Auf den ersten Blick mag es schwierig erscheinen, einen Jobbericht zu schreiben, aber es ist tatsächlich einfacher, als Sie denken. Arbeitsberichte werden normalerweise verwendet, um den Fortschritt eines bestimmten Projekts zu erläutern oder Schlussfolgerungen und Empfehlungen zu bestimmten Themen am Arbeitsplatz zu geben. Um auf einfache Weise einen effektiven Arbeitsbericht zu schreiben, sollten Sie zunächst Ihren Zweck, Ihr Publikum, Ihre Forschung und Ihre Botschaft berücksichtigen. Erstellen Sie einen Bericht im Geschäftsberichtsformat. Nehmen Sie Überarbeitungen vor, damit der Bericht wirksam wird.
Schritt
Teil 1 von 3: Planung eines Arbeitsberichts
Schritt 1. Identifizieren Sie den Zweck und das Thema des Berichts
Manchmal werden Sie möglicherweise aufgefordert, einen Bericht zu erstellen. Der Zweck oder das Thema des Berichts wird höchstwahrscheinlich in der Anfrage angegeben. Wenn Sie sich bei einem Ziel oder Thema nicht sicher sind, überlegen Sie sich die Botschaft, die Sie Ihren Lesern vermitteln möchten. Sie können auch mit Ihrem Vorgesetzten oder Vorgesetzten klären.
Ihr Ziel könnte beispielsweise darin bestehen, ein geschäftliches Problem zu analysieren, die Ergebnisse eines Projekts, an dem Sie arbeiten, zu erläutern oder einem Vorgesetzten einen Überblick über den Fortschritt Ihrer Arbeit zu geben
Schritt 2. Wählen Sie einen Ton und eine Sprache, die zum Leser passen
Berücksichtigen Sie das Wissen des Lesers und die Fachbegriffe, die er kennt. Wenn Sie einen Bericht schreiben, können Sie Jargon und eine professionellere Sprache verwenden, als wenn Sie für die Öffentlichkeit schreiben.
- Wer liest den Bericht? Berücksichtigen Sie alle Leser, die Ihren Bericht wahrscheinlich verwenden werden.
- Wenn Ihre Leserschaft heterogen ist, schreiben Sie die gesamten Informationen für den Leser auf, der am wenigsten weiß, was Sie schreiben. Verwenden Sie jedoch für jeden Abschnitt Überschriften, damit erfahrenere Leser Informationen überspringen können, die sie nicht für erforderlich halten. Sie können auch bestimmte Abschnitte schreiben, um bestimmte Lesergruppen anzusprechen.
Schritt 3. Sammeln Sie ggf. Daten und unterstützende Materialien
Fügen Sie das Material hinzu, das Sie als Grundlage für Ihre Schlussfolgerungen oder Empfehlungen verwendet haben. Sie werden bei der Erstellung des Berichts auf diese Materialien zurückgreifen. Möglicherweise müssen Sie diese Materialien auch in den Anhang des Berichts aufnehmen. Im Folgenden sind die Arten von Materialien aufgeführt, die Sie bei der Erstellung eines Berichts verwenden können:
- Finanzinformation
- Diagramm
- Diagramm
- Statistische Information
- Umfrage
- Fragebogen
- Ergebnisse von Interviews mit Experten, Mitarbeitern, Kunden etc.
Schritt 4. Überprüfen Sie Ihren Fortschritt, wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben
Geben Sie stattdessen einen Überblick über die von Ihnen geleistete Arbeit, die Arbeit, die Sie ausführen werden, und ob die Arbeit dem ursprünglichen Ziel entsprach. Betrachten Sie den Bericht als Antwort auf die Fragen, die die Leute zu Ihrem Projekt haben könnten. Nachfolgend finden Sie die Fragen, die Sie im Bericht beantworten sollten:
- Hat sich der Arbeitsumfang geändert?
- Welche Arbeiten haben Sie seit dem letzten Bericht abgeschlossen?
- Welche Arbeit wirst du tun?
- Wird Ihr Projekt termingerecht abgeschlossen? Wenn nicht, warum?
- Vor welchem Problem standen Sie und wie haben Sie es gelöst?
- Welche Lektionen hast du diesen Monat gelernt?
Schritt 5. Skizzieren Sie die Informationen, die Sie in den Bericht aufnehmen sollten
Schreiben Sie eine Skizze Ihrer Idee als Leitfaden. Entwickeln Sie bei der Gliederung Berichtskopfzeilen, um zu organisieren, was Sie sagen werden. Diese Gliederung muss nicht ordentlich oder gut geschrieben sein, da nur Sie sie verwenden.
- Im Allgemeinen beginnt der Bericht mit einer Erläuterung der Ergebnisse, Schlussfolgerungen oder Empfehlungen. Erkläre anschließend, wie du zu dieser Schlussfolgerung gekommen bist und deine Denkweise, wenn möglich.
- Wenn Sie eine kontroverse Schlussfolgerung oder Empfehlung abgeben, erklären Sie Ihren Prozess und Ihre Argumentation, damit der Leser die Gründe für Ihre Schlussfolgerungen und Empfehlungen versteht.
Teil 2 von 3: Einen Arbeitsbericht erstellen
Schritt 1. Verwenden Sie ein Deckblatt oder eine Titelseite
Das Titelblatt sollte den Namen des Berichts gefolgt vom Datum der Einreichung in einer separaten Zeile enthalten. Schreiben Sie in die dritte Zeile die Namen aller Berichtsautoren. Schreiben Sie danach den Namen der Organisation in die vierte Zeile.
- In einigen Fällen können Sie ein Anschreiben beifügen, in dem erläutert wird, warum Sie den Bericht schreiben, was darin enthalten ist und was als nächstes zu tun ist. Diese Art von Brief wird häufig verwendet, wenn das Verfassen eines Berichts lange dauert oder der Autor der Meinung ist, dass der Leser zusätzliche Erklärungen benötigt, bevor er sich mit dem Bericht befasst.
- Schreiben Sie bei Fortschrittsberichten Ihren Namen, Projektnamen, Datum und Berichtszeitraum auf die Titelseite. Schreiben Sie sie in verschiedene Zeilen. Sie können jede Zeile mit Wörtern wie „Name“, „Projektname“, „Datum“und „Berichtszeitraum“beschriften. Sie können Informationen zu diesen Dingen auch ohne Etiketten schreiben.
- Fragen Sie Ihren Chef, ob der Arbeitsbericht konkrete Empfehlungen enthält. Diese Empfehlungen sind die beste Quelle für die Erstellung von Berichten.
Schritt 2. Erstellen Sie eine Executive Summary mit den wichtigsten Informationen
Fügen Sie Ihre Schlussfolgerungen, Begründungen und Empfehlungen hinzu. Der Leser wird die wichtigsten Punkte des Berichts verstehen, ohne ihn vollständig lesen zu müssen. Sie müssen nicht zu sehr ins Detail gehen, aber der Leser sollte die Beschreibung Ihres Berichts verstehen. Die Executive Summary sollte eine halbe bis eine Seite umfassen.
- Sie müssen nicht den gesamten Bericht zusammenfassen. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Ideen im Bericht, wie z. B. Ihre wichtigste Empfehlung oder Schlussfolgerung.
- Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, überspringen Sie diesen Abschnitt.
Schritt 3. Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis
Listen Sie alle Abschnittsüberschriften des Berichts und ihre Seitenzahlen auf. Diese Liste erleichtert es den Lesern, Ihren Bericht zu verwenden und die benötigten Informationen zu finden.
- Verwenden Sie Überschriften und Überschriften für jeden Abschnitt, damit der Bericht leicht zu lesen ist.
- Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, müssen Sie normalerweise kein Inhaltsverzeichnis erstellen, es sei denn, Ihr Chef fordert Sie dazu auf. Fügen Sie jedoch für jeden Abschnitt einen Titel und eine Überschrift hinzu, damit der Bericht leicht lesbar ist.
Schritt 4. Schreiben Sie eine Einführung, um eine Vorstellung von Ihrem Bericht zu erhalten
Sagen Sie dem Leser, warum Sie den Bericht geschrieben haben. Fassen Sie den Kontext hinter dem Bericht zusammen und erläutern Sie Ihren Zweck. Geben Sie die Fragen an, die Sie im Bericht beantworten oder die Probleme, die Sie lösen werden. Beschreiben Sie Umfang und Aufbau des Berichts.
- Die Einführung muss nicht lang sein. Schreiben Sie klar und spezifisch, damit die Leser den Kontext und den Zweck kennen, ohne eine zu lange Erklärung lesen zu müssen.
- Schreiben Sie 2-4 Absätze für die Einleitung.
- Für einen Fortschrittsbericht reicht ein einleitender Abschnitt von 1-2 Absätzen. Die Einleitung sollte Ihr Projekt und Ihre Ziele zusammenfassen. Sie können auch Ihre abgeschlossenen Arbeiten und Ihre nächsten Pläne erwähnen.
Schritt 5. Erklären Sie die von Ihnen erwähnten Ergebnisse oder Schlussfolgerungen
Skizzieren Sie alle Recherchen oder Bewertungen, die Sie in Bezug auf das Projekt durchgeführt haben. Schreiben Sie eine Diskussion und Interpretation der Ergebnisse und ihrer Beziehung zum Thema des Berichts.
- Im Allgemeinen besteht dieser Abschnitt aus einem einleitenden Absatz und einer Liste Ihrer Schlussfolgerungen.
- Die Schlussfolgerung kann wie folgt geschrieben werden: „1. Die Bevölkerung altert, sodass die Gesundheitsrisiken unserer Kunden steigen.“
- Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, haben Sie keine Ergebnisse oder Schlussfolgerungen. Schreiben Sie Leistungen oder Arbeiten auf, die Sie nach der Einführung erledigt haben. Sie können 2-4 Absätze für diesen Abschnitt schreiben. In der Regel genügt jedoch eine Liste. Schreiben Sie: „Erhob 200.000.000 IDR, um Festivalzelte zu mieten“, „Unterzeichnete einen Vertrag mit der Party Planning Company, um das Festival zu planen“und „Führte eine Umfrage unter 1.500 Einwohnern durch, um die öffentliche Meinung zu sammeln“.
Schritt 6. Geben Sie Empfehlungen für zukünftige Schritte ab
Empfehlungen sollten erklären, was in Zukunft passieren wird. Beschreiben Sie, welches Problem mit Ihrer Lösung gelöst werden könnte und wie es mit der von Ihnen gezogenen Schlussfolgerung zusammenhängt. Nachdem Sie die Erklärung geschrieben haben, listen Sie die Empfehlungen nach Nummer auf. Beginnen Sie jeden Satz mit einem Verb. Erstellen Sie eine Liste mit Empfehlungen und beginnen Sie mit den wichtigsten.
- Du könntest zum Beispiel schreiben: „1. Bereitstellung von Schulungen zur Herz-Lungen-Wiederbelebung für Mitarbeiter.”
- Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, sollten Sie eine Liste von Jobs oder Zielen erstellen, die Sie in der nächsten Periode bearbeiten/erreichen werden. Du könntest zum Beispiel schreiben: „Finde einen Anbieter für das Festival“, „Bestimme das Design des Festivals“und „Bestelle ein Werbeplakat“.
Schritt 7. Besprechen Sie den Prozess und den Rahmen, der der Schlussfolgerung zugrunde liegt
Beschreiben Sie den Ansatz, den Sie zur Analyse des Themas, Problems oder Problems verwendet haben. Überprüfen Sie Ihre Ergebnisse und erklären Sie dann, wie sie als Grundlage für Empfehlungen verwendet wurden. Teilen Sie die Diskussion in Abschnitte auf. Benennen Sie die Abschnitte nach ihrem Inhalt.
- Dieser Abschnitt enthält auch eine längere Diskussion über Forschung und Evaluation.
- Dies sollte der längste Abschnitt in Ihrem Bericht sein.
- Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, können Sie diesen Abschnitt überspringen. Sie können es durch einen Abschnitt über Engpässe während der Arbeit an einem Projekt und deren Überwindung ersetzen. Sie könnten schreiben: „Viele Einwohner senden keine Umfragen zurück, weil sie nicht mit vorausbezahltem Porto geliefert werden. Danach werden wir vorausbezahltes Porto einschließen oder eine digitale Umfrageoption anbieten.“
Schritt 8. Listen Sie die Referenzen auf, die Sie zur Erstellung des Berichts verwendet haben
Referenzen können in Form von Zeitschriftenartikeln, Nachrichten, Interviews, Umfragen, Fragebögen, statistischen Ergebnissen und anderen verwandten Informationen vorliegen. Zitieren Sie diese Referenzen am Ende des Berichts. Betiteln Sie es mit "Bibliographie".
- Sofern Sie nicht nach einem bestimmten Zitationsstil gefragt werden, verwenden Sie in Geschäftsberichten das APA-Format.
- Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie einen Fortschrittsbericht erstellen.
Schritt 9. Hängen Sie Anhänge an Materialien wie Umfragen, Fragebögen oder E-Mails an
Nicht jeder Bericht erfordert einen Anhang. Sie können sie jedoch hinzufügen, wenn Sie von Ihnen zitiertes Material oder zusätzliche Informationen bereitstellen möchten, die ihnen helfen könnten, Ihr Thema oder Ihre Ergebnisse leichter zu verstehen. Beschriften Sie jeden Anhang mit einem anderen Buchstaben.
- Sie könnten beispielsweise „Anhang A“, „Anhang B“und „Anhang C“haben.
- Wenn Sie einen Fortschrittsbericht schreiben, müssen Sie diesen Abschnitt nicht einschließen.
Schritt 10. Schreiben Sie eine kurze Schlussfolgerung, in der Sie alle Ihre Ergebnisse oder Fortschritte zusammenfassen
Möglicherweise müssen Sie keine Schlussfolgerung schreiben, aber eine Schlussfolgerung kann Ihre Bemühungen hervorheben. Machen Sie eine Schlussfolgerung aus 3-4 Sätzen, um alle Informationen zusammenzufassen, die Sie im Bericht präsentiert haben.
Du könntest schreiben: „Das Planungsprojekt des Kunstfestivals wurde wie geplant durchgeführt. Wir haben 90% der Planungsaktivitäten abgeschlossen und sind in den Materialeinkaufsprozess eingestiegen. Derzeit stehen dem Projekt keine Hindernisse entgegen, aber wir werden uns um alle Probleme kümmern, die in Zukunft auftreten können.“
Teil 3 von 3: Effektive Berichte schreiben
Schritt 1. Verwenden Sie einen klaren Titel, um die Verwendung des Berichts zu vereinfachen
Machen Sie den Titel klar und nicht ausführlich. Beim Betrachten des Titels sollte der Leser sofort verstehen, worum es in Ihrem Bericht geht.
- Zu den Titeln, die Sie möglicherweise benötigen, gehören: Einführung, Abgeschlossene Arbeit, Ziel für die nächste Periode, Hindernisse und Lösungen und Schlussfolgerung.
- Erstellen Sie einen Titel, der den Informationen im Bericht entspricht.
- Bei Fortschrittsberichten sind Ihre Leser wahrscheinlich Vorgesetzte, Teams oder Kunden.
Schritt 2. Verwenden Sie eine einfache, direkte Sprache, um Ideen zu vermitteln
Arbeitsberichte erfordern keine komplizierten Wörter und blumigen Sätze. Sie müssen dem Leser nur die wichtigen Punkte vermitteln. Vermitteln Sie Ideen mit den einfachsten Worten und bringen Sie die Idee auf den Punkt.
Schreiben Sie: „Umsätze stiegen im vierten Quartal um 50 %“statt „Umsätze stiegen um 50 % und machten das Ergebnis des vierten Quartals brillant.“
Schritt 3. Verwenden Sie prägnantes Schreiben, um Ihren Bericht kurz zu halten
Zu langes Schreiben ist nur Zeitverschwendung für Sie und den Leser. Vermeiden Sie unnötige Worte und kommen Sie direkt auf den Punkt Ihrer Aussage.
- Manche Arbeitsberichte sind naturgemäß lang, weil sie viele Informationen enthalten. Die Art und Weise, wie Sie es schreiben, sollte jedoch prägnant bleiben.
- Es ist besser zu schreiben: „Der Umsatz ist im letzten Quartal gestiegen, nachdem die Mitarbeiter Telefonmarketing betrieben haben“, anstatt „Der Umsatz stieg im letzten Quartal stark an, als unsere talentierten und engagierten Vertriebsmitarbeiter potenzielle Kunden telefonisch vermarkteten, um sie zum Kauf zu bewegen. mehr Produkte."
Schritt 4. Präsentieren Sie Ideen mit objektiver und emotionsloser Sprache
Schreiben Sie die Fakten auf und lassen Sie die Leser ihre eigenen Schlussfolgerungen basierend auf einer objektiven Sichtweise ziehen. Sie können Empfehlungen zum Umgang mit einem bestimmten Thema geben, aber versuchen Sie nicht, die Emotionen des Lesers zu provozieren, um ihn zu überzeugen. Lassen Sie die Leser Ideen und Entscheidungen basierend auf einer objektiven Perspektive entwickeln.
Anstatt zu schreiben: „Unzufriedenen Mitarbeitern fehlt es normalerweise an Moral, sodass sich das Büro wie eine seelenlose Maschine anfühlt“, könnten Sie schreiben: „Mitarbeiter mit relativ geringer Produktivität sagen, dass sie sich unglücklich fühlen.“
Schritt 5. Verwenden Sie keine informelle Sprache und die Wörter „I“oder „I“
“Möglicherweise können Sie das Wort „Ich“in einem Fortschrittsbericht verwenden, wenn Sie allein an dem Projekt arbeiten. Verwenden Sie andernfalls nicht das Wort „Ich“oder sehr informelle Wörter in Jobberichten. Sie können jedoch das Wort „Sie“verwenden, wenn Sie bestimmte Sätze an Ihre Zielgruppe richten.
Verwenden Sie in Berichten Fachsprache
Schritt 6. Lesen Sie den Bericht erneut, um sicherzustellen, dass keine Fehler vorliegen
Grammatik- und Rechtschreibfehler mindern den Ruf der Professionalität des Berichts. Lesen Sie es noch einmal, um sicherzustellen, dass es keine Rechtschreibfehler, falschen Ausdrücke oder falsche Wortwahl gibt. Es wäre besser, wenn Sie den Bericht zweimal lesen könnten.
- Bitten Sie nach Möglichkeit eine andere Person, den Bericht zu lesen, da es manchmal schwierig sein kann, sich selbst zu bemängeln.
- Wenn Sie Zeit haben, lassen Sie den Bericht 24 Stunden lang stehen, bevor Sie ihn erneut lesen.
Tipps
- Nachdem Sie den ersten Arbeitsbericht verfasst haben, verwenden Sie ihn als Vorlage für nachfolgende Berichte.
- Ihr Arbeitsplatz verfügt möglicherweise über eine Arbeitsberichtsvorlage. Fragen Sie Ihren Vorgesetzten, ob Sie die Office-Vorlage verwenden können.
- Wenn Sie dies tun können, verwenden Sie das vorhandene Stellenberichtsformat der Organisation, für die Sie arbeiten. Überprüfen Sie die Akten im Büro oder bitten Sie einen Vorgesetzten oder Kollegen um eine Kopie des Berichts.
