Sie wurden gerade zum Sekretär des Ausschusses gewählt oder ernannt, dem Sie angehören. Sicher! Wissen Sie, wie man Protokolle erstellt, vorbereitet und präsentiert? Ob Sie sich an die "Robert's Rules of Order" des Gesetzgebers halten oder in einem weniger formellen Rahmen Protokoll führen, hier sind wichtige Methoden, die Sie befolgen sollten.
Schritt
Teil 1 von 4: Erste Vorbereitung
Schritt 1. Machen Sie sich mit den Besprechungsrichtlinien Ihrer Organisation vertraut
Wenn von der Sekretärin erwartet wird, dass sie ein formelles Protokoll führt, fragen Sie, ob die Gruppe Roberts Geschäftsordnung oder andere Richtlinien befolgt. Fragen Sie in einer informelleren Umgebung, was in das Protokoll aufgenommen werden muss oder wie es verwendet wird.
- Als Notizenschreiber müssen Sie nicht mit der gesamten Seite mit den Bestellregeln vertraut sein. Es kann jedoch hilfreich sein, sich ein Exemplar des Buches zu besorgen (oder beim Vorsitzenden auszuleihen), um spezifische Fragen zu beantworten.
- Verstehen Sie Ihre Rolle gut. Einige Sekretäre, die das Protokoll führten, nahmen nicht an der Sitzung teil, andere führten das Protokoll und trugen ebenfalls zur Diskussion bei. In beiden Fällen sollte die Sekretärin keine Person sein, die eine andere Hauptrolle innehat, wie z. B. Besprechungsleiter oder Moderator.
Schritt 2. Bereiten Sie die Vorlage vor
Jedes Sitzungsprotokoll enthält viele der gleichen Informationen. Vorlagen schaffen ein einheitliches Format für eine einfache Referenz. Fügen Sie Leerzeichen für die folgenden Informationen ein.
- Name der Organisation.
- Besprechungstyp. Handelt es sich um eine wöchentliche oder jährliche Sitzung, eine kleinere Ausschusssitzung oder eine Sitzung zu einem besonderen Zweck?
- Datum, Uhrzeit und Ort. Schaffen Sie Platz für den Beginn und das Ende des Meetings (Eröffnung und Auflösung).
- Name des Vorsitzenden oder Vorsitzenden der Versammlung & Name des Sekretärs (oder seines Nachfolgers).
- Liste "Teilnehmer" und "Entschuldigung für Abwesenheit". Dies ist ein schicker Begriff für Anwesenheitslisten. Beachten Sie, ob die Beschlussfähigkeit erreicht ist (ausreichende Personenzahl für die Abstimmung).
- Machen Sie Platz für Ihre Unterschrift. Als Notizenmacher sollten Sie Ihre Notizen immer unterschreiben. Bei der Genehmigung des Protokolls können gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens zusätzliche Unterschriften erforderlich sein.
- Ein Agendaheft, falls vorhanden. Wenn der Vorsitzende oder Sitzungsmoderator Sie nicht auffordert, eine Tagesordnung zu erstellen, sollte diese auf Anfrage erhältlich sein. Eine Agenda zum Nachschlagen hilft Ihnen beim Organisieren von Besprechungsprotokollen.
Schritt 3. Nehmen Sie Ihr Notebook oder Ihren Laptop mit
Stellen Sie sicher, dass alles, was Sie mitbringen, für Sie bequem ist. Wenn Sie häufig Notizen machen, führen Sie zu diesem Zweck ein Notizbuch oder erstellen Sie einen Ordner auf Ihrem Computer.
- Wenn Sie Protokolle für eine frühere Besprechung erstellen, die nicht genehmigt wurde, nehmen Sie sie mit.
- Ein Audiorecorder kann Ihnen zwar helfen, die Minuten später zu transkribieren, aber er ist kein Ersatz für Minuten. Wenn Sie ein Meeting aufzeichnen, stellen Sie sicher, dass alle Anwesenden zustimmen, und geben Sie nicht der Versuchung nach, eine Wort-für-Wort-Transkription zu erstellen.
- Das Erlernen der Kurzschrift beschleunigt das Aufnehmen von Notizen, aber Sie müssen nicht jedes Wort aufschreiben, um Notizen zu machen. Tatsächlich sollten Sie es vermeiden.
- Wenn Sie gebeten werden, bei einer Besprechung öffentlich Protokoll zu führen, verwenden Sie ein OHP oder eine Präsentationstafel. Stellen Sie sicher, dass Sie sich zu Hause Notizen machen können, ohne dass die Tinte verblasst, damit Sie Ihre Notizen mit Kurzschrift eingeben können.
Teil 2 von 4: Besprechungsprotokolle erstellen
Schritt 1. Teilen Sie die Anwesenheitsliste
Sobald alle anwesend sind, verteilen Sie einen Zettel (bei größeren Besprechungen eher) mit genügend Platz zum Aufschreiben von Namen und Kontaktdaten. Sie können dieses Dokument nach dem Meeting verwenden, um den Abschnitt mit der Teilnehmerliste Ihrer Vorlage auszufüllen, oder diese Liste in Ihr fertiges Protokoll einfügen.
Wenn Sie die große Anzahl der Anwesenden nicht kennen, skizzieren Sie einen Sitzplan und füllen Sie ihn aus, wenn Sie alle bitten, sich vorzustellen. Halten Sie dieses Diagrammblatt bereit, während Sie Ihr Protokoll schreiben, damit Sie die Personen nach Möglichkeit mit Namen benennen können (wie unten beschrieben)
Schritt 2. Füllen Sie so viel wie möglich in die verfügbaren Vorlagen aus
Notieren Sie während des Wartens auf den Beginn der Sitzung den Namen der Organisation, das Datum und den Ort der Sitzung und die Art der Sitzung (wöchentliche Vorstandssitzung, Sonderausschusssitzung usw.). Notieren Sie sich die Startzeit, wenn das Meeting beginnt.
- Wenn Sie keine Vorlage haben, notieren Sie diese Informationen oben in Ihrer Notiz.
- Wenn das Meeting zu einem besonderen Zweck oder Ereignis abgehalten wird, speichern Sie die gesendeten Benachrichtigungen, um die Mitglieder darüber zu informieren. Sie müssen es nach dem Kopieren in die Notiz einfügen.
Schritt 3. Notieren Sie die Ergebnisse der ersten Bewegung
Die meisten formellen Sitzungen beginnen mit einem Antrag auf Annahme einer Tagesordnung, daher dient dieser Schritt als Beispiel. Wenn das Meeting mit einem anderen Antrag beginnt, stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen aufzeichnen:
- Der passende Wortlaut für den Beginn des Antrags lautet "Ich mache einen Vorschlag". Dies gilt im Allgemeinen für Sätze wie „Ich schlage die Annahme dieser Tagesordnung vor“.
- Name des Antragstellers (der Person, die den Antrag stellt).
- Abstimmungsergebnisse. Wenn die Abstimmung erfolgreich ist, schreiben Sie "Antrag angenommen". Wenn dies fehlschlägt, schreiben Sie "Antrag abgelehnt".
- Sie können einen langen Antrag schriftlich einreichen lassen, wenn Sie ihn nicht genau aufnehmen können. Wenn sich dies wiederholt, fragen Sie am Rande der Sitzung, ob die Einreichung von Anträgen in diesem Papier mit einer bestimmten Anzahl von Worten zur offiziellen Richtlinie für Anträge gemacht werden kann.
- Wenn Sie die Tagesordnung entwerfen, können Sie sowohl Antragsteller als auch Protokollführer sein. Es kann getan werden; Solange du objektiv bleibst, sollte es kein Problem sein, deine eigenen Stunts aufzuzeichnen.
Schritt 4. Zeichnen Sie während der gesamten Besprechung andere Anträge auf
Hören Sie sich die gesamte Diskussion aufmerksam an, aber zeichnen Sie sie (sofern nicht anders angegeben!) nicht auf. Wenn ein neuer Antrag gestellt wird, notieren Sie die relevanten Informationen.
- Denken Sie daran, dass jeder Antrag den genauen Wortlaut des Antrags, den Namen des Antragstellers und das Abstimmungsergebnis enthalten muss.
- Einige Anträge erfordern Befürworter von Vorschlägen, bevor sie zur Abstimmung gehen. Wenn jemand sagt "Ich unterstütze diesen Antrag" oder ähnliche Wörter, notieren Sie sich den Namen dieser Person als Unterstützer.
- Wenn Sie den Namen des Antragstellers nicht kennen oder den Antrag wiederholen müssen, unterbrechen Sie die Besprechung höflich. Die genaue Aufzeichnung von Informationen ist wichtig, um kleinere Unterbrechungen zu rechtfertigen.
- Wenn ein Antrag korrigiert wird, ändern Sie einfach den Wortlaut des Antrags in Ihren Notizen. Sofern die Änderung nicht kontrovers ist und eine langwierige Diskussion auslöst, muss nicht darauf hingewiesen werden, dass die Änderung bei der Sitzung erfolgte.
Schritt 5. Hören Sie sich den Bericht an und erhalten Sie eine Kopie des Berichts
Wenn ein Bericht, ein Nachrichtenbulletin oder ein ähnlicher Artikel laut vorgelesen wird, notieren Sie den Titel des Berichts und die Person, die ihn gelesen hat (oder den Namen des Unterausschusses, der ihn verfasst hat). Wenn ein Antrag angehängt ist, nehmen Sie ihn wie jeden anderen Antrag auf.
- Am praktischsten ist es, am Ende der Sitzung eine Kopie des Berichts zu erhalten. Machen Sie sich eine Notiz, um nach der Sitzung eine Kopie vom Leser oder Sitzungsleiter (Vorsitzender oder Präsident) anzufordern. Sie fügen eine Kopie jedes Berichts bis zu den zuvor kopierten Protokollen bei.
- Wenn keine Kopie verfügbar ist, notieren Sie, wo das Original aufbewahrt wird. Möglicherweise müssen Sie diese Informationen nach dem Meeting anfordern.
- Wenn Mitglieder einen mündlichen Bericht erstellen (und nicht aus einem Dokument lesen), schreiben Sie eine kurze und objektive Zusammenfassung des Berichts. Geben Sie keine besonderen Details oder Zitate von Rednern wörtlich an.
Schritt 6. Notieren Sie die durchgeführten oder gegebenen Aktionen
Dazu gehört das "Abgleichen" mit Aufgaben in vergangenen Meetings sowie neuen Aktionen. Wurde jemand beauftragt, einen Brief zu schreiben? Schreiben Sie ihre Namen und Anweisungen auf.
- Je nachdem, wie formell Ihr Meeting ist, fallen viele dieser Aktionen in die Kategorie „Anträge“. Bei weniger formellen Besprechungen müssen Sie möglicherweise Entscheidungen im Auge behalten, die nicht ganz eindeutig sind.
- Fügen Sie einer eventuellen Entscheidung einen kurzen Begründungsantrag bei.
Schritt 7. Notieren Sie alle Anweisungs- und Entscheidungspunkte
Wenn ein Einspruch in das Verfahren eingebracht wird, ist der Einspruch und seine Begründung sowie die vollständige Entscheidung des Vorsitzenden aufzuzeichnen.
Achten Sie darauf, Verweise auf Robert's Rules of Order, interne Organisationsregeln oder Firmenprotokolle aufzunehmen
Schritt 8. Nur wenn Sie dazu aufgefordert werden, zeichnen Sie eine Zusammenfassung der Diskussion auf
Offiziell sind Protokolle eine Aufzeichnung dessen, was „getan“wurde, nicht was „gesagt“wurde.
- Seien Sie bei der Aufzeichnung von Diskussionen so objektiv wie möglich. Beziehen Sie konkrete Punkte ein, keine Meinungen, und minimieren Sie die Verwendung von Adjektiven und Adverbien. Trockenes, sachliches und langweiliges Schreiben ist dein Ziel!
- Erwähnen Sie Personen in der Diskussionszusammenfassung nicht namentlich. Dies ist besonders wichtig bei heißen Argumenten, die Probleme verursachen können.
Schritt 9. Schließen Sie am Ende des Meetings
Notieren Sie den Zeitpunkt, zu dem die Besprechung abgebrochen wurde. Denken Sie daran, eine Kopie des Berichts anzufordern oder jemanden daran zu erinnern, ihn Ihnen zu senden.
Scannen Sie Ihre Notizen, um zu sehen, ob Sie etwas verpasst haben oder eine Klärung benötigen. Wenn Sie jemandem eine Frage stellen müssen, tun Sie dies jetzt, bevor er geht
Teil 3 von 4: Protokolle kopieren
Schritt 1. Starten Sie diesen Vorgang so schnell wie möglich
Am besten kopieren Sie das offizielle Protokoll direkt nach dem Meeting, solange Ihnen die Ereignisse noch frisch in Erinnerung sind.
Schritt 2. Verwenden Sie einen Computer, um Ihre Besprechungsprotokolle einzugeben
Sie haben dies wahrscheinlich getan, wenn Sie Ihren Laptop in einer Besprechung verwenden. Speichern Sie Ihre Notizen und erstellen Sie ein neues Dokument für das Protokoll, damit Sie Ihre Notizen und Notizen nebeneinander vergleichen können.
Schritt 3. Formatieren Sie Ihre Notizen in ordentliche Absätze
Jeder neue Antrag, jede Entscheidung oder jede Weisung muss in einen eigenen Absatz aufgenommen werden. Überprüfen Sie beim Erstellen des Formats Folgendes:
- Verwenden Sie korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Verwenden Sie bei Bedarf eine Rechtschreibprüfung.
- Verwenden Sie im gesamten Bericht dieselbe Form der Sprache. Verwenden Sie die Vergangenheitsform oder die Gegenwartsform, aber ändern Sie sie niemals im selben Dokument.
- Schreiben Sie so objektiv wie möglich. Ihre Meinung sollte nicht aus dem Protokoll abgeleitet werden. Sie versuchen, einen objektiven Datensatz zu erstellen, den jeder verwenden kann.
- Verwenden Sie eine einfache und eindeutige Sprache. Vage Sprache sollte durch bestimmte Wörter ersetzt werden. Auf die blumige Beschreibung sollte ganz verzichtet werden.
- Listen Sie nur die ergriffenen Maßnahmen auf, nicht die Diskussion. Sofern Sie nicht aufgefordert werden, eine Diskussion aufzuzeichnen, sollten Sie sich auf das konzentrieren, was getan, nicht was genannt.
- Geben Sie Seitenzahlen zum einfachen Nachschlagen an.
Schritt 4. Teilen Sie Ihre Protokollentwürfe mit Mitgliedern
Senden Sie jedem Mitglied eine Kopie unter Verwendung der Kontaktinformationen auf der Anwesenheitsliste. Wenn Sie ihre Kontaktinformationen nicht haben, sollte der Besprechungsleiter sie kontaktieren können.
Schritt 5. Bringen Sie Ihr Protokoll zur Genehmigung mit
Möglicherweise werden Sie gebeten, das Protokoll bei der nächsten Sitzung vorzulesen und zur Genehmigung vorzulegen. Wenn der Antrag erfolgreich ist, markieren Sie, dass das Protokoll akzeptiert ist.
- Wenn das Protokoll vor der Annahme begründet ist, vermerken Sie die Änderungen im Dokument und vermerken Sie am Ende, dass das Protokoll korrigiert wurde. Beschreiben Sie die Korrektur nicht speziell.
- Wird ein Antrag auf Berichtigung des Protokolls nach dessen Eingang gestellt, tragen Sie den genauen Wortlaut des Antrags in das entsprechende Protokoll ein und geben Sie an, ob dem Antrag zugestimmt wurde oder nicht.
Teil 4 von 4: Vorlagen für Besprechungsprotokolle verwenden
Schritt 1. Besuchen Sie die Meeting-Vorlagen-Aggregator-Site
Diese vorgefertigte Vorlage hilft Ihnen, Zeit bei der Vorbereitung von Besprechungsprotokollen zu sparen und gleichzeitig Fehler beim Aufzeichnen von Notizen zu vermeiden.
Schritt 2. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um diese Websites zu erkunden
Verwenden Sie die Suchfunktion und erkunden Sie die verfügbaren Optionen, um die beste für Sie zu finden.
Wenn Sie eine spezielle Vorlage benötigen, z. B. allgemein oder standardmäßig, durchsuchen Sie die Website nach einer, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht, und laden Sie sie dann herunter, indem Sie auf die Schaltfläche „Download“oder „Vorlage verwenden“klicken. Stellen Sie sicher, dass Sie es an einem leicht zu findenden Ort aufbewahren, damit Sie es nicht verlieren
Schritt 3. Öffnen Sie die Vorlagendatei
Öffnen Sie nach dem Herunterladen die ZIP-Datei und öffnen Sie sie dann mit Microsoft Word oder Excel. Verwenden Sie die neueste Version von Microsoft Word, um die hochwertigste Vorlage zu erhalten und die Verwendung zu vereinfachen. Die Verwendung der neuesten Version erleichtert Ihnen die Arbeit und ermöglicht Ihnen gleichzeitig die Nutzung neuer Funktionen.
Schritt 4. Fügen Sie das Firmenlogo und das Copyright-Zeichen auf dem Vorlagenkopf hinzu
Entfernen Sie das Beispiellogo, aber lesen Sie unbedingt die Nutzungsbedingungen der Vorlagen-Quellwebsite. Sie wollen sich nicht unnötigen rechtlichen Ärger stellen, oder?
Schritt 5. Ändern Sie den Titel
Markieren Sie im Titelbereich das Wort „Meeting/Group“und geben Sie dann einen Titel für Ihr Meeting-Protokoll ein.
Schritt 6. Ändern Sie das Thema (optional)
Um die Besprechungsprotokolle schöner und professioneller zu gestalten, sollten Sie die Farben ändern oder ein vorgefertigtes Thema auswählen. Der Trick ist einfach, suchen Sie nach "Seitenlayout" und öffnen Sie dann den Abschnitt "Farben und Designs". In diesem Abschnitt können Sie das Aussehen der Vorlage festlegen. Sie können die Farbe sogar an die Farbe des Firmenlogos anpassen.
Schritt 7. Benennen Sie die Teile der Vorlage
Die Vorlage sollte aus mehreren Abschnitten bestehen. Vielleicht brauchen Sie mehr oder weniger, oder Sie mögen den Namen einfach nicht. Sie können es ändern, um es Ihren spezifischen Meeting-Anforderungen anzupassen.
Schritt 8. Speichern Sie diese Vorlage auf Ihrem Laptop, damit Sie sie für Besprechungsprotokolle mitnehmen können
Wenn Sie noch Microsoft Office verwenden, ist dieser Job einfach und schnell zu erledigen. Sie sollten auch in der Lage sein, regelmäßiger und genauer als zuvor an Besprechungen teilzunehmen. Alternativ können Sie auch eine Vorlage ausdrucken und das Protokoll per Hand schreiben. Achten Sie jedoch darauf, dass die Abschnitte breit genug sind, damit Sie so viele Informationen wie nötig aufnehmen können.
Schritt 9. Überprüfen Sie Ihre Vorlage
Sicher! Sie haben die Erstellung der Besprechungsprotokollvorlage abgeschlossen. Ihre Produktivität und Genauigkeit bei der Arbeit während Besprechungen sollte sich erheblich verbessern, da Sie nun eine Anleitungsvorlage zum Organisieren von Besprechungsnotizen haben. Lesen Sie wie bei jedem anderen Job die Details in der Vorlage, um zu sehen, ob etwas fehlt oder nicht klar ist. Sobald Sie sich vergewissert haben, dass alles richtig ist, können Sie diese Vorlage verwenden und sind besser auf Ihr nächstes Meeting vorbereitet.
Tipps
- Geben Sie Ihr Protokoll ein, sobald das Meeting vorbei ist. Am besten tun Sie dies, solange Ihnen die Ereignisse noch frisch in Erinnerung sind. Es ist wichtig, dass die Teilnehmer so schnell wie möglich nach dem Meeting eine Kopie des Aktionselements erhalten.
- Setzen Sie sich so nah wie möglich an den Besprechungsleiter. Auf diese Weise können Sie alles hören und um Klärung bitten, ohne Ihre Stimme erheben zu müssen.
- Bitten Sie die Leute, ihre Bewegungen aufzuzeichnen, damit Sie nicht sofort aufnehmen müssen.
- Bewahren Sie die Protokolle in einer sicheren Datei auf.
Scheuen Sie sich nicht, jederzeit zu unterbrechen und um Klärung zu bitten.
- Hinweise sind sehr wichtig. Diese Aufzeichnungen werden aufbewahrt und können für zukünftige Referenzzwecke verwendet werden. Wenn es beispielsweise um rechtliche Angelegenheiten geht, kann der Ruf einer Person von Ihrem Protokoll abhängen.
- Lesen Sie die Abschnitte in Roberts Geschäftsordnung, insbesondere den Abschnitt über den Beruf des Sekretariats.
- Schreiben Sie die wichtigen Dinge auf, wenn sie sprechen. Wenn das gleiche Thema zweimal zur Sprache kommt, gruppieren Sie sie nicht.
Warnung
- Nehmen Sie nicht zu viele Details in das Protokoll auf. Auch wenn Sie gebeten werden, eine Diskussion aufzuzeichnen, halten Sie sie so kurz und direkt wie möglich. Beschränken Sie sich darauf, die wichtigen Punkte aufzuschreiben, oder Sie werden überfordert, wenn Sie das Protokoll mit unnötigen Details füllen.
- Die persönlichen Interpretationen und Gefühle des Mitschreibers sollten nicht in die Notizen aufgenommen werden.
- Fällt ein Teil der Sitzung in die Kategorie des Anwaltsgeheimnisses, nicht diesen Teil aufzeichnen. Beachten Sie, dass "Der Anwalt informiert, dass dieses Gespräch die Vertraulichkeit von Anwalt und Mandant beinhaltet. Dieses Gespräch wird nicht aufgezeichnet."
- Wenn Sie gebeten werden, vertrauliche Gespräche, wie z. B. zwischen Anwälten und Mandanten, aufzuzeichnen, erstellen Sie „andere“Protokolle und führen Sie diese getrennt von den regulären Protokollen. Vertraulich markieren und deutlich machen, wer Zugriff auf das Dokument hat.
