Das Schreiben von freundlichen Erinnerungs-E-Mails kann schwierig sein. Sie wollen nicht aufdringlich oder ungeduldig wirken, aber Ihre Botschaft muss ankommen. Verwenden Sie in E-Mails einen freundlichen Ton mit sanften Grüßen und Ausdrücken. Geben Sie den Grund für das Senden der Erinnerungs-E-Mail an, damit die Empfänger wissen, was Sie wollen. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail keine Fehler enthält, damit Sie nicht nur freundlich, sondern auch professionell erscheinen.
Schritt
Teil 1 von 3: Einen freundlichen Ton verwenden
Schritt 1. Begrüßen Sie den Empfänger
In einer geschäftlichen Situation "sollten" Sie eine formelle Begrüßung verwenden, z. B. "Sehr geehrter Herr". Immer häufiger werden jedoch personalisierte E-Mails verwendet. Einige E-Mail-Grüße, die einen freundlichen Ton erzeugen können, sind:
- Hi!
- Hallo Freund
- Lange nicht gesehen
- Hey!
Schritt 2. Spielen Sie auf Ihre Beziehung zum Empfänger an
Wenn Sie sich nur auf die Erinnerung konzentrieren, wird Ihre Nachricht kalt angezeigt. Weisen Sie auf eine persönliche Beziehung zum Empfänger hin, indem Sie Sätze einfügen, die Freundschaften und gemeinsame Erfahrungen widerspiegeln. Das beinhaltet:
- Wie ist Schule?
- Hallo Freund wie geht es dir?
- Das letzte Wochenende hat so viel Spaß gemacht.
- Wann haben wir uns das letzte Mal vor einem Monat unterhalten?
- Unsere letzte Reise hat richtig Spaß gemacht! Wir müssen es wieder tun.
Schritt 3. Verfeinern Sie Ihren Ausdruck
Dies ist besonders wichtig für den Erinnerungsabschnitt der E-Mail. Wenn Sie den Empfänger längere Zeit nicht kontaktiert haben, ist es am besten, sich zu entschuldigen oder eine Entschuldigung dafür zu geben, ihn nur anzurufen, um ihn daran zu erinnern. Einige Beispiele für subtile Ausdrücke sind:
- Ich weiß, wir haben uns schon lange nicht mehr unterhalten, aber ich wollte dich daran erinnern…
- Die Ankunft eines neuen Babys hat mich beschäftigt, ich habe mich nur daran erinnert, Sie daran zu erinnern…
- Ich weiß, dass Sie beschäftigt sind, also möchte ich Sie nicht stören, aber ich wollte eine Erinnerung senden…
Schritt 4. Seien Sie höflich
Wenn die Erinnerung wichtig ist, können Sie aufdringlich wirken. Denken Sie daran, dass der Empfänger mit seinem Leben beschäftigt ist. Sagen Sie immer „Bitte“und „Danke“mit entsprechenden Ausdrücken. Vielleicht möchten Sie höfliche Formulierungen verwenden, wie zum Beispiel:
- Es tut mir leid, Sie zu stören, aber ich wollte sicher gehen…
- Bitte antworten Sie so schnell wie möglich auf diese E-Mail…
- Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese Erinnerungs-E-Mail zu lesen und zu beantworten. Ich weiß es wirklich zu schätzen.
- Ich warte auf deine Antwort.
Teil 2 von 3: Listungsanforderungen
Schritt 1. Verwenden Sie Spaltenüberschriften
Sie müssen keine intelligente Überschriftenspalte schreiben. Spaltenüberschriften, die klar und eindeutig sind, sind nützlicher. So erkennt der Empfänger auf einen Blick den Zweck der E-Mail. Einige gängige Optionen für freundliche Erinnerungs-E-Mails sind:
- Prüfen
- Kurze Erinnerung an…
- Kommende Reisen/Veranstaltungen.
- Zählen von Reise-/Veranstaltungsteilnehmern.
Schritt 2. Denken Sie daran, eine Erinnerung einzufügen
Wenn Sie sich so sehr bemühen, höflich und freundlich zu sein, vergessen Sie vielleicht etwas Wichtiges, wie eine Erinnerung. Schreiben Sie eine Paketerinnerung am Anfang der E-Mail, nach der Begrüßung und einem persönlichen Beziehungssatz. Zum Beispiel:
- "Hallo Freund, Wir haben lange nicht geredet, Ben. Wie geht es Ihrer Frau und Ihren Kindern? Meine Frau und mein Kind haben mich beschäftigt, aber ich wollte Sie fragen nach …“
-
Hi!
Oma, ich wollte diese Nachricht schon lange schicken. Es tut mir leid, dass ich zu beschäftigt bin. Ich möchte Oma an unser Mittagessen erinnern…“
Schritt 3. Verwenden Sie eine prägnante Sprache
Es stimmt, dass höfliche Sprache längere Sätze erfordert. Der Satz „Arbeite härter“wäre zum Beispiel höflicher, wenn du „Es wäre besser, wenn du härter arbeiten würdest“schreiben würdest.
Verwenden Sie eine einfachere Struktur für Ihre E-Mails. Vielleicht so: Begrüßung (Eröffnung) → Persönliche Beziehungen → Erinnerung → Abschlussbegrüßung (Abschluss)
Schritt 4. Bearbeiten Sie unnötige Informationen
Fragen Sie sich bei jedem Satz und Teil des Satzes: „Ist das notwendig?“In manchen Fällen kann „notwendig“eine weit gefasste Bedeutung haben, wie zum Beispiel „Das ist notwendig, damit meine E-Mail nicht kalt klingt.“Überflüssige Teile entfernen aus der E-Mail.
Im Allgemeinen können Adverbien (wie "sehr", "sehr", "wirklich", "einmal" und "natürlich") entfernt werden, um Ihre E-Mail prägnanter zu gestalten
Schritt 5. Beenden Sie die E-Mail mit einer abschließenden Begrüßung
"Segen" bedeutet "Auf Wiedersehen" sagen. Die abschließende Begrüßung enthält Ausdrücke wie "Grüße", "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen" und "Grüße". Ihre Unterschrift sollte nach der Schlussbegrüßung geschrieben werden. Eine allgemeine Schlussbegrüßung wie diese mag förmlich erscheinen. Vielleicht möchten Sie etwas ausprobieren wie:
- dein Freund
- dein Freund
- sende Grüße für den Erfolg
- Einen schönen Tag noch
- Du bist dran
- Ich freue mich darauf, von dir zu hören
Teil 3 von 3: Sicherstellen, dass E-Mails keine Fehler enthalten
Schritt 1. Überprüfen Sie Ihre E-Mails
Selbst das ein- oder zweimalige Überfliegen einer E-Mail reduziert grundlegende Fehler, die beim Schreiben auftauchen können. Nachdem Sie Ihre E-Mail verfasst haben, überprüfen Sie die Rechtschreibung und Grammatik in Ihrer E-Mail.
- Viele E-Mail-Anbieter verfügen über Funktionen zur Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Die Qualität der Funktion hängt vom E-Mail-Anbieter ab. In einigen Fällen ist diese Funktion möglicherweise nicht sehr genau.
- Denken Sie daran, die Felder Titel, Gruß und schließen (schließen) zu überprüfen. Sie werden dies wahrscheinlich vergessen und sich nur auf den Inhalt der E-Mail konzentrieren.
Schritt 2. Lesen Sie die E-Mail laut vor
Wenn Sie eine wichtige E-Mail schreiben oder gegenüber jemandem höflich und freundlich erscheinen möchten, lesen Sie Ihre E-Mail von Anfang bis Ende laut vor. Klingt es wie ein Gespräch? In diesem Fall ist Ihre E-Mail versandfertig.
Schreibe Sätze oder Passagen um, die unangenehm klingen. Verwenden Sie Ihr bestes Urteilsvermögen, wenn Sie dies bewerten. Jede Person hat eine andere Ansicht, je nachdem, wie Sie sprechen
Schritt 3. Lassen Sie Ihre E-Mail von einer anderen Person lesen
Für wichtige Mitteilungen, z. B. für geschäftliche Zwecke, möchten Sie möglicherweise eine andere Person bitten, die Erinnerungs-E-Mail vor dem Senden zu überprüfen. Wenn Ihre E-Mail prägnant ist, dauert es in der Regel nur kurze Zeit und selbst kleinste Fehler sind leicht zu erkennen.
- Überprüfen Sie die Online-Messaging-Dienste. Senden Sie eine E-Mail an Freunde online und stellen Sie Fragen wie: „Hallo, können Sie die kurze E-Mail lesen, die ich senden muss? Es wird nicht lange dauern."
- Denken Sie daran, immer allen zu danken, die Ihre E-Mail lesen. Schließlich helfen sie einem.
