Starren Sie oft minutenlang aus dem Fenster, obwohl Sie arbeiten müssen? Suchen Sie nach nutzlosen Informationen oder spielen Sie Spiele im Internet, obwohl es wichtigere Aufgaben gibt, die sofort erledigt werden müssen? Klingt so, als ob Sie zugeben müssen, dass Sie dazu neigen, aufzuschieben. Der Schlüssel zu einem effektiveren Zeitmanagement besteht darin, Ablenkungen zu minimieren, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, die Sie erledigen müssen, und zuverlässigere Wege zu finden, um Ihre Produktivität zu steigern.
Schritt
Methode 1 von 2: Vermeiden Sie die Gewohnheit, Zeit zu verschwenden
Schritt 1. Halten Sie sich vom Internet fern
Heutzutage ist es so einfach, auf das Internet zuzugreifen und daher sind wir oft versucht, darauf zuzugreifen. Wenn Sie erkennen, dass Sie aufhören müssen, Zeit zu verschwenden und etwas zu tun, wird die Vermeidung des Internets zu einer einfachen Möglichkeit, die Gewohnheit des Aufschiebens zu durchbrechen.
Wenn Ihre Entschlossenheit Ihnen nicht helfen kann, sich vom Internet fernzuhalten – oder schlimmer noch, die Arbeit, die Sie verrichten müssen, erfordert die Nutzung des Internets – können Sie Site-Blocker-Apps für verschiedene Browser installieren. Sie müssen diese App nur einschalten, wenn Sie konzentriert bleiben und sich von diesem Programm helfen lassen müssen
Schritt 2. Schließen Sie Ihr E-Mail-Postfach
Eine Umfrage unter Microsoft-Mitarbeitern ergab, dass sie etwa zehn Minuten damit verbrachten, E-Mails zu beantworten und sich dann weitere fünfzehn Minuten wieder auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren. Wenn Sie sich wirklich auf eine Aufgabe konzentrieren müssen, können Sie Ihre Voicemailbox so einstellen, dass sie automatisch antwortet und versuchen, sich selbst davon abzuhalten, sie zu überprüfen, bis Sie Ihre Arbeit beendet haben.
Dasselbe können Sie mit Textnachrichten, Instant Messages, Push-Benachrichtigungen, mobilen Benachrichtigungen usw. tun. Diese Ablenkungen können dazu führen, dass wir zögern, weil sie sich oft produktiver anfühlen als andere zeitraubende Dinge, aber sie sind oft genauso unproduktiv. Schalten Sie Ihr Handy so weit wie möglich aus
Schritt 3. Erledigen Sie den gesamten Job auf einem Gerät
Wenn Sie einen tragbaren Computer verwenden, um an Tabellenkalkulationen zu arbeiten, ein Mobiltelefon zum Abrufen von E-Mails und ein Tablet für Präsentationen verwenden, werden Sie es auch schwer haben. Jedes Mal, wenn Sie das Gerät wechseln, gibt es bestimmt eine oder zwei Ablenkungen, denen Sie ausgesetzt sind, und danach brauchen Sie etwas Zeit, um sich neu zu konzentrieren. Versuchen Sie, alles, was Sie brauchen, auf einem Gerät zu sammeln, während Sie sich vor Arbeitsbeginn vorbereiten, damit Sie bei der Arbeit nur ein Gerät verwenden können.
Schritt 4. Erstellen Sie einen Zeitplan
Die meisten Leute mögen es nicht, einen Zeitplan zu erstellen, aber Sie müssen keinen vollständigen Zeitplan erstellen. Bevor Sie mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnen, nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, um eine Liste oder andere Dinge zu erstellen, die zum Erledigen der Aufgabe erforderlich sind. Indem Sie einen guten Zeitrahmen schaffen, können Sie auch den Fortschritt Ihrer Arbeit sicherstellen.
- Verwenden Sie "Zeitraster" oder bestimmte Zeitabschnitte für bestimmte Aufgaben, damit Sie diese Aufgabe leichter in praktikable Teile aufteilen können. Diese Methode kann auf alle möglichen Dinge angewendet werden, von Hausaufgaben, Büroaufgaben oder Hausrenovierungen.
- Versuchen Sie, wenn möglich, Ihre Aufgaben und Jobs zu gruppieren. Wenn Sie zum Beispiel zum Supermarkt gehen und Ihr Auto auftanken müssen, versuchen Sie beides auf einer Fahrt. Auf diese Weise können Sie Zeit sparen, wenn Sie zweimal für Dinge arbeiten, die gleichzeitig erledigt werden können.
Schritt 5. Machen Sie es langsamer
Das mag unproduktiv klingen, aber versuchen Sie, langsamer zu arbeiten, denn wenn Sie zu schnell arbeiten oder mehr als eine Aufgabe gleichzeitig erledigen, können Sie am Ende Zeit verschwenden. Studien zeigen, dass nur 2% der Menschen, die jeweils eine Aufgabe erledigen, wirklich effektiv sein und Zeit sparen können.
Langsameres Arbeiten bietet auch die Möglichkeit, sicherzustellen, dass Sie jede Aufgabe gut und klar erledigen, sodass Sie weniger wahrscheinlich zu der Aufgabe zurückkehren, um Fehler zu korrigieren, was normalerweise mehr Zeit in Anspruch nimmt
Schritt 6. Setzen Sie die Arbeit an der aktuellen Aufgabe fort
Oft zögern wir, weil wir andere wichtige (aber nicht dringende) Aufgaben erledigen, anstatt die wichtigen Aufgaben, die wir jetzt erledigen müssen. Zeit mit weniger wichtigen Aktivitäten zu verbringen ist ein Rückschritt und eine Zeitverschwendung, wenn Sie andere dringendere Aufgaben haben. Wissen Sie, ob die Aufgabe, an der Sie arbeiten, die oberste Priorität auf Ihrer To-Do-Liste hat oder nicht.
Versuchen Sie, Ihre Aufgaben zu priorisieren. Beginnen Sie mit ein paar kleinen Aufgaben, um sich zu motivieren, und konzentrieren Sie sich dann auf die wichtigsten oder dringendsten Aufgaben, die Sie gerade haben
Schritt 7. Geben Sie sich Zeit zum Innehalten
Ununterbrochenes Arbeiten kann Sie müde und frustriert machen. Sie können sich am Ende Ihres Arbeitstages oder beim Abendessen eine Pause gönnen, um Überarbeitung zu vermeiden, die die Qualität Ihrer Arbeit beeinträchtigen könnte.
Auch wenn Sie Probleme mit Aufgaben haben, die morgen eingereicht werden müssen, nehmen Sie sich Zeit, um eine Pause einzulegen, bevor Sie sie erneut bearbeiten
Methode 2 von 2: Verwenden von Retest
Schritt 1. Erstellen Sie eine Tabelle, um Ihre Zeit im Laufe des Tages zu verwalten
Inzwischen haben Sie viele Schritte behandelt, um sich von Methode 1 zu konzentrieren, und dieser iterative Test ist eine gute Möglichkeit, um zu testen, wie effektiv Sie sie verwenden. Beginnen Sie mit der Erstellung einer Tabelle oder erstellen Sie eine Tabelle auf Papier oder einem Whiteboard. Erstellen Sie eine Spalte für die Uhr und erstellen Sie rechts davon eine noch breitere Spalte.
Schritt 2. Hören Sie zu Beginn jeder Stunde auf zu arbeiten
Bei diesem Test müssen Sie sich zu Beginn jeder Stunde ein oder zwei Minuten ausruhen, um zu beurteilen, wie Sie die vorherige Stunde genutzt haben. Sie können einen Timer einstellen, um sicherzustellen, dass Sie lange genug anhalten, um diesen Tisch zu füllen.
Schritt 3. Denken Sie darüber nach, wie Sie die letzte Stunde verbracht haben
Denken Sie während des Bewertungszeitraums darüber nach, was Sie in der vorherigen Stunde getan haben. Die Dinge, die Sie tun, variieren von Sport über Lernen für einen Test oder eine Stunde vor dem Fernseher. Versuchen Sie, bei der Bewertung dieser Stunde ehrlich zu sich selbst zu sein.
Schritt 4. Fragen Sie sich, ob Sie die Stunde wiederholen möchten
Daher wird dieser Test als Retest bezeichnet. Wenn Sie wissen, was Sie eine Stunde zuvor getan haben, fragen Sie sich, ob Sie es noch einmal tun möchten oder nicht. Diese Frage hilft Ihnen, sich zu fragen, ob Sie glauben, die letzte Stunde produktiv verbracht zu haben. Wenn die Antwort nein ist, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie die Uhr wiederholen möchten.
Schritt 5. Fassen Sie zusammen, was Sie in einer Stunde gemacht haben und schreiben Sie Ihre Bewertung in die Spalte rechts
Den Überblick zu behalten, wie Ihr Tag läuft und zu sehen, wie viele Stunden Sie wiederholen möchten und wie viele Stunden Sie nicht wiederholen möchten, kann auch ein effektives Motivationsinstrument sein. Schreiben Sie ein paar Worte in die rechte Spalte, was Sie in der letzten Stunde gemacht haben und bewerten Sie auch, ob Sie es wiederholen möchten oder nicht.
Schritt 6. Kennen Sie die Teile Ihres Tages, die Sie kontrollieren können
Einer der Nachteile dieses Wiederholungstests ist, dass Sie jede Stunde schnell nach ihrer Nützlichkeit beurteilen können. Klassen, in denen der Lehrer kein neues Material unterrichtet, unproduktive Arbeitstreffen und andere Teile Ihres Tages können sich wie nervige Zeitfresser anfühlen. Denken Sie daran, dass Sie manchmal nicht die volle Kontrolle über jede Stunde Ihres Tages haben und sich um Dinge kümmern müssen, die sich unproduktiv anfühlen, wie Arbeitsbesprechungen, die für Sie Zeitverschwendung sind.
Flexibilität ist in allen Lebensbereichen wichtig, auch Zeit für Spaß und Entspannung
Tipps
- Stellen Sie sicher, dass Sie nachts genügend Schlaf bekommen, damit Sie sich den ganzen Tag nicht träge und faul fühlen.
- Versuchen Sie, ehrlich zu sich selbst zu sein, wenn Sie versuchen, bei der Arbeit produktiv zu sein. Manchmal ist das Beste, was Sie tun können, einen kurzen Spaziergang zu machen, etwas zu essen oder ein paar Minuten mit einem Freund zu sprechen, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie sich nach einem harten Arbeitstag erfrischen müssen.
