem potenziellen Arbeitgeber – nehmen Sie den Anruf mit einem Gedanken entgegen. Beurteilen Sie, ob der Anruf ein wenig formeller oder weniger formell ist – aber entscheiden Sie sich für den Fall, dass er formell ist.
- Antworten Sie in diesem Fall höflich und halbformell. Einfache Grüße wie „Hallo?“kann verwendet werden. Sie müssen sich nicht direkt ausweisen – wenn der Anrufer Sie persönlich kennt oder auf der Liste steht, fragt er vielleicht: „Hallo, kann ich mit Jono sprechen?“
- Wenn der Anruf „unbekannt“oder „blockiert“lautet, müssen Sie den Anruf nicht annehmen. Nehmen Sie das Telefon ab, wenn Sie es vorziehen, oder warten Sie ab, ob der Anrufer eine Nachricht auf der Voicemail hinterlassen hat oder nicht. Sie können ihn zurückrufen, wenn Sie wichtige Geschäfte haben.
Schritt 2. Hüten Sie sich vor neugierigen Anrufen
Wenn Sie einen Anruf erhalten und sich der Anruf als albern und beleidigend herausstellt, ist es wahrscheinlich nur ein Scherzanruf. Einige neugierige Anrufer sind normalerweise vulgär und offensichtlich, aber andere neugierige Anrufer werden versuchen, Sie dazu zu bringen, den Anruf für sehr wichtig zu halten. Gehen Sie mit neugierigen Anrufern genauso um, wie Sie mit Mobbern umgehen: Wenn Sie schweigen und ihrem Gemecker folgen, werden sie das Gefühl haben, gewonnen zu haben. Es kann hilfreich sein, ruhig zu bleiben und so zu tun, als ob Sie in einer Falle wären, wenn Sie erraten können, wer anruft. Einige Telefongesellschaften in Amerika bieten Anrufverfolgungsdienste an: Wenn Sie nach dem Auflegen *69 wählen, sendet der automatische Nachrichtendienst öffentliche Informationen über die Nummer, die Sie zuletzt angerufen hat.
Schritt 3. Vorsicht vor Telemarketern
Wenn Sie von einer unbekannten Nummer angerufen werden und die Person, die Sie anruft, nach Ihnen fragt, versucht er möglicherweise, an Ihr Geld zu kommen.
- Telemarketer rufen jeden Tag Dutzende von Leuten an, und die meisten von ihnen sind nicht daran interessiert, was der Telemarketer verkauft. Fühlen Sie sich nicht schuldig, indem Sie sagen: „Danke, aber ich habe kein Interesse. Guten Tag“, dann legen Sie auf. Verschwenden Sie nicht Ihre Zeit und Zeit.
- Wenn Sie keine Anrufe von dieser Firma erhalten möchten, bitten Sie den Telemarketer, Ihre Nummer in seine „Nicht anrufen“-Liste aufzunehmen. Die meisten Unternehmen werden tun, was Sie wollen, und sie werden Sie nicht mehr belästigen.
- Wenn Sie daran interessiert sind, was der Telemarketer verkauft, antworten Sie bitte auf den Anruf und hören Sie auf den Ton. Denken Sie daran, je länger Sie auf sie antworten, desto mehr versuchen sie, Ihnen ihr Produkt zu verkaufen!
- Wenn er mit Ihnen oder einem anderen Familienmitglied sprechen möchte, bitten Sie ihn, seinen Namen und seine Organisation anzugeben, bevor Sie etwas sagen – damit Sie dem Telemarketer nicht zu viele Informationen geben! Wenn er geheimnisvoll ist und seine Identität nicht preisgibt, denken Sie daran – Sie müssen nicht antworten.
Tipps
- "Hallo?" ist der Gruß Nummer eins. Ihre Begrüßung wird immer höflich klingen, indem Sie „Hallo?
- "Anrufer-ID" kann nützlich sein. Wenn Sie wissen, wer anruft, bevor Sie abheben, können Sie sich besser auf den Anruf vorbereiten.
- " Was ?" oder "Häh?" Es ist keine gute Möglichkeit, einen Anruf anzunehmen, selbst wenn Sie den Anrufer nicht mögen oder schlechte Laune haben. Seien Sie höflich, wenn Sie telefonieren.
