Wenn Sie beruflich mit Kunden in Kontakt treten müssen, hinterlassen Sie wahrscheinlich häufig Sprachnachrichten. Doch was ist nach einem Signalton am Telefon genau zu sagen? Die Übermittlung aller relevanten Informationen per Voicemail kann entmutigend sein, sodass viele Details übersehen werden. Ersetzen Sie die spontane Zustellung von Sprachnachrichten durch das richtige System. Durch ein paar leicht zu merkende Punkte stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen an den Empfänger übermittelt werden, sodass die Chance auf einen Rückruf steigt.
Schritt
Methode 1 von 3: Sich vorstellen
Schritt 1. Verwenden Sie einen geeigneten Tonfall
Sobald die Nachricht aufgenommen wird, sprechen Sie mit klarer und gut hörbarer Stimme. Murmeln Sie nicht und sprechen Sie nicht zu schnell. Versuchen Sie, Ihre Stimme attraktiv und energisch klingen zu lassen, um die Aufmerksamkeit des Zuhörers zu erregen. Selbst wenn er Sie nicht sehen kann, wird Ihr Ton klar sein. Achten Sie also auf den richtigen Tonfall.
- Sprechen Sie jedes Wort laut aus. Ein schlechtes Signal kann Ihre Stimme trüben, sogar Ihre Worte versiegen lassen. Die Stimme eines gewöhnlichen Gesprächs ist beim Anrufen undeutlich zu hören.
- Ihre Sprachqualität sollte den Zweck des Anrufs widerspiegeln. Du kannst beispielsweise eine laute Sprachnachricht hinterlassen, um deiner Nichte zu ihrem Schulabschluss zu gratulieren. Wenn Sie jedoch Ihr Beileid ausdrücken möchten, hinterlassen Sie eine ernste und respektvolle Sprachnachricht.
Schritt 2. Sagen Sie Ihren Namen
Nennen Sie Ihren Namen am Anfang der Nachricht. Auf diese Weise weiß der Anrufer, wer Sie sind. Einfache Wörter wie „Dies (Ihr Spitzname)“können in einer Vielzahl von Situationen verwendet werden. Sie können auch höflichere Sätze verwenden, wie zum Beispiel „Mein Name ist (vollständiger Name)“, wenn die anrufende Person Sie noch nie getroffen hat. Freunde und Familie können Sie ohne weitere Identifizierung erkennen. Wenn der Anruf arbeitsbezogen ist, benötigt der Anrufempfänger einen Namen, um den Zweck des Anrufs zu kennen, damit er persönlicher interagieren kann.
- Die oben genannten Schritte klingen trivial, werden aber von nervösen Anrufern beim Hinterlassen von Sprachnachrichten oft vergessen.
- Wenn Sie über eine Berufsbezeichnung oder Selbstbeschreibung verfügen, die dem Anrufer helfen kann, Sie zu identifizieren, geben Sie diese nach Ihrem Namen an. Zum Beispiel „Mein Name ist Dr. Arief, Radiologin am Tangerang General Hospital“oder „Das ist Tasya, ich bin Selvys Mutter, die in derselben Klasse wie Ihr Kind ist.“
Schritt 3. Geben Sie Ihre Telefonnummer an
Geben Sie nach Nennung des Namens Ihre Telefonnummer an. Die meisten Telefonempfänger warten bis zum Ende der Voicemail, um Kontaktinformationen zu erhalten, aber wenn der Empfänger sie nicht sofort aufnimmt, müssen sie die Nachricht erneut beginnen. Denken Sie daran, langsam und deutlich zu sprechen, wenn Sie die Telefonnummer erwähnen, damit der Empfänger sie gut hören kann.
- Eine einfache Möglichkeit, eine Telefonnummer zu Beginn einer Nachricht zu sagen, besteht darin, etwas wie „Dies ist (Ihr Name), meine Nummer (Ihre Telefonnummer)“oder „Dies ist (Ihr Name) von der Nummer (Ihre Telefonnummer)“zu sagen).“
- Obwohl die Anrufer-ID-Funktion es dem Empfänger ermöglicht, Ihre Nummer zu sehen, wird dennoch empfohlen, die Telefonnummer anzugeben, falls Ihre Nummer nicht gespeichert ist oder Sie möchten, dass der Empfänger Sie zu einer anderen Nummer anruft.
Schritt 4. Stellen Sie die Verbindung her
Wenn Sie geschäftliche Sprachnachrichten von unbekannten Absendern hören, werden die Leute misstrauisch oder verlieren das Interesse, wenn sie nicht wissen, wer Sie sind und was der Zweck des Anrufs ist. Beruhigen Sie sie, indem Sie den Namen eines bekannten Freundes oder der Person nennen, die die Nummer gegeben hat. Auch diese Methode kann dazu führen, dass sich der Anruf persönlicher anfühlt. Voicemails werden nicht vermutet und Sie werden höchstwahrscheinlich die erwartete Antwort erhalten.
- Versuchen Sie, den Zuhörern eine kurze Einführung zu geben, z. B. "Ich habe diese Nummer von Andi bekommen, der sagte, Sie würden Ihr Boot verkaufen."
- Auch wenn Sie nicht geschäftlich telefonieren, kann sich der Empfänger durch die Herstellung einer persönlichen Verbindung wohler fühlen. „Das ist Bob, dein Nachbar auf der anderen Seite des Hauses“klingt freundlicher als „Das ist Bobby Rahmadika Setiawan“.
Methode 2 von 3: Ihre Bedürfnisse erklären
Schritt 1. Überlegen Sie vorher, was Sie sagen sollen
Bevor Sie eine Voicemail hinterlassen, müssen Sie wissen, was Sie mitteilen möchten. Dies ist kein Problem, wenn Sie ein bestimmtes Ziel vor Augen haben, aber das Hören der Pieptöne, die signalisieren, dass eine Voicemail aufgezeichnet wird, kann jeden nervös machen. Teilen Sie die Informationen, die Sie vermitteln möchten, in mehrere Punkte auf und erklären Sie dann alles, bevor Sie auflegen.
- Gerade bei sehr wichtigen Sprachnachrichten können Sie vor dem Aufzeichnen der Nachricht ein grobes Skript schreiben.
- Wenn du plötzlich stotterst, konzentriere dich darauf, kurz deinen Namen, deine Kontaktdaten und den Grund für deinen Anruf zu erwähnen.
- Stellen Sie sich vor, Sie senden eine Sprachnachricht, um eine romantische Nachricht bezüglich eines Dates am Vorabend zu hinterlassen. Wenn Sie sich die Sprachnachricht vorstellen, die Sie überbringen möchten, bevor Sie die Nachricht aufzeichnen, können Sie ein kühles, ruhiges und angenehmes Gefühl bekommen, anstatt nervös und schüchtern zu sein.
Schritt 2. Halten Sie Ihre Nachricht kurz
Begrenzen Sie Ihre Voicemail auf 20-30 Sekunden. Selten werden Sie eine längere Sprachnachricht benötigen. Sie möchten nicht, dass die Empfänger müde werden, zu lange und wortreiche Nachrichten zu hören. Bleiben Sie konzentriert und bringen Sie die Botschaft direkt auf den Punkt. Kurze Nachrichten können Neugierde wecken, sodass der Empfänger Interesse an einem Rückruf hat.
- Auf der anderen Seite, wenn Ihre Voicemail zu kurz ist, kann der Empfänger sie für unwichtig halten und sie dann löschen, ohne vorher abgehört zu werden. Dies kann passieren, wenn Sie von einer unbekannten Nummer anrufen.
- Der Zweck des Hinterlassens einer Voicemail besteht darin, jemanden zum Rückruf zu bewegen, und nicht, um alle Informationen weiterzugeben, die Sie bei einem direkten Anruf angeben möchten.
Schritt 3. Starten Sie die Voicemail mit den wichtigsten Informationen
Reden Sie nicht um den heißen Brei herum mit Ihren Gründen für Ihren Anruf. Wenn Sie nur fragen möchten, wie es Ihnen geht, sagen Sie es einfach. Wenn Sie einen bestimmten Artikel anbieten oder einen Termin bestätigen möchten, sagen Sie dies. Hörer verlieren schnell das Interesse und löschen die Nachricht, wenn Sie den Zweck des Anrufs nicht am Anfang der Nachricht erwähnen.
- Sie haben sehr wenig Zeit, um die Botschaft zu vermitteln. Wenn Sie zu viel sprechen, können Zuhörer die Nachricht stummschalten, bevor sie wichtige Informationen erhält.
- Es ist besser, schlechte Nachrichten wie "Dad's in the Hospital" direkt zu überbringen und dann die restliche Zeit zu nutzen, um Mitgefühl und Erklärungen zu übermitteln, anstatt herumzulaufen, bis der Zuhörer besorgt ist.
Schritt 4. Hinterlassen Sie Nachrichten persönlich und organisch
Widerstehen Sie dem Drang, so steif zu sprechen wie beim Telefonieren. Sei freundlich, sei du selbst und sprich natürlich. Die Leute können einen Verkäufer erkennen, der versucht, sie zum Kauf zu bewegen, und sie hören eher auf Ihre Voicemail, wenn sie sich höflich angesprochen fühlen.
Wenn Sie so sprechen, als würden Sie ein Drehbuch lesen, entsteht der Eindruck, dass der Zuhörer nur einer von vielen ist, die Sie anrufen, um dasselbe anzubieten
Methode 3 von 3: Voicemail schließen
Schritt 1. Geben Sie eine bestimmte Frage oder Anfrage ein
Erklären Sie beim Beenden der Nachricht, warum der Empfänger zurückrufen soll. Stellen Sie eine bestimmte Frage oder stellen Sie eine Bitte, die ihn motiviert, zum Telefonhörer zu greifen. Wenn der Empfänger sich nach dem Hören der Sprachnachricht verwirrt oder unsicher bezüglich Ihres Ziels fühlt, war die Nachricht nicht erfolgreich.
- Versuchen Sie es mit Formulierungen wie „Lassen Sie es mich wissen, wenn Ihnen das eingereichte Rezept gefällt“oder „Ich würde gerne Ihre Ideen zu diesem Vorschlag hören“.
- Die Leute sind motivierter, zurückzurufen, wenn Sie eine bestimmte Anfrage stellen, anstatt einfach nur „Rückruf, okay“zu sagen.
Schritt 2. Geben Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen erneut ein
Beenden Sie die Nachricht, indem Sie Ihren Namen und Ihre Telefonnummer wiederholen. Wiederholen Sie Ihre Telefonnummer zweimal, damit der Empfänger sich nicht verhört und sich Notizen machen kann. Geben Sie alle nützlichen Details an, wenn der Empfänger zurückruft, z. B. wann Sie Zeit haben und wann die beste Zeit für einen Anruf ist.
- Die Telefonnummer am Ende einer Nachricht mehr als zweimal zu sagen, ist zu viel und kann für den Empfänger der Nachricht beleidigend sein.
- Sie müssen diesen Schritt nicht üben, wenn die Nachricht beiläufig an Freunde oder Familie übermittelt wird.
Schritt 3. Beenden Sie die Nachricht nicht wörtlich
Wenn es Zeit ist, aufzulegen, quatschen Sie nicht weiter und verlängern Sie die Nachrichten nicht unnötig. Wenn der Empfänger Ihnen nicht wichtig ist, müssen Sie keine süßen Worte hinterlassen. Je länger Ihre Nachricht, desto weniger Aufmerksamkeit erhält sie vom Empfänger. Verliere also am Ende nicht den Fokus. Danken Sie ihm für die gegebene Zeit und lassen Sie ihn die Kommunikation fortsetzen.
- Schlussworte wie „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören“sind viel wärmer und effektiver als kitschige Werbeworte wie „Schönen Tag noch“.
- Ziehen Sie keine voreiligen Schlüsse oder fassen Sie Ihre Botschaft am Ende zusammen. Wenn der Empfänger bestimmte Details einstudieren muss, kann er oder sie Ihre Nachricht später wiedergeben.
Tipps
- Erinnern Sie sich, als Sie eine Voicemail erhalten haben, die Sie denken ließ: "Was will diese Person?" Hinterlassen Sie eine Sprachnachricht, die Sie hören möchten.
- Geben Sie zusätzlich zu Ihrer Telefonnummer eine E-Mail-Adresse oder Kontaktinformationen an, wenn diese für Ihre Interaktion mit dem Empfänger der Nachricht noch relevant sind.
- Denken Sie daran, das Datum anzugeben, wenn Sie eine Nachricht mit zeitbezogenen Informationen hinterlassen.
- Lächeln! Ihr Lächeln wird vermittelt, auch wenn es nicht sichtbar ist.
- Wenn Sie anrufen, um ein sensibles Thema anzusprechen, beschränken Sie die in der Voicemail geteilten Informationen, damit niemand anderes sie hören kann.
- Verwenden Sie in einem Notfall oder einer Naturkatastrophe die Voicemail, um zu signalisieren, dass es Ihnen gut geht.
Warnung
- Wenn Sie versuchen, jemanden zum Rückruf zu bewegen, erzählen Sie ihm nicht von Ihren früheren Anruffehlern. Dies wird den Hörer verärgern und er wird sich nicht wohl fühlen, mit Ihnen Geschäfte zu machen.
- Beruflich sollten Sie immer eine Voicemail hinterlassen, wenn die Person am Telefon nicht antwortet. Wenn Sie viele verpasste Anrufe ohne Voicemail sehen, bedeutet dies, dass Ihr Geschäft nicht wichtig ist.
