Ein schriftlicher Ton, der Interesse an Ihrer Organisation weckt, wird Ihre Spendenanfrage-E-Mail wirksam machen. Die Verwendung von E-Mail als Mittel zur Mittelbeschaffung gewinnt an Popularität, da es relativ billiger ist als Briefpost und Telefon. Elektronische Post macht die Kommunikation schneller. Es gibt mehrere Schritte, die Sie unternehmen können, um eine überzeugende E-Mail zu erstellen, auf die die Leser antworten, und Sie erhalten einen großen Spendenerlös.
Schritt
Teil 1 von 3: Einrichten einer E-Mail-Struktur
Schritt 1. Erstellen Sie eine starke Überschrift
Die Überschrift ist die erste Zeile einer E-Mail, die als Titel dient. Von allen versendeten E-Mails wurden nur 15 % der E-Mails geöffnet. Eine einprägsame Überschrift wird die Aufmerksamkeit dieser 15 % der Menschen auf sich ziehen und sie dazu ermutigen, weiterzulesen. Bei den meisten E-Mail-Konten können Sie die erste Zeile (Überschrift) der E-Mail neben der Betreffzeile lesen. Diese Schlagzeilen ermutigen die Leute, Ihre E-Mails zu öffnen und die Leute zum Lesen zu bringen
- Verwenden Sie aktive Verben und Substantive, um Aufmerksamkeit zu erregen. Verwenden Sie auch die Funktionen Fett, Zentriert und Großer Schriftgrad.
- Halten Sie die Überschrift kurz, damit der Zweck Ihrer E-Mail von Anfang an klar wird. Ermutigen Sie die Leser zu glauben, dass das Lesen dieser E-Mail nützlich, angemessen und relevant ist.
- Beantworten Sie die Frage des Lesers: Was bekomme ich?
- Betreffzeilen können Leser dazu einladen, verschiedene Dinge zu tun, z. B. auf Ihre E-Mail zu antworten, ihre Teilnahme an einer bestimmten Veranstaltung anzufordern oder einen lokalen Ort oder eine Veranstaltung zu teilen.
- Ein Beispiel für eine gute Schlagzeile ist „Riau gegen das Erdgasgesetz vor Gericht“
Schritt 2. Erzählen Sie die ganze Geschichte im ersten Absatz
Formulieren Sie Ihre Ziele von Anfang an. Lassen Sie den Empfänger nicht die Hälfte Ihrer E-Mail lesen, ohne zu verstehen, was sie bedeutet. Sie können Ihre E-Mail verwerfen, ohne eine Spende zu tätigen. Schreiben Sie in diesem Absatz deutlich, was Ihre Anfrage ist und warum Sie die E-Mail senden.
- Bitte um Spenden im ersten Absatz. Wenn Sie direkt sprechen, sollten Sie vorsichtig fragen. Wenn Sie jedoch E-Mail verwenden, fragen Sie zuerst danach. Machen Sie diese Anfrage leicht lesbar, indem Sie sie fett oder in größerer Schrift schreiben.
- Sagen Sie dem Leser in Ihrer Anfrage, was Sie mit seinem Geld machen werden. Wenn Sie mit einer kleinen Spende etwas tun können, sagen Sie es. Wenn beispielsweise mit 5000 US-Dollar 100 Kinder versorgt werden können, sagen Sie es. Wenn Sie es aufschreiben, erhalten Sie mehr Antworten, als wenn Sie schreiben, dass Sie 15.000.000 Rp. benötigen, um eine Hütte zu bauen.
- Sagen Sie den Lesern, dass sie das Recht haben, dies abzulehnen. Statistiken zeigen, dass Menschen eher geben, wenn sie sich frei fühlen, als wenn sie sich gezwungen fühlen.
- Erklären und beschreiben Sie Ihre Mission im ersten Absatz, damit der Leser sofort weiß, wofür das Geld verwendet wird. Zeigen Sie, dass Sie nicht nur Geld sammeln.
Schritt 3. Verwenden Sie Mikroinhalte mit Bedacht
Microcontent sind die kurzen Phrasen und Untertitel, die E-Mails schmücken. Verwenden Sie Mikroinhalte, um Ihre wichtigsten Punkte hervorzuheben, damit Leser, die an das Überfliegen gewöhnt sind, es interessant finden, Ihren Text zu lesen.
- Microcontent umfasst Titel, Untertitel, Betreffzeilen, Links und Schaltflächen.
- Verwenden Sie aktive Verben, beschreibende Adverbien und Substantive. Ihr Ziel ist es, dass sie den gesamten Text lesen.
- Ein Beispiel für einen guten Titel sieht so aus: „Spende IDR 500.000, um die Delfine zu retten“
- Machen Sie den Text fetter oder größer, damit er hervorsticht. Dieser Untertitel erscheint vor einem Absatz oder beim Beginn eines neuen Abschnitts.
- Schreiben Sie einen einfachen Untertitel. Sie können Untertitel verwenden oder nicht, aber sie sind nützlich, wenn Ihr Titel zu kurz ist. Verwenden Sie die gleichen Prinzipien – kurz, umsetzbar, fett.
Schritt 4. Schreiben Sie eine Geschichte
Das Schreiben einer Geschichte in einer E-Mail wird die Aufmerksamkeit der Leser auf sich ziehen. Schreiben Sie die Geschichte in den Text Ihrer E-Mail. Denken Sie daran, dass Geschichten einen Anfang, eine Mitte und ein Ende haben. Mit emotionalen Geschichten können Sie die Leser zum Spenden animieren. Schreiben Sie eine wahre Geschichte über die Ergebnisse Ihrer Aktivitäten.
Schritt 5. Schreiben Sie einen kurzen Absatz
Schreiben Sie Ihre E-Mail mit kurzen, klaren Absätzen. Die Leser werden müde sein, viele E-Mails zu erhalten. Wenn Sie die Länge Ihrer E-Mail begrenzen, heben Sie sich von der Masse ab.
- Machen Sie ein oder zwei Hauptpunkte.
- Halten Sie Ihre E-Mail prägnant, auch wenn Sie sie oft bearbeiten und überarbeiten müssen
- Geben Sie keine Historie darüber an, warum Sie um eine Spende bitten. Der Satz im einleitenden Absatz und Ihre Geschichte im Hauptabschnitt reichen aus, um Ihre Argumentation zu erklären.
Schritt 6. Stellen Sie Links und Schaltflächen bereit – aber weichen Sie nicht von der Nachricht ab
Möglicherweise möchten Sie Hunderte von Links einfügen, aber dies kann die Leser von Ihrer Hauptbotschaft ablenken, die um Spenden bittet. Eine einfache Möglichkeit, Informationen bereitzustellen, ohne sich abzulenken, besteht darin, alle Informationen auf Ihrer Website aufzunehmen und nur einen Link in die E-Mail aufzunehmen, den Link zu Ihrer Website. Wenn es beispielsweise eine Studie gibt, die Ihre Aussage unterstützt, fügen Sie der E-Mail keinen Link zu einer langen und komplexen Studie bei. Platzieren Sie den Recherche-Link auf Ihrer Website (und stellen Sie sicher, dass die Entscheidung für eine Spende hervorsticht).
Schritt 7. Fügen Sie das Bild sorgfältig hinzu
Sie können ein oder zwei Bilder hinzufügen, um Ihren Standpunkt zu unterstreichen, dies ist jedoch nicht erforderlich. Tatsächlich können Farben und Bilder Ihre E-Mails wie Spam aussehen lassen. Wenn Sie ein Bild einfügen, platzieren Sie es oben oder unten in der E-Mail und verwenden Sie es nur, wenn es unbedingt erforderlich ist, um Ihren Standpunkt zu kommunizieren oder Sympathie zu erzeugen.
- Ein Beispiel für ein nützliches Bild wäre Ihr Spendenziel, beispielsweise ein Foto von einem Kind, das zum ersten Mal neue Kleidung bekommt.
- Als Ausnahme können Sie Ihr Logo an einer unauffälligen Stelle einfügen, beispielsweise in der unteren Ecke einer E-Mail. Dieses Logo kann dazu führen, dass die Leser Ihre Organisation wiedererkennen.
Schritt 8. Schreiben Sie Informationen zu Folgemaßnahmen/nächsten Schritten
Am Ende der E-Mail finden Sie Informationen zum Nachfassen. Machen Sie diese Informationen sichtbar, damit die Leser sie sehen können, bevor sie die Gründe lesen, warum sie spenden sollten. Diese Informationen teilen dem Leser mit, warum Sie die E-Mail gesendet haben. Schreiben Sie deutlich, wie Sie spenden können.
- Wenn ein Leser den Inhalt Ihrer E-Mail nicht versteht, wird er sie wahrscheinlich wegwerfen.
- Stellen Sie sicher, dass diese letzte „Anfrage“hervorsticht und geben Sie klar an, wonach Sie fragen. Widmen Sie diesem einen Absatz, verwenden Sie fette oder größere Schrift oder eine andere Schriftart. Schreiben Sie einen Link oder erstellen Sie einen Button mit einer anderen Farbe.
- Wenn der Leser eine bestimmte Schaltfläche oder einen bestimmten Link drücken muss oder auf eine E-Mail antworten muss, um weitere Anweisungen zu erhalten, sagen Sie ihm deutlich: „Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um sofort einen Affen zu retten!“oder „Drücken Sie den Antwort-Button und geben Sie ‚Spendeninformationen‘in den Text der E-Mail ein.“
- Es wird einfacher, wenn der Leser sofort auf den Knopf drücken kann. Auf diese Weise erhalten Sie auch mehr Spenden. Stellen Sie also einen Link oder eine Schaltfläche zu Ihrer Organisation bereit.
- Erstellen Sie eine Website oder eine Online-Spendenseite, damit Leser online spenden können. Das erwarten Leser schließlich von einer Spenden-E-Mail.
Schritt 9. Halten Sie es kurz
Wenn Ihre E-Mail lang ist, wird es für die Leser schwierig, sie zu lesen. Wenn Sie kurze Absätze und Überschriften schreiben, ist Ihre E-Mail auf einen Blick leicht lesbar, bevor sich die Leser entscheiden, weiterzulesen.
Teil 2 von 3: Leser berücksichtigen
Schritt 1. Machen Sie den Ton Ihres Schreibens lockerer als einen Brief
Ein Brief einer Organisation an eine Einzelperson klingt aufgrund des verwendeten Kommunikationsmediums oft förmlich und unpersönlich. E-Mails haben jedoch wie Blogs einen lockereren Ton.
- Verwenden Sie Pronomen der zweiten Person für den Leser.
- Verwenden Sie alltägliche Ausdrücke, damit sich der Leser Ihnen nahe fühlt, wie zum Beispiel „Er arbeitet hart“oder „Sitz nicht untätig daneben“.
- Verwenden Sie eine klare, ehrliche und offene Sprache, wenn Sie mit den Lesern sprechen, damit sie sich Ihnen nahe fühlen und denken, dass Ihre Bitte aufrichtig ist.
Schritt 2. Machen Sie Ihre Worte leicht lesbar
Verwenden Sie eine einfache Schriftart und ein einfaches Erscheinungsbild. Verwenden Sie keine Kursivschrift – verwenden Sie Serifenschriften und verwenden Sie keine anderen Schriftarten für Titel und Text. Variieren Sie die Fett- oder Schriftgröße zur Hervorhebung.
Ihre E-Mail sollte aus sprachlicher Sicht leicht verständlich sein – verwenden Sie am besten eine Sprache, die Schüler der Mittelstufe verstehen können. Erstellen Sie keine zu komplexe E-Mail. Ihr Schreiben sollte klar, fehlerfrei (Sprachstruktur oder Rechtschreibung) und gut lesbar sein
Schritt 3. Nutzen Sie den Service eines E-Mail-Anbieters
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre E-Mails geöffnet werden, oder feststellen möchten, welche Art von Personen Ihre E-Mails lesen, müssen Sie nicht warten, bis Sie diese Informationen zusammen mit Antworten oder Spenden erhalten. Wenn Sie einen Dienst wie MailChimp verwenden, können Sie die von diesem Dienst generierten Metrikdaten verwenden, um E-Mails zu erstellen, die bei Ihrer Zielgruppe ankommen.
- Sie können Metrikdaten wie die Anzahl der Klicks, die Anzahl der geöffneten E-Mails und die Anzahl der gelesenen E-Mails anzeigen.
- Die Daten zur Anzahl der geöffneten E-Mails helfen dabei, beliebte Betreffüberschriften zu bestimmen und die Anzahl der Personen zu erhöhen, die Ihre E-Mails lesen.
- Ein weiterer Grund, die Dienste eines E-Mail-Anbieters in Anspruch zu nehmen, besteht darin, nicht in den Verdacht eines Spammers zu geraten. Sie werden auch viel Zeit damit verbringen, eine Liste von E-Mail-Adressen zu erstellen, sie aufzuschlüsseln, um die maximale Anzahl von Adressen zu erreichen (die meisten E-Mails haben eine Höchstgrenze von 50 Empfängern pro E-Mail), auf eine E-Mail gleichzeitig zu antworten und zu verwalten E-Mails, die zurückgewiesen wurden, weil die Adresse nicht mehr aktiv war.
Schritt 4. Stellen Sie sicher, dass sich die Leute auf der E-Mail-Liste für Ihre Mission interessieren
Überprüfen Sie regelmäßig Ihre E-Mail-Liste, um sicherzustellen, dass die Personen darauf Ihre E-Mails lesen, insbesondere Personen, die ihr Interesse ausdrücklich bekunden. Ihre Messdatenergebnisse werden besser und Sie werden Ihre Zeit effizienter nutzen.
Schritt 5. Erstellen Sie eine personalisierte E-Mail nach Segmenten
Verwenden Sie je nach Spendergruppe unterschiedliche Töne. Wenn Sie beispielsweise eine Gruppe von Personen haben, die regelmäßig auf Ihre E-Mails antworten, senden Sie die E-Mail in einem persönlichen Ton. Erstellen Sie eine weitere Liste mit den Namen der Personen, die Ihre E-Mails normalerweise nicht öffnen. Senden Sie die E-Mail in einem weniger beiläufigen Ton. Erstellen Sie auch E-Mails mit einem „erklärenden“Ton für Personen, die Ihre E-Mail zum ersten Mal erhalten.
Ein E-Mail-Dienstleister hilft Ihnen dabei, Ihre E-Mail zu personalisieren, indem er den Namen des Lesers einschließt, z. B. „Sehr geehrter Herr Henry“
Schritt 6. Geben Sie die Daten ein, die Ihre Spendenaktion unterstützen
Geben Sie Daten darüber an, wie Ihre Gelder verwendet werden oder verwendet werden, damit sich Ihre Leser einbezogen fühlen. Diese Informationen können im einleitenden Absatz oder in dem Abschnitt, in dem Sie eine Lesernachverfolgung anfordern, oder in beiden Abschnitten platziert werden. Menschen geben eher, wenn sie wissen, dass ihr Geld für einen guten Zweck verwendet wurde.
Schritt 7. Sagen Sie Danke, nachdem Sie die Spende erhalten haben
Vergessen Sie nicht, nach Erhalt Ihrer Spende ein persönliches Dankeschön zu senden. Diese Art von einfacher Handlung kann in Zukunft wiederholte Spenden garantieren. Sie sollten diesen Gruß so schnell wie möglich senden; Betrachten Sie diesen Gruß als eine Geldquittung.
Wenn Sie jeden Monat eine große Spende erhalten, erstellen Sie eine Vorlage, die Sie kopieren können, damit Sie sie in Ihren E-Mail-Entwurf einfügen und schnell anpassen können
Teil 3 von 3: Erstellen einer E-Mail-Adressliste
Schritt 1. Kaufen Sie keine Liste mit E-Mail-Adressen
Der Verkauf und Kauf einer Liste mit E-Mail-Adressen potenzieller Spender ist gemäß der Regierungsverordnung der Republik Indonesien Nr. 82 von 2012 über die Implementierung elektronischer Systeme und Transaktionen eine illegale Aktivität. Es gibt Unternehmen, die Sie E-Mail-Listen für den einmaligen Gebrauch „mieten“lassen, aber sie sind sehr teuer. Tausende von E-Mail-Adressen bringen normalerweise wenig Ergebnisse. Geben Sie Ihr Geld besser für etwas anderes aus und finden Sie einen besseren Weg, eine Liste mit E-Mail-Adressen zu erstellen.
Schritt 2. Sammeln Sie Namen und Adressen bei Ihren Veranstaltungen
Wenn Ihre gemeinnützige Organisation an einer Veranstaltung beteiligt ist, stellen Sie sicher, dass Sie den Leuten eine Möglichkeit bieten, ihre E-Mail-Adresse in Ihre E-Mail-Liste aufzunehmen. Stellen Sie sicher, dass auf dem Registrierungspapier eindeutig angegeben ist, dass sie bereit sind, Ihrer E-Mail-Adressliste hinzugefügt zu werden.
Versuchen Sie, ein Gewinnspiel oder einen Wettbewerb zu veranstalten, um mehr Namen zu erhalten. Führen Sie bei einer Veranstaltung ein Gewinnspiel oder einen Wettbewerb für Personen durch, die ihre E-Mail-Adressen registrieren
Schritt 3. Verwenden Sie soziale Netzwerke
Stellen Sie sicher, dass Ihre gemeinnützige Organisation ein starkes Profil in den sozialen Medien hat – von Twitter über Facebook bis hin zu Instagram. Es ist einfach, Menschen über soziale Medien zu erreichen, und wenn Sie interessantes Material haben, können die Leute Ihre Beiträge teilen oder Ihnen helfen, um Spenden zu bitten. Bitten Sie Ihr Netzwerk in den sozialen Medien, seine E-Mail-Adressen zu registrieren, damit es keine wichtigen Ankündigungen verpasst.
Schritt 4. Machen Sie es sich einfach, sich zu registrieren
Ihre Website sollte Besuchern mitteilen, wie sie ihre E-Mail-Adresse registrieren. Die Site muss nicht auffällig sein, aber sie sollte leicht zu finden und zu verwenden sein.
Tipps
- Lesen Sie alte Briefe (auf Papier und elektronisch), die für die Mittelbeschaffung verwendet wurden. Verwenden Sie ähnliche Sätze, wenn Sie der Meinung sind, dass die Buchstaben effektiv sind. Viele Organisationen verwenden alte Briefe als Beispiele, um neue Briefe zu erstellen.
- Verwenden Sie Ihr Logo, um E-Mails sofort zu erkennen. Leser assoziieren oft Organisationen oder Unternehmen mit ihren Logos.
- Nutzen Sie die Dienste eines E-Mail-Anbieters, um ansprechendere E-Mails zu erstellen und Metriken zu generieren, die die Leistung Ihrer E-Mails in Zukunft verbessern. MailChimp ist eine gute Wahl.
- Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail ein White-Label ist, bevor Sie sie senden. Wenn Sie eine Online-Fundraising-Plattform wie Fundraise.com verwenden, wird diese Plattform dies automatisch tun.
