Wenn Sie als Lehrer oder als Redakteur technischer Handbücher arbeiten, müssen Sie natürlich täglich Anweisungen aufschreiben. Für die meisten Menschen kann es jedoch schwierig sein, klare Richtlinien zu schreiben. Sie können einen wichtigen Schritt überspringen, weil Sie davon ausgehen, dass der Leser dies automatisch tut, oder den Leser mit den vielen Aktionen in einem einzigen Schritt verwirren. Um klare Richtlinien schreiben zu können, müssen Sie zunächst wissen, wie die Aufgabe zu lösen ist. Nehmen Sie Ihren Leitfaden wörtlich, um sicherzustellen, dass er dem Leser hilft, die Aufgabe zu lösen.
Schritt
Teil 1 von 3: Aufgaben verstehen
Schritt 1. Sammeln Sie die notwendigen Materialien
Bevor Sie einen Leitfaden schreiben, sollten Sie sich mit der damit verbundenen Aufgabe vertraut machen. Bereiten Sie alle benötigten Werkzeuge und Geräte vor und ordnen Sie sie in der Reihenfolge ihrer Verwendung an.
Schreiben Sie alles auf, was Sie brauchen. Wenn Sie einen Leitfaden schreiben, müssen Sie möglicherweise alle Verbrauchsmaterialien und Materialien auflisten, die zum Ausführen der Aufgabe erforderlich sind
Schritt 2. Führen Sie die zugehörige Aufgabe selbst aus
Auch wenn Sie die dazugehörige Aufgabe mehrmals selbst erledigen, empfiehlt es sich, die Aufgabe beim Schreiben des Leitfadens noch einmal zu wiederholen, damit Sie nichts verpassen.
- Wenn Sie die Aufgabe gut kennen, möchten Sie vielleicht eine Abkürzung nehmen. Stellen Sie sicher, dass Sie beim Schreiben des Leitfadens keine Schritte oder Informationen verpassen.
- Stellen Sie sich vor, Sie schreiben jemandem ein Rezept aus. Wenn du dieses Gericht oft kochst, kannst du die Zutaten, die du benötigst, vielleicht einfach durch einen Blick darauf abschätzen. Andere Menschen benötigen jedoch natürlich eine genaue Anzahl von Dosen dieser Zutaten.
Schritt 3. Erstellen Sie eine detaillierte Gliederung
Nehmen Sie sich beim Ausführen von Aufgaben eine Minute Zeit, um aufzuschreiben, was Sie getan haben. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Anleitungen in einer logischen Reihenfolge zu schreiben. Wenn Sie eine Aufgabe erledigen, während Sie die Schritte aufschreiben, wissen Sie genau, was zu tun ist und wann sie abgeschlossen werden muss.
Schritt 4. Definieren Sie Ihr Publikum
Die Art und Weise, wie der Leitfaden geschrieben ist, kann an die Art der Personen angepasst werden, die Ihren Leitfaden lesen und befolgen. Wie man einen Leitfaden für Jugendliche schreibt, unterscheidet sich von dem für Erwachsene.
Es wirkt sich auch auf die Gründe des Publikums aus, die Aufgabe zu erledigen. Das Ziel eines Studenten, der an einem Projekt arbeitet, ist sicherlich ein anderes als das eines Erwachsenen, der seine Arbeit fertigstellen möchte
Schritt 5. Erstellen Sie eine kurze Einführung
Diese Einführung wird dem Leser sagen, was getan werden kann und was die Ergebnisse sein werden, wenn die Aufgabe erledigt wird. Seien Sie sich bewusst, dass die meisten Leute die Einführung überspringen oder sie überfliegen. Fügen Sie daher keine wichtigen Informationen oder Warnungen in die Einleitung ein.
- Wenn Sie beispielsweise eine Anleitung zur Herstellung von Erdnussbutter- und Gelee-Sandwiches schreiben, könnten Sie kurz erwähnen, dass Erdnussbutter- und Gelee-Sandwiches eine gute und einfache Option für Kindermittagessen und Nachmittagssnacks sind.
- Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie eine Warnung in Ihre Einführung einfügen müssen, ist es eine gute Idee, diese in einen der Schritte einzufügen, falls der Leser Ihre Einführung verpasst.
Teil 2 von 3: Den Leitfaden schreiben
Schritt 1. Teilen Sie die Aufgabe in kleine Schritte auf
Jeder Schritt sollte eine Aktion enthalten. Wenn Sie mehr als einen oder zwei Sätze pro Schritt haben, versuchen Sie, ihn in kürzere, einfachere Schritte zu unterteilen.
Sie haben zum Beispiel eine Anleitung geschrieben, wie Sie mit Ihrem Hund spazieren gehen. Der Schritt "Halsband um den Hals des Hundes legen und die Leine binden" ist ein kombinierter Schritt, der aus zwei Aktionen besteht: Anbringen der Leine und die Zügel binden. Schreiben Sie also im ersten Schritt „Die Leine um den Hals des Hundes legen“und im zweiten Schritt „Ziehen Sie die Leine an die Leine“.
Schritt 2. Beginnen Sie jeden Schritt mit einem Aktionswort
Jeder geschriebene Schritt muss machbar sein. Verwenden Sie Verben, um genau anzugeben, welche Aktion ausgeführt werden muss, um einen Schritt in der Aufgabe abzuschließen.
- Bilden Sie Ihre Sätze, um jemandem zu sagen, was er tun soll, und nicht, was er wissen muss.
- Nehmen wir zum Beispiel an, Sie schreiben eine Anleitung, wie Sie mit Ihrem Hund spazieren gehen, und ein Schritt besteht darin, die Größe der Leinen anzupassen. Für diesen Schritt ist der Satz "Überprüfen Sie die Größe der Leinen" oder "Messen Sie den Hals Ihres Hundes" wahrscheinlicher als einfach "Kennen Sie Ihre Leinengröße".
Schritt 3. Folgen Sie dem logischen Fortschritt
Gehen Sie davon aus, dass der Leser unmittelbar nach dem Lesen des ersten Schritts mit der Arbeit beginnen wird. Normalerweise liest der Leser die Anleitungsschritte nicht zu Ende. Wenn es Informationen gibt, die der Leser wissen muss, um die Aufgabe abzuschließen, fügen Sie diese Informationen in die Anleitungsschritte ein.
- Wenn bei einem bestimmten Schritt eine Gefahr besteht, fügen Sie eine Warnung in diesen Schritt ein. Fügen Sie keine Warnung in die Einleitung oder am Ende des Leitfadens ein, wenn es zu spät ist.
- Fügen Sie geeignete Anweisungen bei, damit die Leser wissen, wann sie die Schritte richtig ausgeführt haben. Du könntest zum Beispiel schreiben: "Die Leinen haben genau die richtige Größe, wenn du zwei Finger zwischen die Rückseite des Halsbandes und den Hals des Hundes schieben kannst."
Schritt 4. Wählen Sie Ihre Wörter sorgfältig aus
Verwenden Sie eine einfache Sprache, die für alle leicht verständlich ist. Vermeiden Sie es, Fachjargon oder Fachbegriffe zu verwenden. Wenn Sie einen Fachbegriff verwenden müssen, halten Sie ihn kurz und einfach.
Wenn Sie beispielsweise einen Leitfaden zur Einreichung einer Klage schreiben, müssen Sie möglicherweise rechtliche Begriffe einbeziehen. Schreiben Sie zuerst eine einfache Erklärung und fahren Sie dann mit den in der Testversion verwendeten Fachbegriffen fort
Schritt 5. Verwenden Sie positive Verben
Normalerweise ist es eine gute Idee, aufzuschreiben, was der Leser tun muss, um die Aufgabe zu erledigen, und nicht, was er nicht tun soll. Wenn eine Person einen Leitfaden liest, wird ihr Verstand darauf abzielen, die Aufgabe zu erfüllen. Wenn Sie mit Dingen beginnen, die sie nicht tun sollten, können sie verwirrt werden und tun, was sie nicht tun sollten.
Wenn Sie beispielsweise eine Anleitung zum Gassigehen mit Ihrem Hund schreiben, möchten Sie vielleicht schreiben "Stellen Sie sicher, dass die Leine richtig befestigt ist" oder "Stellen Sie das Halsband so ein, dass es richtig passt" anstelle von "Legen Sie die Leine nicht an". zu eng an" oder "kein zu enges Halsband tragen." zu eng."
Schritt 6. Schreiben Sie in zweiter Person
Verwenden Sie das Wort „Sie“, um Ihre Leser direkt anzusprechen, damit sie nicht verwirrt werden. Wenn Sie das Wort „Sie“verwenden, wissen die Leser, was zu tun ist, um die Aufgabe abzuschließen, ohne raten zu müssen.
Wenn Sie zum Beispiel schreiben „der Hebel muss gedrückt werden“, lassen Sie den Leser raten, wer den Hebel drücken soll. Der Satz „Du musst den Hebel drücken“oder gar „den Hebel drücken“lässt den Leser nicht im Zweifel
Schritt 7. Fügen Sie Alternativen hinzu
Manchmal gibt es mehrere Möglichkeiten, einen oder mehrere Schritte abzuschließen. Fügen Sie Alternativen zusammen mit den Schritten hinzu, damit die Leser den Weg wählen können, den sie bevorzugen.
Wenn Sie beispielsweise eine Anleitung zur Herstellung eines Erdnussbutter-Gelee-Sandwiches schreiben, fügen Sie eine alternative Füllung hinzu, wie zum Beispiel "Mandelbutter für Menschen mit Erdnussallergien"
Schritt 8. Fügen Sie ein Bild hinzu, wenn es hilft
Es gibt ein Sprichwort, das ungefähr so lautet: „Ein Bild ist besser als tausend Worte“. Um klare Richtlinien zu erstellen, erleichtern manchmal Bilder oder Diagramme es den Lesern, die von Ihnen bereitgestellten Richtlinien zu verstehen.
Stellen Sie für eine technische Anleitung sicher, dass das Bild den Leser deutlich unterstützen kann und dass die Arbeit auf dem Bild nicht durch Werkzeuge oder Hände behindert wird
Teil 3 von 3: Testen erstellter Anleitungen
Schritt 1. Organisieren Sie Ihren Leitfaden in Abschnitte
Komplexe Aufgaben haben mehr als einen Teil. Wenn Sie eine Anleitung für eine umfangreiche Aufgabe mit mehreren kleineren Abschnitten schreiben, teilen Sie sie in separate Abschnitte auf.
- Wenn Sie die Anleitungen nummerieren, weisen Sie jedem Abschnitt eine Nummer zu. Der Leser wird den Erfolg der Errungenschaft nach Abschluss jedes Abschnitts spüren.
- Auch wenn Ihre Aufgabe keine Teile enthält, die nur teilweise kontrollierbar (semi-unabhängig) sind, teilen Sie sie in Teile auf, wenn die Aufgabe mehrere Schritte umfasst. Auf diese Weise wird der Leser nicht von der Anzahl der Schritte in der Anleitung überfordert.
Schritt 2. Versuchen Sie es mit der Anleitung, die Sie geschrieben haben
Wenn Sie die schriftlichen Richtlinien nicht befolgen können, wird es auch niemand anderes tun. Bitten Sie einen Freund, die Anleitung zu lesen und zu befolgen, und fragen Sie, ob es Teile gibt, die ihn verwirren.
Möglicherweise müssen Sie den Leitfaden mehrmals testen, insbesondere wenn Ihr Leitfaden lang oder komplex ist
Schritt 3. Bearbeiten Sie Ihren Leitfaden sorgfältig
Tipp- und Grammatikfehler beeinträchtigen die Klarheit Ihres Leitfadens und machen es schwierig, ihm zu folgen. Lesen Sie Ihre Anleitung hin und her, um sicherzustellen, dass es keine Fehler gibt.
Wenn Sie sich in Ihren Bearbeitungsfähigkeiten nicht sicher sind, bitten Sie einen Freund, Ihren Leitfaden zu überprüfen
Schritt 4. Fügen Sie eine Liste der benötigten Werkzeuge und Materialien hinzu
Gerade wenn die Aufgabenstellung spezielle Werkzeuge oder Materialien erfordert, wird diese Liste dem Leser eine große Hilfe sein. Platzieren Sie diese Liste am Anfang des Leitfadens, damit der Leser alle Werkzeuge und Materialien zusammenstellen kann, bevor er mit der Aufgabe beginnt.
Stellen Sie sich vor, Sie schreiben ein Rezept. Rezepte enthalten immer alle Zutaten und Kochutensilien, die zu Beginn benötigt werden. Auf diese Weise können Sie alles vor dem Kochen sammeln
Schritt 5. Geben Sie entsprechende Warnungen an
Beim Testen des Leitfadens können Sie versteckte Gefahren entdecken, die beim ersten Schreiben des Leitfadens nicht bekannt waren. Warnen Sie die Leser, damit sie sich vor dieser Gefahr schützen können.
