Egal, ob Sie eine Führungskraft, ein Manager oder ein zu Hause bleibender Elternteil sind, die Möglichkeit, Verantwortung zu delegieren, ist eine wichtige Fähigkeit, um effektiver zu werden. Delegieren kann jedoch schwierig sein – Sie müssen fest sein und der Person vertrauen, an die Sie Ihre Aufgaben delegieren. Dieser Artikel wird Ihnen helfen, mit allen Bedenken umzugehen, die Sie möglicherweise bezüglich des Delegierens haben, und führt Sie dann durch den eigentlichen Prozess des Delegierens von Arbeit mit Bedacht und Respekt.
Schritt
Teil 1 von 2: In die richtige Denkweise kommen
Schritt 1. Legen Sie Ihr Ego beiseite
Das größte Hindernis beim Delegieren ist der Satz "Wenn Sie wollen, dass etwas richtig gemacht wird, dann müssen Sie es selbst tun". Sie sind auch nicht der einzige Mensch auf der Welt, der es richtig machen kann. Sie sind vielleicht die einzige Person, die es zu diesem Zeitpunkt richtig machen kann, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, jemanden zu schulen, kann er es genauso gut richtig machen. Wer weiß – vielleicht können sie es schneller oder besser als Sie und das müssen Sie nicht nur akzeptieren, sondern sogar einfordern.
Denken Sie logisch und realistisch – können Sie diese Aufgabe selbst erledigen? Müssen Sie sich zu Tode arbeiten, um diesen Job und Ihre eigenen Verantwortlichkeiten in Einklang zu bringen? Wenn ja, sollten Sie bereit sein, einen Teil Ihrer Arbeit zu delegieren. Fühlen Sie sich nicht beschämt oder unzulänglich, nur weil Sie bei etwas Hilfe benötigen – Sie werden tatsächlich ein effektiverer Mitarbeiter, wenn Sie Hilfe bekommen, wenn Sie sie brauchen
Schritt 2. Hören Sie auf, darauf zu warten, dass jemand seine Hilfe anbietet
Wenn Sie die Arbeit nicht delegieren, leiden Sie möglicherweise an einem leichten Märtyrersyndrom – Sie sind vielleicht überfordert und fragen sich oft, warum niemand Hilfe anbietet. Seien Sie ehrlich zu sich selbst – wenn Menschen Hilfe anbieten, lehnen Sie sie ab, nur um höflich zu sein? Fragst du heimlich, warum sie nicht darauf bestehen? Haben Sie das Gefühl, dass Sie ihnen mit klopfendem Herzen helfen würden, wenn Ihre Positionen umgekehrt würden? Wenn Sie mit "Ja" geantwortet haben, müssen Sie üben, "die Kontrolle über Ihre Umstände zu übernehmen". Werden die Hilfe, die Sie brauchen – warten Sie nicht, bis sie zu Ihnen kommt, denn es kann nie passieren.
Viele Menschen vergessen, was andere Menschen durchmachen, und es gibt nichts, was Sie tun können, um sie zu ändern. Vergessen Sie alle möglichen Enttäuschungen bei Menschen, die ihre Hilfe nicht anbieten; Bitte denken Sie daran, dass es Ihre Aufgabe ist, darüber zu sprechen, was Sie brauchen
Schritt 3. Betrachten Sie Anfragen nach Hilfe nicht negativ
Viele Menschen fühlen sich unwohl, um Hilfe zu bitten. Du fühlst dich vielleicht schuldig, als würdest du jemand anderem eine Last auferlegen, oder schämst dich, weil du (aus irgendeinem Grund) denkst, dass du in der Lage sein solltest, alles selbst zu erledigen. Vielleicht sind Sie einfach stolz auf den Kampf und sehen es als Beweis dafür, dass Sie ein edler Mensch sind (eine weitere Manifestation des Märtyrersyndroms). Wenn Sie das Bitten um Hilfe als eine Form von Schwäche sehen, müssen Sie es vergessen schnell Andererseits: Alles alleine schaffen zu wollen, ist ein Zeichen von Schwäche in dem Sinne, dass man seine Fähigkeiten nicht realistisch einschätzt.
Schritt 4. Lernen Sie, anderen zu vertrauen
Wenn Sie Angst haben zu delegieren, weil Sie glauben, dass andere Menschen nicht so gut können wie Sie, denken Sie an zwei Dinge: Erstens kann fast jeder mit genügend Übung in etwas gut werden und zweitens sind Sie möglicherweise nicht in allem begabt. Wenn Sie Arbeit delegieren, gewinnen Sie nicht nur Zeit für sich selbst, sondern geben Ihrem Helfer auch die Möglichkeit, eine neue Fähigkeit zu üben oder eine neue Aufgabe zu erfüllen. Seien Sie geduldig – im Laufe der Zeit wird Ihr Helfer die delegierte Arbeit wahrscheinlich genauso gut wie Sie erledigen können. Wenn die Arbeit, die Sie delegieren möchten, nicht sehr wichtig ist, kann es für Ihren Helfer gut sein, wie er sie im Laufe der Zeit gut macht. Wenn die Arbeit sehr wichtig ist, denken Sie zweimal darüber nach, bevor Sie sie delegieren!
Selbst wenn Sie die Arbeit, die Sie delegieren möchten, am besten erledigen können, sollten Sie sich bewusst sein, dass Sie durch das Delegieren von Arbeit andere Dinge mit Ihrer Zeit tun können. Wenn Sie der beste Mitarbeiter im Büro sind, der eine ziemlich monotone Festplattenmontage erledigt, aber eine wichtige Präsentation vorzubereiten hat, dann ist es in Ordnung, diese Aufgabe einer internen Partei zu überlassen. Es ist besser, schwierige Aufgaben zu priorisieren – haben Sie kein schlechtes Gewissen, wenn Sie einfache, sich wiederholende Aufgaben delegieren, wenn Sie wichtigere Dinge zu tun haben
Teil 2 von 2: Effektiv delegieren
Schritt 1. Starten Sie die Aufgabe
Der erste Schritt ist der schwerste, aber der wichtigste. Sie müssen den Mut haben, jemanden um Hilfe zu bitten (oder wenn Sie der Chef sind, lassen Sie sich von jemandem helfen). Haben Sie kein schlechtes Gewissen – solange Sie höflich, nett und freundlich sind, Sie Ich bin nicht unhöflich, nur weil du jemand anderen um Hilfe bittest. Versuchen Sie, freundlich und nett zu sein, während Sie Ihre Bitte ernst nehmen.
- Wenn du dir nicht sicher bist, wie du jemand anderen dazu bringen kannst, etwas für dich zu tun, versuche es kurz und bündig zu halten. Sagen Sie etwas wie: "Hey, kann ich kurz mit Ihnen sprechen? Können Sie mir helfen, den riesigen Haufen Festplatten zusammenzubauen, der gerade angekommen ist. Ich kann es nicht selbst tun, weil ich heute nicht im Büro bin. Können Sie mir helfen?" Druck auf die Person aus, aber stellen Sie sicher, dass ihre Hilfe benötigt wird.
- Fragen Sie und Sie werden (wahrscheinlich) erhalten. Haben Sie keine Angst zu delegieren, weil Sie denken, dass es unhöflich oder beeindruckend klingen wird. Betrachten Sie es so – wie fühlen Sie sich, wenn Menschen Sie um Hilfe bitten? Fühlen Sie sich verletzt und beleidigt? Oder möchten Sie (normalerweise) helfen? Vielleicht haben Sie sich für letzteres entschieden!
Schritt 2. Nehmen Sie eine Ablehnung nicht persönlich
Manchmal können einem die Leute einfach nicht helfen – eine traurige Sache, aber wahr. Dies kann verschiedene Gründe haben – der häufigste ist, dass die Person, die Sie um Hilfe bitten, sehr beschäftigt mit der Arbeit ist. Nimm es nicht zu persönlich – nur weil jemand in diesem Moment etwas nicht für dich tun kann (oder will), heißt das nicht, dass er dich hasst. Normalerweise, weil sie beschäftigt oder faul sind – mehr nicht.
Wenn Sie abgelehnt werden, denken Sie über Ihre Möglichkeiten nach – normalerweise können Sie höflich darauf bestehen, dass Sie Hilfe von dieser Person benötigen (es funktioniert normalerweise, wenn Sie der Chef oder eine Autoritätsperson sind), Sie können versuchen, eine andere Person zu fragen, oder Sie können die Arbeit erledigen selbst. Wenn Sie Hilfe benötigen, haben Sie keine Angst, die erste Option oder beides zu wählen
Schritt 3. Delegieren Sie Ziele, nicht Verfahren
Dies ist der Schlüssel, um nicht zum Albtraum eines Mikromanagers zu werden. Legen Sie klare Standards für die gewünschten Ergebnisse fest und zeigen Sie der Person, wie, aber sagen Sie, dass sie es so machen kann, wie sie es möchte, solange es gut und pünktlich erledigt wird. Geben Sie ihnen nicht nur ausreichend Zeit zum Lernen, sondern auch zum Experimentieren und Innovieren. Trainiere sie nicht wie einen Roboter; trainieren Sie sie wie ein menschliches Wesen – jemand, der sich anpasst und besser wird.
Es ist auch intelligent, weil es Ihre Zeit in Anspruch nimmt und Angstzustände reduziert. Sie möchten die freie Zeit für andere wichtigere Dinge nutzen und sich nicht immer um den Fortschritt Ihres Helfers kümmern. Denken Sie daran, dass Sie Arbeit delegieren, um Stress abzubauen – und nicht, um Stress hinzuzufügen
Schritt 4. Bereiten Sie sich darauf vor, Ihren Helfer zu schulen
Sie sollten immer Zeit einplanen, um Ihrem Helfer beizubringen, wie er die delegierte Aufgabe erledigt, auch wenn es eine einfache Sache ist. Denken Sie daran, dass ein Prozess, der Ihnen unkompliziert und einfach erscheint, möglicherweise nicht so einfach ist wie für jemanden, der es noch nie zuvor getan hat. Seien Sie nicht nur darauf vorbereitet, Ihren Helfer durch die von Ihnen delegierte Arbeit zu führen, sondern haben Sie auch Geduld bei eventuell aufkommenden Fragen.
Betrachten Sie die Zeit, die Sie mit der Ausbildung von Rettern verbringen, als eine sinnvolle langfristige Investition. Indem Sie sich Zeit nehmen, Ihren Helfer richtig zu unterrichten, haben Sie in Zukunft Freizeit, anstatt Zeit damit zu verbringen, seine Fehler zu korrigieren
Schritt 5. Weisen Sie ausreichend Ressourcen zu, um die Aufgabe abzuschließen
Möglicherweise stehen Ihnen die Ressourcen zur Verfügung, die zum Ausführen der Aufgabe erforderlich sind, aber die der Aufgabe zugewiesene Person kann möglicherweise nicht darauf zugreifen. Dinge wie passwortgeschützte Daten, spezielle Tools und bestimmte Tools können für die Erledigung der Arbeit unerlässlich sein. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Helfer das Zeug zum Erfolg hat.
Schritt 6. Verstehen Sie, dass Ihr Helfer nur eine Sache gleichzeitig tun kann
Wenn Ihr Helfer Ihnen hilft, erfüllt er nicht seine normalen Aufgaben. Vergessen Sie nicht, dass Ihr Helfer wie Sie einen vollen Terminkalender haben kann. Fragen Sie sich – welche Arbeit würden sie beiseite legen oder delegieren, um die Arbeit von Ihnen zu erledigen? Stellen Sie sicher, dass Sie die Antwort kennen, wenn Sie das nächste Mal eine Aufgabe an jemanden delegieren.
Schritt 7. Seien Sie geduldig
Die Person, die Sie delegieren, wird Fehler machen, wenn sie lernt, eine neue Aufgabe zu erledigen. Es ist Teil des Lernprozesses. Planen Sie es. Delegieren Sie keine Aufgaben in der Annahme, dass die Person es perfekt macht, bis sie eine bewährte Arbeit hat. Wenn ein Job nicht wie erwartet verläuft, weil Ihr Kollege die Aufgabe nicht perfekt erledigen kann, dann sind Sie schuld, nicht er. Seien Sie eine Ressource für Ihren Helfer und delegierte Arbeit kann für ihn eine Lernerfahrung sein, anstatt die Leute abzuschrecken.
Wenn Sie jemandem beibringen, etwas zu tun, investieren Sie. Zuerst wird es Sie verlangsamen, aber auf lange Sicht wird es die Produktivität steigern, basierend auf Ihrer Einstellung zu positivem und realistischem Verhalten
Schritt 8. Bereiten Sie sich auf Schwierigkeiten vor
Erstellen Sie einen Backup-Plan und seien Sie bereit zu handeln, wenn etwas schief geht. Wissen, was passiert, wenn ein Ziel oder eine Frist versäumt wird. Unerwartete Hindernisse und Herausforderungen tauchen ständig auf, egal ob im Büro oder zu Hause – manchmal kann die Technik versagen. Lassen Sie Ihren Helfer glauben, dass Sie ihn verstehen, wenn etwas dazwischen kommt, und helfen Sie ihm, die Frist einzuhalten – lassen Sie ihn nicht nur in einer schwierigen Situation.
Dies ist auch im egoistischen Sinne klug – wenn Ihr Helfer Angst hat, beschuldigt zu werden, wird mehr Zeit damit verbracht, seine Mängel auszugleichen, als seine Arbeit zu erledigen
Schritt 9. Belohnen Sie Ihren Helfer, wenn er würdig ist
Aufgaben an jemanden zu delegieren ist wichtig, wenn Sie mehr Verantwortung haben. Aber es ist kontraproduktiv, wenn Sie eine Aufgabe delegieren, Ihren Helfer hart dafür arbeiten lassen und dann selbst die Anerkennung bekommen. Schätzen und loben Sie die Bemühungen anderer, die in Ihrem Namen arbeiten.
Stellen Sie sicher, dass Sie jedes Mal, wenn Sie ein Kompliment für Ihre Arbeit bekommen, die von jemand anderem unterstützt wurde, auch den Namen der Person erwähnen, die Ihnen geholfen hat
Schritt 10. Sagen Sie „Danke
Wenn jemand etwas für Sie tut, ist es wichtig, dieser Person zu danken, die Bedeutung ihrer Hilfe anzuerkennen und den Helfer wissen zu lassen, dass er oder sie geschätzt wird. Andernfalls werden Sie undankbar erscheinen, auch wenn Sie dies nicht tun. t. Denken Sie daran, dass Menschen Ihre Gedanken nicht lesen können.
