Ein Geschäftsprozess ist ein System, mit dem ein Unternehmen seine Ziele erreicht. Dieser Prozess kann auch als Schritte zur Wertschöpfung für den Kunden interpretiert werden. Manager analysieren Geschäftsprozesse, um zu beurteilen, wie gut sie laufen. Der Manager analysiert zunächst die aktuell laufenden Prozesse. Danach kann das Management Änderungen festlegen, um bestehende Prozesse zu verbessern. Prozessverbesserungen können Unternehmen helfen, Zeit zu sparen, Kosten zu senken oder Produkte zu entwickeln, die für Kunden besser geeignet sind.
Schritt
Teil 1 von 2: Bestimmen, wie Geschäftsprozesse erstellt werden
Schritt 1. Geschäftsprozesse definieren
Geschäftsprozesse beziehen sich auf die Aktivitäten, die Mitarbeiter täglich ausführen, um Unternehmensziele zu erreichen. Dieser Prozess spiegelt die Handlungen des Unternehmens wider, um bestimmte Ziele zu erreichen. Der Geschäftsprozess muss alle Variationen oder Ausnahmen des Prozesses enthalten. Um zu verstehen, wie ein Geschäftsprozess analysiert wird, müssen Sie sich überlegen, wie ein Geschäftsprozess erstellt wird.
- Berücksichtigen Sie den Umfang der Aufgabe. Beispielsweise aktualisieren Sie den Prozess, der zum Senden von Rechnungen an Kunden verwendet wird. Der Umfang der Aufgabe bezieht sich darauf, wie breit der Umfang der auszuführenden Aufgabe ist. Gehen Sie in diesem Fall davon aus, dass der Umfang alle an einen Kunden gesendeten Rechnungen umfasst. Sie stellen fest, dass in einem Monat durchschnittlich 200 Rechnungen an Kunden gesendet werden.
- Geben Sie das gewünschte Ergebnis an. Überlegen Sie, was mit diesem Prozess erreicht werden soll. In diesem Fall möchten Sie, dass die Rechnungen genau an jeden Kunden gesendet werden, sobald das Produkt versandt wird. Sie senden eine physische Kopie der Rechnung beim Absenden der Bestellung. Außerdem senden Sie jedem Kunden eine elektronische Rechnung per E-Mail.
- Listen Sie die Teilprozesse auf, die sich im Prozess befinden. Je spezifischer ein Prozess ist, desto einfacher lässt er sich analysieren und verbessern.
- Geschäftsprozesse dokumentieren. Sie können den Prozess als Liste von Schritten dokumentieren und erwägen, diese in einem Flussdiagramm darzustellen. In großen Unternehmen sind Prozesse oft abteilungsübergreifend. Der Rechnungserstellungsprozess würde beispielsweise die Rechnungs- und Buchhaltungsabteilungen einbeziehen.
- Definieren Sie die verschiedenen Abteilungen oder Entitätsfunktionen im Prozess zusammen mit allen Inputs und Outputs. Zum Beispiel erfordert die Erstellung einer Gehaltsabrechnung Eingaben von der Produktionsabteilung, um die Anzahl und Stunden der gearbeiteten Arbeiter herauszufinden, die Personalabteilung, um Tarife und Gehaltskürzungen usw.
- Listen Sie alle Ausnahmen des Prozesses auf. Fast alle Geschäftsabläufe werden Ausnahmen und Abweichungen haben. Beispielsweise können Sie bestimmten Kunden große Rabatte gewähren. Dieser Kunde bestellt Produkte in großen Mengen. Bei der Gewährung eines hohen Rabatts zieht das Abrechnungspersonal den in der Fakturierungssoftware berechneten Rabattbetrag ab. Große Rabatte müssen manuell eingegeben werden, um eine genaue Rechnung zu erstellen.
Schritt 2. Dokumentieren Sie den Geschäftsprozess und überlegen Sie, welche Art von Geschäftsprozess erstellt werden soll
Die Trennung mehrerer Geschäftsprozesse nach Typ hilft bei der Geschäftsprozessanalyse und Prozessverbesserung. Wenn zwei Prozesse vom gleichen Typ sind, können die Prozessupgrades ähnlich sein. Ein bestimmter Prozess kann ein Betriebs-, Unterstützungs- oder Managementprozess sein.
- Operative Prozesse beziehen sich auf die täglichen Aufgaben der Lieferung von Produkten an Kunden. Der Prozess der Rechnungserstellung für Kunden kann in den Betriebsablauf eingebunden werden. Es ist sehr wichtig, genaue Rechnungen an Kunden zu senden, damit Zahlungen so schnell wie möglich eingezogen werden können.
- Supportprozesse beziehen sich auf die operativen Supportaktivitäten Ihres Unternehmens. Die Personalabteilung ist ein Beispiel für einen Bereich der Unternehmensunterstützung. Diese Abteilung unterstützt die Abteilungsleiter bei der Vorstellungsgespräche und der Rekrutierung neuer Mitarbeiter. Obwohl die Personalabteilung nicht direkt mit den Kunden in Verbindung steht, unterstützt sie die Betriebsabteilung.
- Jedes Unternehmen braucht ein Management, um die allgemeine Geschäftsausrichtung des Unternehmens zu leiten. Der Prozess der Planung und Umsetzung des Budgets ist ein Managementprozess. Alle Unternehmen sollten einen formellen Budgetierungsprozess haben. Bei diesem Prozess sollte das Management das Budget des Unternehmens mit dem Finanzmanager besprechen.
Schritt 3. Analysieren Sie Geschäftsprozesse, um Symptome von Prozessineffizienz zu finden
Geschäftsprozesse bestehen aus Inputs (Inputs) und Outputs (Outputs). Als Inputs werden Arbeit, Energie, Materialien und Investitionsgüter betrachtet. Inputs sind Vermögenswerte, die zur Erzielung von Umsatz und Gewinn verwendet werden. Andererseits ist das Ergebnis ein physisches Produkt oder eine Dienstleistung. Inputs gehen in den Prozess ein und produzieren Outputs. Sie müssen eine Analyse durchführen, um die Ineffizienzen dieses Prozesses zu erkennen.
- Ihr Prozess muss Inputs effizient nutzen, um Outputs zu erzeugen. Sie leiten beispielsweise eine Filiale einer Reparaturwerkstatt. Ihre Eingabe ist Arbeit, Ausrüstung und Teile. Ihr Output sind kundeneigene Fahrzeugreparaturdienste.
- Eine lange Reparaturzeit oder ein Arbeitsstau sind ein Hinweis auf Prozessineffizienz. Das Problem kann darauf zurückzuführen sein, dass der Reparaturplan einiger Kunden zu eng ist.
- Auch wenn die Kosten für den Austausch von Teilen das Budget weit übersteigen, sind Anzeichen für eine Prozessineffizienz zu erkennen. In diesem Fall kann das Problem spezifisch für die Einkaufsabteilung oder die Teile des Lieferanten sein.
- Bestimmen Sie anhand der identifizierten Probleme, welche Prozesse verbessert werden müssen. Sie müssen mehrere Geschäftsprozesse priorisieren. Wählen Sie den Prozess aus, der die größten Auswirkungen auf Ihr Unternehmen hat. Sie können beispielsweise zuerst die Laufzeit korrigieren. Die lange Bearbeitungszeit führt dazu, dass das Unternehmen Kunden verliert. Priorisieren Sie die Verbesserung des Prozesses.
Teil 2 von 2: Geschäftsprozess analysieren
Schritt 1. Sprechen Sie mit Schlüsselpersonen über Prozesse im Unternehmen
Nachdem Sie den zu verbessernden Prozess festgelegt haben, besprechen Sie den Prozess mit den für die Umsetzung verantwortlichen Personen. Nehmen Sie sich Zeit, um wichtige Teilnehmer zu befragen, und fragen Sie nach Verbesserungen, die vorgenommen werden könnten.
- Fragen Sie nach Mitarbeiteraktionen und warum.
- Bestimmen Sie die Eingaben, die zum Ausführen jeder Aufgabe erforderlich sind und wo Sie die einzelnen Eingaben erhalten. Wenn das Unternehmen Denim-Jeans herstellt, müssen Sie wissen, wer der Denim-Lieferant ist und wie oft die Rohstoffe an das Unternehmen gesendet werden.
- Identifizieren Sie die Ergebnisse jeder Aufgabe und wer sie erhält. Wenn Sie eine Werkstatt leiten, sollten die Werkstattmitarbeiter ihre Arbeit dokumentieren. Das Reparaturpersonal muss die Informationen an die Abrechnungsabteilung weiterleiten, die dann eine Rechnung für den Kunden erstellt.
- Bitten Sie um Vorschläge, wie Sie Prozessineffizienzen beheben können, die Ihre Mitarbeiter finden.
Schritt 2. Erstellen Sie für jeden Prozess ein Geschäftsflussdiagramm
Prozessflussdiagramme können Ihnen bei der Beschreibung von Geschäftsprozessen helfen. Sie können die Dokumentation aus Ihrer Prozessbesprechung verwenden, um ein Flussdiagramm zu erstellen. Dieses Flussdiagramm sollte alle Schritte enthalten, die zum Abschließen eines bestimmten Geschäftsprozesses erforderlich sind.
- Es ist wichtig zu beachten, dass ein Geschäftsprozessflussdiagramm nur definierte Verfahren enthalten sollte, die Mitarbeiter befolgen müssen.
- Flussdiagramme können manuell oder mit Software gezeichnet werden. Word- und Tabellenkalkulationsprogramme mit Mapping-Funktionen können verwendet werden, um Flussdiagramme zu erstellen. Sie können auch spezielle Software zum Erstellen von Flussdiagrammen finden.
- Flussdiagramme sind sehr nützliche Werkzeuge, um die Geschäftsprozesse vor Ihnen klar zu sehen. Dieses Tool wird das Erkennen und Korrigieren von Ineffizienzen viel einfacher machen.
- Sobald Änderungen am Prozess vorgenommen wurden, überprüfen Sie die Ergebnisse erneut und prüfen Sie, ob sich der Prozess Ihren Erwartungen entspricht. Wenn nicht, wiederholen Sie den Analyseprozess und versuchen Sie, Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Die Geschäftsprozessanalyse ist eine fortlaufende Aktivität in Ihrem Unternehmen.
Schritt 3. Führen Sie eine Brainstorming-Sitzung durch, um Prozessverbesserungen zu finden
Viele Prozesse involvieren mehr als eine Abteilung in Ihrem Unternehmen. Gruppensitzungen werden Prozessineffizienzen identifizieren, die mehr als eine Abteilung betreffen. Diese Sitzungen können auch Informationen validieren, die während persönlicher Interviews mit Teilnehmern bereitgestellt wurden.
- Fassen Sie die erhaltenen Informationen zusammen und teilen Sie sie mit den Prozessbeteiligten. Dies schließt Teilnehmer ein, die zuvor interviewt wurden und noch nicht. Bitten Sie alle um Feedback. Dieses Feedback bietet zusätzliche Anleitungen für Ihre Analyse.
- Die von den Prozessbeteiligten erhaltenen Informationen sollten Ihnen eine klare Vorstellung davon geben, wie der Prozess funktioniert und wo das Problem liegt.
- Das zwischenmenschliche Gespräch wird zur Grundlage, um Änderungen an einem Prozess vorzunehmen. Änderungen können Kostensenkungen, Prozesszykluszeitverkürzungen, Prozessvereinfachungen oder Serviceverbesserungen für Kunden sein.
