Viele Unternehmen bitten ihre Mitarbeiter, Berichte über die Arbeitsleistung zu erstellen, indem sie sich selbst bewerten, damit sie berichten können, was sie über einen bestimmten Zeitraum geleistet haben. Wenn Sie als Protokollführer für Besprechungen arbeiten, werden Sie möglicherweise auch aufgefordert, den Bericht zu erstellen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen guten Leistungsbericht erstellen, denn er spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Karriere.
Schritt
Teil 1 von 3: Das Format des Arbeitsleistungsberichts verstehen
Schritt 1. Beginnen Sie mit der Erstellung des Berichts, indem Sie eine kurze Zusammenfassung Ihrer Leistungen schreiben
Präsentieren Sie oben im Bericht eine Zusammenfassung der von Ihnen übermittelten Informationen, um ein Gesamtbild Ihrer Arbeitsleistung zu vermitteln.
- Beispiel: Sie arbeiten für eine gemeinnützige Organisation und Ihr Chef fordert Sie auf, einen Leistungsbericht zu erstellen. Berichten Sie kurz in einem Absatz über alle erledigten Aufgaben, zum Beispiel: Sie haben Aktivitäten organisiert, die für den Eigentümer der Organisation von Vorteil sind, haben sich in der Branche durchgesetzt und Beziehungen zu Geschäftspartnern aufgebaut.
- Nehmen Sie keine spezifischen Dinge in die Zusammenfassung auf, da Sie nur wichtige Informationen präsentieren müssen, um einen Überblick über die Arbeitsleistung im Allgemeinen zu geben. Als Anhaltspunkt sollten Berichte auf 2 Seiten vorgelegt werden, es sei denn, der Arbeitgeber gibt ein anderes Format vor. Stellen Sie zunächst sicher, ob Sie einen Bericht nach einem bestimmten Format erstellen müssen.
Schritt 2. Geben Sie detaillierte unterstützende Fakten an
Um jede Information in der Zusammenfassung zu Beginn des Berichts zu untermauern, notieren Sie die Details gemäß den folgenden Anweisungen:
- Verwenden Sie ein Listenformat. Erstellen Sie Berichte für jede Aktivität separat. Fügen Sie die Aktivität als Titel des Berichts hinzu, gefolgt von einer Beschreibung der Aktivität unter dem Titel. Beispiel: Die Aktivität, die Sie ausführen, ist „Vorbereitung und Durchführung von Veranstaltungen“.
- Erstellen Sie unter dem Titel eine Liste mit Zahlen oder Buchstaben, um die Veranstaltung, die Sie organisieren, kurz und spezifisch zu beschreiben, einschließlich ihres Zwecks und ihrer Vorteile bei der Erreichung der Mission der Organisation.
Schritt 3. Erstellen Sie einen Bericht in einem Standardformat, damit er professionell aussieht
Präsentieren Sie keine zufälligen Berichte. Bereiten Sie stattdessen einen sauber getippten Bericht in professioneller Schrift auf Papier in Standardgröße vor.
- Setzen Sie den Titel des Berichts in Fettdruck in die Mitte des Papiers, damit die Informationen ordentlich organisiert sind.
- Schreiben Sie oben in den Bericht das Datum, an dem der Bericht fertiggestellt wurde. Geben Sie auch den Namen, den Titel und den Titel der Person an, die den Bericht erstellt hat.
Schritt 4. Während des Berichtszeitraums Journale schreiben
Es wird Ihnen leichter fallen, Berichte zu erstellen, wenn Sie sich sofort Notizen machen, wenn Aktivitäten ausgeführt werden.
- Bereiten Sie ein Notizbuch oder einen Ordner vor, um Arbeitsleistungen über einen bestimmten Zeitraum aufzuzeichnen. Dies erleichtert Ihnen die Erstellung von Berichten, wenn Ihr Chef Sie darum bittet.
- Geschieht dies nicht, können wichtige Errungenschaften zu Beginn des Berichtszeitraums vergessen werden.
Teil 2 von 3: Bereitstellung hochwertiger Inhalte
Schritt 1. Beschreiben Sie das Ziel, das Sie erreichen möchten, und die Joberwartungen, die Sie erfüllen müssen
Erinnern Sie die Leser daran, dass es zu Beginn des Berichtszeitraums ein Ziel gibt, das Sie erreichen möchten. Stellen Sie sicher, dass Sie die Ziele der Organisation und den von Ihnen erwarteten Arbeitsbeitrag kennen. Wenn Sie es noch nicht wissen, fragen Sie den Arbeitgeber nach diesen Dingen.
- Erklären Sie dann, dass Sie Ihr Ziel erreicht haben, indem Sie Ist-Daten bereitstellen. Erstellen Sie einen Bericht, der einen Vergleich der Daten zwischen dem Ziel und seiner Realisierung darstellt.
- Zum Beispiel: Sie haben es geschafft, mehr Mittel einzuwerben als geplant, und diese Leistung ist für Investoren und Arbeitgeber positiv. Die Ergebnisse dieser Arbeit können jedoch nicht als Erfolg gewertet werden und es ist schwierig festzustellen, wie hoch Ihr Erfolg ist, wenn keine Vergleichsdaten vorliegen.
Schritt 2. Fügen Sie dem Bericht visuelle Informationen hinzu
Hängen Sie einige Tabellen oder Grafiken an, die es den Lesern erleichtern, die von Ihnen präsentierten Daten zu visualisieren.
- Denken Sie daran, dass vielbeschäftigte Leser in der Regel nur Berichte überfliegen. Manchmal sind visuelle Mittel in der Lage, Informationen effektiver zu vermitteln.
- Präsentieren Sie jedoch nicht zu viele Grafiken. Wählen Sie 1-2 Diagramme aus, die wichtige Informationen erläutern können.
Schritt 3. Konzentrieren Sie sich auf „AUTO“
CAR steht für: Challenge (Challenge), Action (Action), Results (Ergebnisse). Sie können einen systematischen Arbeitsleistungsbericht erstellen, indem Sie diese drei Dinge besprechen.
- Bestimmen Sie die Herausforderungen, denen Sie gegenüberstehen. Beschreiben Sie die Maßnahmen, die Sie ergriffen haben, um die Herausforderungen zu meistern, und die Ergebnisse. Zum Beispiel: Schreiben Sie als Restaurantleiter in einen Bericht: „Herausforderung: Die Warteschlangen werden während der Hauptverkehrszeit beim Abendessen länger und die Kunden, die sich beschweren, sind um 10 % gestiegen. Aktion: Bitten Sie 1 Kellner, 1 Stunde früher mit der Arbeit zu beginnen, um die Servicequalität während der Stoßzeiten zu verbessern. Ergebnis: Kunden, die sich beschwerten, verringerten sich auf 2 Personen oder verringerten sich um 80%“.
- Erstellen Sie einen Bericht, indem Sie spezifische Informationen angeben. Leistungen, die nicht messbar sind, wie zum Beispiel: „Ich kann gut im Team arbeiten“sind nutzlos, weil alle das Gleiche sagen können. Sie müssen also in der Lage sein, die Beziehung zwischen Ergebnissen und zu lösenden Problemen aufzuzeigen und die Leistung durch Bereitstellung spezifischer Daten und Informationen zu melden.
Schritt 4. Beschreiben Sie die von Ihnen verwendete Methodik
Wenn Sie Daten als Grundlage für die Erstellung eines Berichts erheben müssen, beschreiben Sie kurz die von Ihnen angewandte Datenerfassungsmethodik.
- Informieren Sie den Leser über die Gründe für die Wahl der Erhebungsmethode, ihre Vorteile und Ergebnisse. Erklären Sie auch, warum die Methode als glaubwürdig gilt. Setzen Sie das Restaurant-Szenario im obigen Beispiel fort und erklären Sie, warum Sie Kundenbeschwerdedaten als Umfragemethode verwenden.
- Geben Sie das Datum oder den Zeitraum der Umfrage an und was Sie aus der Umfrage gewinnen möchten.
Schritt 5. Konzentrieren Sie sich auf die Berichterstattung über Arbeitserfolge
Um die Informationen im Bericht auf die Arbeitsleistung zu konzentrieren, denken Sie daran, worauf Sie im Berichtszeitraum am meisten stolz waren, zum Beispiel: Sie können einen ängstlichen Gast beruhigen oder einen Untergebenen schulen. Geben Sie dem Leser keine zu detaillierten Informationen.
- Eine andere Möglichkeit ist die „STAR“-Methode, die für: Situation (Problem), Aufgabe (Aufgabe), Aktion (Aktion), Ergebnisse (Ergebnis) steht. Beschreiben Sie kurz die Situation, in der Sie sich befanden, die Aufgabe, die Sie erledigen mussten, die Maßnahmen, die Sie zur Erledigung der Aufgabe ergriffen haben, und die Ergebnisse, die Sie erzielt haben. Wie bei der Methode „CAR“besteht das Ziel darin, den Zusammenhang zwischen „Problem“und „Ergebnis“aufzuzeigen und zu erklären, wie man diesen erreicht.
- Konzentrieren Sie sich auf die Erstellung von Berichten, die Folgendes zeigen können: Schwierigkeit, Privilegien, Priorität, hohe Sichtbarkeit, Fristen, Innovation, Stellenbeschreibung und die Auswirkungen Ihrer Arbeit auf das Unternehmen.
- Beispiel: Geben Sie im Bericht an, dass die Jahresfluktuation der Mitarbeiter 35 % betrug, als Sie zum Filialleiter befördert wurden. Nachdem Sie Umfragen zur Mitarbeiterzufriedenheit durchgeführt, Mitarbeiter betreut und wöchentliche Meetings mit dem gesamten Personal abgehalten haben, sinkt die Mitarbeiterfluktuation auf 15 %. Dieses Beispiel zeigt, dass der Leistungsbericht keine langen Sätze verwenden muss, solange der Leser den Zusammenhang richtig verstehen kann.
Schritt 6. Erklären Sie die Vorteile Ihrer Aktion
Liefern Sie nicht nur die Ergebnisse. Sie müssen auch erklären, warum die Leistung für die Organisation von Vorteil ist.
- Beispiel: Sie haben eine Besprechung mit den Mitarbeitern. Erklären Sie, was Follow-up ist und welche Vorteile es für die Organisation hat. Überlegen Sie genau, was Sie berichten möchten. Wenn es nicht nützlich ist, sollten Sie andere Arbeiten melden.
- Wenn das Treffen mit den Mitarbeitern die Arbeitsmotivation steigern kann, so verbessert sich die Fehlzeit der Mitarbeiter und spart den Firmeninhabern Geld. Dies ist das Ergebnis einer Arbeit, die als nützlich erachtet wird.
Schritt 7. Überprüfen Sie den Bericht, bevor Sie ihn senden
Die Ziele beim Schreiben von Berichten wurden nicht erreicht, wenn Sie einen Bericht einreichen, der viele Fehler und unprofessionelle Schreibformate enthält.
- Überprüfen Sie Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung von Wörtern. Speichern Sie Ihren Bericht für 1 Nacht und lesen Sie ihn am Morgen erneut. Machen Sie keine Last-Minute-Berichte.
- Drucken Sie den Bericht auf Papier aus und prüfen Sie, ob noch etwas korrigiert werden muss. Manchmal sind unsere Augen vom zu langen Starren auf einen Computerbildschirm so müde, dass Fehler ignoriert werden.
Teil 3 von 3: Die richtigen Worte verwenden
Schritt 1. Sagen Sie negative Dinge positiv
Wenn ein Ziel nicht erreicht wird, ist es besser, es nicht zu melden. Anstatt den Leser darauf zu konzentrieren, versuchen Sie, ihn auf andere Weise zu informieren.
- Beschreiben Sie unbefriedigende Arbeitsergebnisse in positiven Sätzen, indem Sie beispielsweise die Erklärung auf konkrete Schritte zur Lösung des Problems konzentrieren, anstatt andere zu beschuldigen oder Ausreden zu erfinden.
- Gib anderen nicht die Schuld. Konzentrieren Sie sich darauf, die von Ihnen ergriffenen Maßnahmen zu erklären und zu zeigen, dass Sie ein positiver Mensch sind. Teilen Sie Dinge, die Sie oder Ihr Team gut gemacht haben. Focus berichtet über Arbeiten, auf die man stolz sein kann.
Schritt 2. Präsentieren Sie Zahlen und verwenden Sie Metriken in Berichten
Wenn Sie sehr spezifische Daten präsentieren können, werden Ihre Arbeitsleistungen glaubwürdiger. Ergänzen Sie die von Ihnen übermittelten Informationen mit messbaren Belegen.
- Wörter der Superlative, die häufig verwendet werden, zum Beispiel: „am besten“oder „zuverlässig“sind weniger hilfreich. Jeder kann sagen „Meine Arbeitsleistung war dieses Jahr sehr gut“.
- Erinnere dich an diesen Satz: „Beweise es, rede nicht nur!“Anstatt anderen zu erzählen, dass Sie dieses Jahr einen guten Job gemacht haben, zeigen Sie detailliert mit Daten und Kennzahlen, was Sie gut gemacht haben. Sagen Sie nicht nur, dass Sie gute Beziehungen zu Kunden aufbauen können. Zitieren Sie stattdessen die Ergebnisse einer Kundenzufriedenheitsumfrage, fügen Sie ein Schreiben eines Kunden bei und machen Sie Angaben zur Verringerung der Zahl der sich beschwerenden Kunden.
- Zahlen präsentieren. Zu sagen, dass Sie in der Lage sind, mehrere Mitarbeiter zu führen, ist sinnlos, wenn die Leser nicht wissen, wie viele Mitarbeiter Sie haben. Präsentieren Sie die Daten in numerischer Form, damit die Leser wissen, wie viele Personen Sie „viele“nennen, und erläutern Sie Ihre geleistete Arbeit.
Schritt 3. Sagen Sie auf jeden Fall die Wahrheit
Übertreiben oder lügen Sie nicht. Sie werden in große Schwierigkeiten geraten, wenn Sie erwischt werden.
- Selbst wenn es völlig unbeabsichtigt ist, wirst du große Schwierigkeiten bekommen, wenn du lügst. Sie fühlen sich verunsichert und Ihr Karriereweg wird blockiert.
- Führen Sie eine ehrliche Selbsteinschätzung durch, um Ihre Stärken und Schwächen so darzustellen, wie sie sind. Versuchen Sie, Mängel positiv zu überwinden.
Schritt 4. Bestätigen Sie die Arbeit anderer
In Kursen zum Schreiben von Wirtschafts- und Ingenieurberichten wird empfohlen, das Wort "Ich" nicht zu verwenden, aber es kann in bestimmten Fällen in Leistungsberichten verwendet werden.
- Beispiel: Wenn Sie berichten: „Ich habe 100 Mitarbeiter eingestellt“, vergessen Sie nicht zu erklären, dass Ihr Erfolg durch Beiträge anderer Personen oder des Teams getragen wird.
- Sie erhalten einen zusätzlichen Wert, wenn Sie nicht arrogant sind. Ordnen Sie verschiedene Sätze so an, dass sie nicht immer mit dem Wort „I“beginnen.
Tipps
- Verwenden Sie in einem Leistungsbericht niemals Wörter, die Wut ausdrücken. Sie werden einen guten Eindruck machen, wenn Sie immer positiv sind.
- Verwenden Sie professionelle Wörter. Verwenden Sie keinen informellen Sprachstil.
