Die Entwicklung eines effektiven Risikomanagementplans kann verhindern, dass kleine Probleme groß werden. Verschiedene Arten von Risikomanagementplänen können sich mit der Berechnung der Wahrscheinlichkeit eines Ereignisses, seiner Auswirkungen auf Sie, der spekulativen Risiken und der Minderung der mit diesen Risiken verbundenen Probleme befassen. Die Planung hilft Ihnen, schwierige Situationen zu bewältigen und zu vermeiden, die auftreten oder auftreten werden.
Schritt
Schritt 1. Verstehen Sie, wie Risikomanagement funktioniert
Risiko ist die Auswirkung (positiv oder negativ) aufgrund eines Ereignisses oder einer Reihe von Ereignissen, die an einem oder mehreren Orten auftreten. Das Risiko berechnet sich aus der Wahrscheinlichkeit, dass ein Ereignis zu einem Problem wird, und der daraus resultierenden Auswirkung (Risk = Contingency X Impact). Zur Risikoanalyse müssen verschiedene Faktoren identifiziert werden, darunter:
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Vorkommen: Was könnte passieren?
Entwickeln Sie einen Risikomanagementplan Schritt 1Bullet1 -
Wahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist es, dass das Ereignis eintritt?
Entwickeln Sie einen Risikomanagementplan Schritt 1Bullet2 - Auswirkung: Wie stark wird die Auswirkung sein, wenn sie eintritt?
- Mitigation: Wie (und um wie viel) Sie die Wahrscheinlichkeit reduzieren können.
- Kontingenz: Wie (und um wie viel) können Sie Impact reduzieren?
- Reduktion = Minderung X Notfall
- Exposition = Risiko – Reduzierung
- Sobald Sie die oben genannten Variablen identifiziert haben, ist das Ergebnis Belichtung. Dies ist das Risiko, das nicht vermieden werden kann. Gefährdung kann auch als Bedrohung, Haftung oder Schwere bezeichnet werden, aber sie beziehen sich alle auf dasselbe. Die Exposition wird verwendet, um festzustellen, ob die geplante Aktivität durchgeführt werden muss.
- Dies ist oft eine Kosten-Nutzen-Formel. Sie können diese Elemente verwenden, um zu bestimmen, ob das Risiko einer Implementierung einer Änderung höher oder niedriger ist als das Risiko einer Nichtimplementierung der Änderung.
- Angenommenes Risiko. Wenn Sie sich entscheiden, fortzufahren (manchmal haben Sie keine Wahl, z. B. durch behördliche Vorschriften), wird Ihre Exposition zu einem angenommenen Risiko. In einigen Umgebungen wird das angenommene Risiko in Rupiah-Werte übersetzt, die dann verwendet werden, um die Rentabilität des Endprodukts zu berechnen.
Schritt 2. Definieren Sie Ihr Projekt
Stellen wir uns in diesem Artikel vor, dass Sie für ein Computersystem verantwortlich sind, das einer großen Bevölkerung wichtige (aber nicht kritische) Informationen liefert. Der Hauptcomputer, der dieses System beherbergt, ist alt und muss ersetzt werden. Ihre Aufgabe ist es, einen Risikomanagementplan für diesen Schritt zu entwickeln. Dieser Plan wird in einem vereinfachten Modell angezeigt, in dem Risiko und Auswirkung in Hoch, Mittel oder Niedrig kategorisiert werden (diese Methode ist im Projektmanagement sehr verbreitet).
Schritt 3. Holen Sie sich Input von anderen
Brainstorming-Risiken. Versammeln Sie ein paar Leute, die mit dem Projekt sehr vertraut sind, und bitten Sie um Input, was passieren wird, wie man es verhindert und was getan werden muss, wenn es passiert. Machen Sie sich viele Notizen! Sie werden die Ausgabe dieser wichtigen Sitzung während der folgenden Schritte mehrmals verwenden. Seien Sie offen für die gegebenen Ideen. „Out-of-the-box“-Denken ist in Ordnung, aber behalten Sie die Kontrolle über Ihre Sitzung, damit sie sich auf das Ziel konzentriert.
Schritt 4. Identifizieren Sie die Konsequenzen jedes Risikos
Aus Ihrer Brainstorming-Sitzung wurden verschiedene Informationen darüber gesammelt, was passiert, wenn das Risiko Realität wird. Ordnen Sie jedem Risiko möglichst genau die Konsequenzen zu, auf die während der Sitzung hingewiesen wurde. „Projektverschiebung“sollte z. B. aufgeschlüsselt werden in „Projekt verzögert sich in 13 Tagen“. Wenn es einen Rupiah-Wert gibt, wäre es zu allgemein, einfach „Over Budget“zu erwähnen.
Schritt 5. Beseitigen Sie irrelevante Probleme
Wenn Sie zum Beispiel das Computersystem eines Autohauses verlagern, werden Atomkrieg, Pest oder Killer-Asteroiden Ihr Projekt nicht stören. Es gibt nichts, was Sie tun können, um die Auswirkungen zu planen oder zu reduzieren. Bedenken Sie jedoch, dass Sie diese Ereignisse nicht in Ihre Risikoplanung einbeziehen.
Schritt 6. Listen Sie alle identifizierten Risikoelemente auf
Sie müssen sie nicht in der richtigen Reihenfolge anordnen. Registrieren Sie sie einfach einzeln.
Schritt 7. Geben Sie die Wahrscheinlichkeiten an
Bestimmen Sie für jedes Risikoelement auf Ihrer Liste, ob die Wahrscheinlichkeit, dass diese Risiken tatsächlich eintreten, hoch, mittel oder niedrig genug ist? Wenn Sie Zahlen verwenden müssen, beträgt die Wahrscheinlichkeitsskala für Niedrig 0,01 – 0, 33, Mittel = 0,34 – 0, 66 und Hoch = 0,67 – 1,00.
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Es ist zu beachten, dass wenn die Wahrscheinlichkeit, dass das Ereignis real wird, Null ist, bedeutet dies, dass das Risiko nicht mehr berücksichtigt wird. Es macht keinen Sinn, darüber nachzudenken, was nicht passieren wird (ein wütender T-Rex frisst seinen Computer).
Schritt 8. Definieren Sie die Wirkung
Im Allgemeinen wird Impact basierend auf definierten Richtlinien als Hoch, Mittel oder Niedrig bezeichnet. Wenn Sie Zahlen verwenden müssen, bedeutet dies Impact-Skalen von 0,01 bis 1,00, d. h. 0,01 bis 0,33 = Niedrig, 0,34 – 0,66 = Mittel, 0,67 – 1,00 = Hoch.
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Hinweis: Wenn die Auswirkung eines Ereignisses null ist, muss das Risiko nicht registriert werden. Es gibt keinen Grund, irrelevante Dinge in Betracht zu ziehen, egal wie die Chancen stehen (mein Hund hat zu Abend gegessen).
Schritt 9. Bestimmen Sie das Risiko des Elements
Dazu werden häufig Tabellen verwendet. Wenn Sie hohe, mittlere und niedrige Werte verwenden, empfehlen wir die Verwendung der oberen Tabelle. Wenn Sie numerische Werte verwenden, müssen Sie ein etwas komplizierteres Bewertungssystem wie in der zweiten Tabelle hier in Betracht ziehen. Es ist wichtig zu beachten, dass es keine universelle Formel für die Kombination von Likelihood und Impact gibt und die Formel je nach Person und Projekt variiert. Die Formeln in diesem Artikel sind nur ein Beispiel (obwohl sie auf einer wahren Begebenheit basieren):
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Seien Sie flexibel in der Analyse.
Manchmal müssen Sie zwischen der T-S-R-Methode und der numerischen Methode hin und her wechseln. Sie können eine Tabelle ähnlich der folgenden Tabelle verwenden.
Schritt 10. Sortieren Sie alle Risiken
Listen Sie alle identifizierten Elemente auf, beginnend mit dem höchsten Risiko bis zum niedrigsten.
Schritt 11. Berechnen Sie das Gesamtrisiko
Hier helfen Ihnen die Zahlen. In Tabelle 6 haben Sie 7 Risiken mit den Werten T, T, S, S, S, R und R. Diese Werte können in 0, 8, 0, 8, 0, 5, 0, 5 geändert werden, 0, 5, 0, 2 und 0, 2, aus Tabelle 5. Das durchschnittliche Gesamtrisiko beträgt 0,5 oder moderat.
Schritt 12. Entwickeln Sie eine Minderungsstrategie
Mitigation soll die Wahrscheinlichkeit verringern, dass ein Risiko sichtbar wird. Normalerweise müssen Sie dies nur für hohe und mittlere Elemente tun. Sie können das Low-Element reduzieren, aber die anderen zuerst setzen. Wenn beispielsweise ein Risikoelement die Lieferung kritischer Teile verzögern könnte, können Sie das Risiko reduzieren, indem Sie diese zu einem frühen Zeitpunkt im Projekt bestellen.
Schritt 13. Entwickeln Sie einen Backup-Plan
Eventualitäten sind in der Regel so konzipiert, dass sie die Auswirkungen reduzieren, wenn das Risiko nicht offensichtlich wird. Auch hier werden Sie normalerweise nur Kontingenzen für hohe und mittlere Elemente entwickeln. Wenn beispielsweise ein wichtiges Teil, das Sie benötigen, nicht rechtzeitig eintrifft, können Sie gezwungen sein, die verfügbaren alten Teile zu verwenden, während Sie auf neue Teile warten.
Schritt 14. Analyse der Wirksamkeit der Strategie
Wie stark reduzierte Wahrscheinlichkeit und Auswirkung? Bewerten Sie Ihre Notfall- und Risikominderungsstrategie und weisen Sie Ihren Risiken eine effektive Bewertung zu.
Schritt 15. Berechnen Sie Ihr effektives Risiko
Nun sind Ihre sieben Risiken S, S, S, R, R, R und R, was sich in 0, 5, 0, 5, 0, 5, 0, 2, 0, 2, 0, 2 und 0 übersetzt. 2. Somit erhalten Sie ein durchschnittliches Risiko von 0,329. Siehe Tabelle 5 und wir stellen fest, dass das Gesamtrisiko als Niedrig eingestuft wird. Anfangs ist Ihr Risiko moderat (0, 5). Nach der Umsetzung der Managementstrategie ist Ihr Exposure niedrig (0,329). Dies bedeutet, dass Sie durch Mitigation und Contingency eine Risikoreduzierung von 34,2 % erreichen. Sicher!
Schritt 16. Überwachen Sie Ihr Risiko
Sobald Sie das Ausmaß des Risikos kennen, müssen Sie feststellen, ob das Risiko real ist, damit Sie wissen, wann und ob Sie einen Backup-Plan erstellen müssen. Dies geschieht durch die Identifizierung von Risikozeichen. Tun Sie es bei hohem und mittlerem elementarem Risiko. Im weiteren Verlauf des Projekts können Sie dann feststellen, ob das Risikoelement zu einem Problem geworden ist. Wenn Sie die Anzeichen nicht kennen, besteht eine gute Chance, dass das Risiko real wird, ohne dass es jemand bemerkt und das Projekt beeinträchtigt, selbst wenn Sie einen guten Backup-Plan haben.
Tipps
- In Situationen, in denen der Projektmanager zu viele Risikomanagementfunktionen hat, kann die Analyse auf den kritischen Pfad des Projekts beschränkt werden. In solchen Fällen ist es ratsam, mehrere kritische Pfade mit möglicherweise zusätzlicher Verzögerungszeit zu berechnen, um Aufgaben, die sich wahrscheinlich auf dem kritischen Pfad befinden, proaktiver zu identifizieren. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Projektmanager mehrere Projekte steuert, aber andere Planungs- und Steuerungsfunktionen nicht überlagert (siehe Warnungen).
- Reduktion = Risiko – Exposition. In diesem Beispiel (und unter der Annahme eines 1.000.000-Dollar-Projekts) beträgt Ihr Risiko 0,5 x 10.000.000 US-Dollar (500000000 IDR) und Ihr Engagement beträgt 0,329 x 1.000.000.000 IDR (329.000.000 IDR), was bedeutet, dass der Reduktionswert = 171.000.000 IDR ist. Verwenden Sie es als Anhaltspunkt für die Höhe der angemessenen Kosten für das Risikomanagement, die Teil der überarbeiteten Projektschätzung sein sollten (z. B. Versicherung).
- Planänderungen. Risikomanagement ist ein unsicherer Prozess, da sich Risiken ständig ändern. Heute können Sie mehrere Risiken mit hoher Wahrscheinlichkeit und Auswirkung zuordnen. Am nächsten Tag kann sich die Wahrscheinlichkeit oder Auswirkung ändern. Darüber hinaus können einige Risiken vollständig verschwinden, während andere auftauchen.
- Sie können Belichtung verwenden, um die Durchführbarkeit von Projekten zu bestimmen. Wenn das geschätzte Gesamtprojekt 1.000.000 US-Dollar beträgt und Ihr Exposure 0,329 beträgt, gilt die allgemeine Regel, dass das Projekt die Schätzung möglicherweise um 329.000 US-Dollar überschreiten kann. Können Sie für alle Fälle etwas zusätzliches Geld einplanen? Überdenken Sie andernfalls den Umfang Ihres Projekts.
- Verwenden Sie Arbeitspapiere, um die Risikoplanung laufend zu überwachen. Risiken ändern sich ständig, alte Risiken können verloren gehen und neue Risiken rücken in den Fokus.
- Frühwarnsignale gehören zu einer guten Backup-Planung. Wenn Testergebnisse darauf hindeuten, dass ein Backup-Plan erforderlich ist, beschleunigen Sie die Testergebnisse. Wenn es kein gutes Warnsignal gibt, versuchen Sie, ein eigenes zu erstellen.
- Führen Sie immer eine Untersuchung durch. Was hast du verpasst? Was könnte passieren, was Sie nicht bedacht haben? Dies ist eine der schwierigsten und wichtigsten Aufgaben. Erstellen Sie eine Liste und überprüfen Sie sie wiederholt.
- Wenn Sie ein Projektmanager mit minimaler Erfahrung oder ein kleines Projekt sind, sollten Sie in Betracht ziehen, Zeit zu sparen, indem Sie Schritte überspringen, die nicht funktionieren oder wenig Einfluss auf das Projekt haben, die formelle Wahrscheinlichkeits- und Folgenabschätzung überspringen, eine „mentale Berechnung“durchführen und springen gleich rein und schauen Sie sich das Projekt an. Wenn Sie beispielsweise eine Wartung des Stromkreises durchführen müssen und diese Aktivität den Server „ausschaltet“, ist das Risiko, den Server in einen neuen Stromkreis zu verlegen, größer, als auf den Abschluss der Wartung zu warten, um den Server wieder zu aktivieren. In beiden Fällen wird der Server heruntergefahren, aber Sie können angeben, welche Aktion für das Projekt weniger riskant ist.
Warnung
- Nicht Lassen Sie sich von der Politik in Ihr Urteilsvermögen einmischen. das passiert oft. Die Leute wollen nicht glauben, dass das, worüber sie die Kontrolle haben, problematisch sein kann und gegen Ihr Risikoniveau argumentieren. Vielleicht tritt das Risiko in der Tat nicht ein, aber es besteht die Möglichkeit, dass die Person ihrem eigenen Ego folgt.
- Ignorieren Sie die Elemente mit geringem Risiko nicht vollständig, aber verschwenden Sie auch keine Zeit damit. Die Kennzahlen Hoch, Mittel und Niedrig geben an, wie viel Aufwand für die Überwachung jedes Risikos aufgewendet wird.
- Überlegen Sie, was passieren kann, wenn zwei oder drei Probleme zusammen auftreten. Die Wahrscheinlichkeit ist sehr gering, aber die Auswirkungen werden enorm sein. Fast alle größeren Katastrophen beinhalten verschiedene Fehler.
- Verkomplizieren Sie das Projekt nicht. Risikomanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Projekts. Lassen Sie sich jedoch nicht die eigentliche Arbeit Ihres Projekts behindern. Wenn Sie nicht aufpassen, können Sie am Ende irrelevante Risiken jagen und Ihre Pläne mit nutzlosen Informationen überladen.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Risiken erkannt wurden. Die Art des Risikos ist nicht vorhersehbar.
