Für diejenigen unter Ihnen, die in der Personalabteilung (HR) arbeiten, ist es sicherlich eine schwierige Aufgabe, qualifizierte Bewerber zugunsten besserer Kandidaten ablehnen zu müssen. Machen Sie sich jedoch keine Sorgen, denn tatsächlich gibt es einige einfache Tipps, die Sie anwenden können, um den Prozess zu vereinfachen. Hat der betreffende Kandidat beispielsweise das Vorstellungsgespräch durchlaufen, teilen Sie die Absage am besten telefonisch mit. Wenn nicht, schadet es nie, die Ablehnung per offizieller E-Mail mitzuteilen. Welches Medium Sie auch wählen, halten Sie Ihre Entscheidung klar, ohne die Höflichkeit zu beeinträchtigen.
Schritt
Methode 1 von 2: Kontaktaufnahme mit dem Kandidaten per Telefon
Schritt 1. Kontaktieren Sie den Antragsteller telefonisch
Während sich die Ablehnung einer Bewerbung per E-Mail für Sie angenehmer anfühlt, insbesondere um mögliche Peinlichkeiten zu vermeiden, fühlt sich das Telefonieren tatsächlich höflicher und professioneller an. Wählen Sie daher diese Option, um Bewerber abzulehnen, die Sie während des Vorstellungsgesprächs persönlich kennengelernt haben.
Rufen Sie den betreffenden Antragsteller während der Bürozeiten an, um sicherzustellen, dass er oder sie nicht zu Abend isst, wenn Sie angerufen werden
Schritt 2. Machen Sie kein Blatt vor den Mund
Halten Sie das Gespräch kurz und auf den Punkt, idealerweise unter 5 Minuten. Zeigen Sie, dass Sie Ihre Zeit schätzen und nicht verschwenden möchten, indem Sie sein Privatleben nicht erwähnen, Witze machen oder nach dem Wetter fragen!
Zum Beispiel wäre es natürlich unhöflich zu sagen: „Hallo Beni! Das ist Susan von Vitamin World. Es war mir eine Freude, Sie gestern zu interviewen. Ach ja, wie ist das Wetter dort jetzt? Sagte, es gab eine Starkwindwarnung? Ihr Territorium ist sicher, nicht wahr?“
Schritt 3. Erklären Sie, dass das Unternehmen beschlossen hat, die Position an einen anderen Kandidaten zu vergeben
Erklären Sie höflich, dass Sie sich freuen, den Bewerber durch das Vorstellungsgespräch kennengelernt zu haben und ihn für die Stelle tatsächlich in Betracht gezogen haben, obwohl Sie sich entschieden haben, die Stelle an einen anderen Bewerber weiterzugeben. Es ist eine gute Idee, all dies zu sagen, sobald du "Hallo" sagst, damit das Gespräch nicht zu lange endet.
Sagen Sie: „Hallo Ruth, ich bin Dika Firza von der AAA Technology Company. Persönlich möchte ich Ihnen für Ihre Bereitschaft zum Vorstellungsgespräch letzte Woche danken. Wir haben das Treffen sehr genossen und sind uns einig, dass Ihre berufliche Laufbahn sehr beeindruckend ist. Leider haben wir uns entschieden, die Stelle an einen anderen Kandidaten zu vergeben.“
Schritt 4. Beschreiben Sie die spezifischen Stärken oder Stärken des Kandidaten, den Sie letztendlich ausgewählt haben
Im Allgemeinen möchten viele Bewerber wirklich die Vorzüge des ausgewählten Kandidaten im Vergleich zu dem, was sie dem Unternehmen zu bieten haben, kennen. Obwohl es eigentlich Zeitverschwendung ist, den beruflichen Werdegang des ausgewählten Kandidaten im Detail zu erklären, müssen Sie dennoch einige der wichtigen Vorteile des ausgewählten Kandidaten erläutern, damit sie zu einem Stoff für seine Betrachtung werden.
- Sie könnten zum Beispiel sagen: „Obwohl wir Ihre langjährige Erfahrung sehr schätzen, hat der von uns ausgewählte Kandidat einen Master-Abschluss und das Bildungsniveau des Kandidaten ist für uns ein sehr wichtiger bestimmender Faktor.“
- Oder: „Der von uns ausgewählte Kandidat hat in der gleichen Position bei einem anderen Unternehmen gearbeitet, daher glauben wir, dass der Übergangsprozess in Zukunft einfacher sein wird.“
Schritt 5. Erklären Sie, dass es neben den betreffenden Bewerbern noch viele nicht minder qualifizierte Bewerber gibt
Grundsätzlich können sich Bewerber, die wissen, dass sie qualifiziert sind, betrogen fühlen, wenn sie von dem Unternehmen, für das sie sich bewerben, abgelehnt werden. Teilweise gibt es auch Bewerber, die die Ablehnung für persönlich halten. Um dies zu überwinden, vergessen Sie nicht, den betreffenden Bewerber daran zu erinnern, dass er mit vielen nicht weniger qualifizierten Personen im Wettbewerb steht!
Versuchen Sie zu sagen: „Obwohl Sie ein sehr starker Kandidat für diese Position sind, müssen wir zugeben, dass der Wettbewerb um Kandidaten diesmal sehr eng ist. Es tut mir leid, dass Sie es nicht geschafft haben, diesen Wettbewerb zu gewinnen, okay?“
Schritt 6. Laden Sie sie ein, sich über soziale Medien mit Ihrem Unternehmen zu verbinden
Da Ablehnung ein so unangenehmes Thema ist, versuchen Sie, die Stimmung aufzuhellen, indem Sie sie einladen, sich online mit Ihrem Unternehmen zu verbinden. Damit bestätigen Sie auch, dass die Ablehnung fachlich und nicht persönlich erfolgt.
- Sie könnten sagen: „Wir werden Sie wieder berücksichtigen, wenn es eine andere Stelle im Unternehmen gibt. Würde es Ihnen etwas ausmachen, eine Freundeseinladung an unser HR LinkedIn-Konto zu senden?“
- Oder Sie könnten auch sagen: „Eigentlich entwickelt unser Unternehmen einige interessante Programme, die in naher Zukunft umgesetzt werden sollen. Um die Infos nicht zu verpassen, könnt ihr die Uploads auf unserem Facebook oder Twitter weiter checken, okay!“
Schritt 7. Beenden Sie das Gespräch, wenn der betreffende Bewerber versucht, Ihre Entscheidung zu widerlegen
In einigen Fällen sagen abgelehnte Bewerber vielleicht: „Geben Sie mir noch einmal die Chance zu einem Vorstellungsgespräch. Ich garantiere, dass sich Ihre Entscheidung ändern wird!“oder „Ihre Firma hat einen Fehler gemacht, weil ich der beste Kandidat war.“Führen Sie in einer solchen Situation keine langwierigen Diskussionen über die Entscheidungen des Unternehmens oder die Stärken und Schwächen des beruflichen Werdegangs des Bewerbers ein.
Um das Gespräch höflich zu beenden, versuchen Sie zu sagen: „Auch wenn wir jemand anderen eingestellt haben, heißt das nicht, dass mit Ihnen etwas nicht stimmt. Ich bin sicher, dass Sie in naher Zukunft den richtigen Job finden werden.“
Schritt 8. Ermutigen Sie hochqualifizierte Kandidaten, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu bewerben
Nur weil der Bewerber nicht für die von Ihnen gesuchte Position geeignet ist, heißt das nicht, dass er nicht alle Positionen in Ihrem Unternehmen besetzen kann, oder? Um die aufgebaute Beziehung zu ihm nicht zu vergeuden, versuchen Sie ihm zu erklären, dass Sie auch dann, wenn er für die ausgeschriebene Stelle nicht geeignet ist, eine gute berufliche Beziehung zu ihm aufbauen möchten. Erklären Sie auch, dass sich in Zukunft wieder bessere Jobchancen in Ihrem Unternehmen eröffnen werden.
Ein Satz, den Sie sagen können, ist: „Zögern Sie nicht, sich erneut zu bewerben, wenn unser Unternehmen in Zukunft eine andere Stelle freigibt! Sie waren kurz davor, für diese Position angenommen zu werden, also müssen Sie es erneut versuchen, wenn sich die Gelegenheit wieder bietet.“
Methode 2 von 2: Schreiben einer Ablehnungs-E-Mail
Schritt 1. Senden Sie eine Absage-E-Mail an den betreffenden Bewerber, sobald Sie sich entscheiden, einen anderen Kandidaten einzustellen
Sobald Sie oder eine andere Fachkraft einen Kandidaten für die entsprechende Position ausgewählt haben, senden Sie dem abgelehnten Bewerber umgehend eine Ablehnungs-E-Mail. Dadurch erhält der betreffende Bewerber Sicherheit und kann sofort nach neuen Stellenangeboten suchen.
Im Idealfall werden Ablehnungsbescheide einen Werktag nach der Entscheidung verschickt
Schritt 2. Verfassen Sie eine E-Mail, die nicht länger als 3-4 Sätze ist
Da der betreffende Bewerber das Vorstellungsgespräch noch nicht durchlaufen hat, besteht kein Grund, eine kurze und klare Absage zu zögern. Beginnen Sie die E-Mail insbesondere mit dem vollständigen Namen des Bewerbers und schreiben Sie dann eine Erklärung wie: „Vielen Dank, dass Sie sich als Creative Director bei der ABC-Werbeagentur beworben haben. Trotz Ihres beeindruckenden Werdegangs haben wir uns entschieden, die Position an einen anderen Kandidaten zu übergeben. Wir wünschen Ihnen für Ihren weiteren beruflichen Werdegang alles Gute."
Fügen Sie am Ende der E-Mail Ihren vollständigen Namen hinzu und senden Sie die E-Mail, wenn Sie sicher sind, dass keine wesentlichen Fehler darin enthalten sind
Schritt 3. Sie müssen sich nicht für Ihre Ablehnung entschuldigen
Eine Absage des Unternehmens, bei dem Sie sich bewerben, zu akzeptieren, ist nicht einfach, aber um der Professionalität willen Priorität einzuräumen, sollten Sie sich nicht entschuldigen oder so tun, als ob Sie nicht mit der Entscheidung des Unternehmens einverstanden wären, den betreffenden Bewerber nicht einzustellen. Auch wenn es Meinungsverschiedenheiten in den internen Kreisen des Unternehmens gibt, teilen Sie dies dem Bewerber nicht mit.
Schreiben Sie zum Beispiel nicht: "Ich würde Sie gerne einstellen, aber leider ist der Personalabteilungsleiter anderer Meinung."
Schritt 4. Geben Sie eine kurze und direkte Antwort, wenn der Antragsteller in der Antwort-E-Mail eine Frage stellt
Wenn der Bewerber auf Ihre E-Mail eine Frage zu den Eigenschaften des ausgewählten Kandidaten antwortet, die er nicht hat, beantworten Sie die Frage einfach in 3-4 kurzen Sätzen. Denken Sie daran, dass der Text Ihrer E-Mail kurz, unkompliziert und objektiv sein sollte, damit der E-Mail-Austausch nicht zu lange dauert.
Geben Sie beispielsweise eine Antwort wie: „Ihre berufliche Laufbahn und Erfahrung ist zwar sehr vielversprechend, aber leider sind Sie oft über längere Zeit arbeitslos und das ist der Grund, warum Arbeitgeber andere Kandidaten einstellen.“
Tipps
- Lassen Sie das Telefongespräch nicht zu lange laufen. Erinnern Sie die Bewerber nur daran, dass sie tatsächlich mit ziemlich vielen Mitbewerbern konkurrieren und selbst wenn sie dieses Mal durchfallen, können sie sich noch auf andere Stellen bewerben, die in Zukunft frei werden. Mit anderen Worten, halten Sie das Telefongespräch kurz und auf den Punkt und beenden Sie das Gespräch dann höflich in weniger als 5 Minuten.
- Wann immer Ihr Unternehmen eine Stellenausschreibung eröffnet, ist es am besten, nur 5-6 Personen zu interviewen. Auf diese Weise müssen Sie nur 4-5 Personen telefonisch erreichen, um eine Ablehnung auszudrücken.
- Lügen Sie Bewerber niemals über die Gründe für ihre Ablehnung an. Was also, wenn die betreffende Person abgelehnt wird, weil ihre Leistung im Vorstellungsgespräch sehr schlecht ist? Versuchen Sie weiterhin, die Informationen zivilisierter zu vermitteln.
