Memos werden in der Regel verwendet, um einer Gruppe von Personen bestimmte Informationen zu übermitteln, beispielsweise über Aktivitäten, Richtlinien oder verfügbare Ressourcen, und sie zum Handeln aufzufordern. Das Wort "Memorandum" bedeutet etwas, das man sich merken oder beachten muss. Sie können ein gutes, leicht verständliches Memo schreiben, indem Sie diese Tipps studieren.
Schritt
Teil 1 von 4: Memoköpfe schreiben
Schritt 1. Geben Sie oben auf dem Papier „MEMORRANDUM“ein, um ein Memo zu schreiben
Erklären Sie zunächst, dass dieses Dokument ein Memorandum ist. Schreiben Sie das Wort „MEMORDUM“3 cm von der Oberkante des Papiers in Fettdruck als erste Zeile. Dieses Wort kann in der Mitte oder links vom größeren Buchstaben platziert werden.
Überspringen Sie zwei Leerzeilen, bevor Sie die nächste Zeile schreiben
Schritt 2. Schreiben Sie den Namen des Empfängers des Memos richtig auf
Da das Memo ein formelles Mittel der geschäftlichen Kommunikation ist, muss auch der Empfänger förmlich aufgeführt werden. Notieren Sie den vollständigen Namen und Titel des Empfängers des Memos.
Wenn dieses Memo an alle Mitarbeiter gerichtet ist, schreiben Sie: „An: All Employees“
Schritt 3. Notieren Sie auch die anderen Empfänger in der Zeile „CC“
Die Zeile „CC“(für Courtesy Copy) wird verwendet, um den Namen der Person oder der Personen zu schreiben, die eine Kopie des Memos erhalten, nicht diejenige, an die das Memo gesendet wird. Der in der Zeile „CC“aufgeführte Name ist die Partei, die über die im Memo beschriebene Richtlinie oder das Problem benachrichtigt werden muss.
Schritt 4. Schreiben Sie Ihren Namen in die Zeile „Von“
Der Name des Autors und des Absenders des Memos muss im Memo-Header stehen. Schreiben Sie Ihren vollständigen Namen und Titel in diese Zeile.
Schritt 5. Geben Sie das Datum ein
Notieren Sie das Datum der Erstellung des Memos vollständig mit dem Format Datum, Monat, Jahr. Zum Beispiel: „Datum: 9. Dezember 2015“oder „9.12.2015“.
Schritt 6. Bestimmen Sie den Betreff des Memos und schreiben Sie es als separate Zeile mit dem Titel „About“
Der Betreff des Memos gibt Ihnen eine Vorstellung davon, was in dem Memo besprochen wird. Wählen Sie ein bestimmtes, aber kurzes Thema.
Anstatt beispielsweise „Ameisen“als Betreff zu schreiben, wählen Sie etwas Konkreteres, zum Beispiel: „Das Ameisenproblem im Büro“
Schritt 7. Kennen Sie das Format des Memo-Headers gut
Der Memo-Header sollte sich oben auf der linken Seite befinden. Sie können Groß- oder Kleinbuchstaben für die Wörter „An:“, „Von:“, „Datum:“und „Über:“verwenden.
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Der Memo-Header sieht wie im folgenden Beispiel aus:
An: Name und Anrede des Empfängers
Von: Ihr Name und Titel
Datum: Datum des Schreibens des Memos
Betreff: Themen, die im Memo behandelt werden (verwenden Sie Fettdruck oder eine bestimmte Farbe für Dinge, die Sie für wichtig halten).
- Wenn Sie einen Memo-Header schreiben, setzen Sie nach dem Doppelpunkt ein Leerzeichen, damit er übersichtlicher aussieht.
- Wenn Sie mit dem Schreiben des Memo-Headers fertig sind, überspringen Sie eine Zeile, bevor Sie mit dem Schreiben des Memos fortfahren, um den Memo-Header vom Memo-Hauptteil zu trennen.
Teil 2 von 4: Den Hauptteil des Memos schreiben
Schritt 1. Betrachten Sie die Zielgruppe, die das Memo erhält
Um ein Memo zu schreiben, das die Leute zum Lesen und Antworten anregt, müssen Sie den Stil, die Länge und die Formalität Ihrer Erklärung im Hauptteil des Memos basierend auf dem Publikum bestimmen, das es lesen wird. Dazu müssen Sie wissen, wer dieses Memo erhält und liest.
- Finden Sie heraus, was die Prioritäten und Anliegen des Memoempfängers sind.
- Versuchen Sie, die Fragen zu antizipieren, die die Leser des Memos stellen werden. Untermauern Sie Ihre Erklärung mit einigen Beispielen, Beweisen oder anderen Informationen, die den Leser beeinflussen könnten.
- Wenn Sie die Zielgruppe berücksichtigen, die das Memo lesen wird, können Sie die richtigen Informationen oder Meinungen im Memo vermitteln.
Schritt 2. Geben Sie keine formelle Begrüßung
Das Memo muss nicht mit einer Begrüßung wie „Sehr geehrter Herr Anwar“beginnen. Schreiben Sie stattdessen einfach einen Eröffnungssatz, um das Thema zu erklären, das Sie behandeln möchten.
Schritt 3. Nennen Sie das Problem oder Problem im ersten Absatz
Beschreiben Sie kurz den Hintergrund der Aktion, die Sie durchführen möchten. Erläutern Sie wie bei der Abgabe einer Abschlussarbeit das Thema und begründen Sie, warum diese Maßnahme wichtig ist. Sie können diesen einleitenden Satz als Zusammenfassung oder Memozusammenfassung verwenden.
Als allgemeine Richtlinie sollte der Eröffnungsabschnitt in einem Absatz geschrieben werden
Schritt 4. Zum Beispiel könnten Sie am Anfang des Memos schreiben:
„Mit Wirkung vom 1. Januar 2016 führt PT XYZ eine neue Richtlinie zum Gesundheitsschutz ein. Alle Mitarbeiter und ihre Familienangehörigen erhalten jeden Monat Gesundheitsleistungen der BPJS-Klasse 1“.
Schritt 5. Beschreiben Sie den Kontext des Problems, das Sie im Memo angesprochen haben
Die Leser benötigen möglicherweise Informationen zum Hintergrund der von Ihnen präsentierten Ausgabe. Erklären Sie kurz den Kontext und sagen Sie nur das Wesentliche.
Falls relevant, schreiben Sie das Memo weiter, in dem Sie erklären, warum diese Richtlinie gelten soll. Schreiben Sie zum Beispiel: „Die Regierung hat eine Verordnung erlassen, nach der jedes Unternehmen verpflichtet ist, Mitarbeiter und deren Familienmitglieder als Teilnehmer von BPJS Kesehatan zu registrieren“
Schritt 6. Unterstützen Sie Ihren Plan, indem Sie im Diskussionsabschnitt eine Erklärung abgeben
Beschreiben Sie kurz die Maßnahmen, die Sie ergreifen werden. Geben Sie Beweise und logische Gründe für Ihren Vorschlag an. Beginnen Sie mit der Vermittlung der wichtigsten Informationen und liefern Sie dann konkrete oder unterstützende Fakten. Geben Sie an, welchen Nutzen der Leser von Ihrer vorgeschlagenen Maßnahme erhält oder welchen Schaden er erleidet, wenn diese Maßnahme nicht ergriffen wird.
- Wenn Sie ein längeres Memo erstellen möchten, präsentieren Sie auch relevante und überzeugende Grafiken, Listen oder Diagramme.
- Bei längeren Memos können Sie einen kurzen Titel angeben, der den Inhalt jedes Abschnitts beschreibt. Anstatt beispielsweise den Titel „Richtlinie“zu erstellen, schreiben Sie „Neue Richtlinie für alle Mitarbeiter“. Gestalten Sie den Titel spezifisch und kurz, damit der Leser die wichtigen Dinge des Memos sofort erkennt.
Schritt 7. Schlagen Sie dem Leser Maßnahmen vor
Durch ein Memo fordern Sie andere auf, auf ein bestimmtes Problem zu reagieren, sei es eine Ankündigung eines neuen Produkts, eine neue Richtlinie zur Spesenabrechnung oder eine Erklärung, wie das Unternehmen ein Problem löst. Erklären Sie in einem abschließenden Absatz oder Satz, welche Maßnahmen ergriffen werden sollten.
- Schreiben Sie zum Beispiel: „Alle Mitarbeiter müssen ab dem 1. März 2016 das neue Abrechnungssystem verwenden“.
- Legen Sie auch Belege für Ihren Vorschlag vor.
Schritt 8. Schließen Sie das Memo mit einer positiven und unterstützenden Zusammenfassung
Der letzte Absatz sollte den nächsten Schritt beschreiben, der das Problem lösen könnte. Übermitteln Sie auch eine Botschaft der Unterstützung über organisatorische Solidarität.
- Sie können sagen: "Ich bin bereit, diesen Vorschlag weiter zu diskutieren und die einvernehmliche Entscheidung umzusetzen."
- Oder Sie können das Memo schließen, indem Sie schreiben: „Wir freuen uns sehr über den Plan, eine Produktionslinie hinzuzufügen. Wir glauben, dass dieser Plan das Unternehmen weiterentwickeln und die Kontinuität unseres Geschäfts sicherstellen wird.“
- Schließen Sie das Memo mit nur ein oder zwei Sätzen.
Teil 3 von 4: Das Memo beenden
Schritt 1. Kennen Sie das Format des Memos gut
Verwenden Sie das Standard-Memo-Format zum leichteren Lesen. Geben Sie das Memo in der Schriftart Times New Roman oder Arial, Größe 12, mit 3 cm linken, rechten und unteren Rändern ein.
Verwenden Sie ein linksbündig ausgerichtetes Absatzformat. Überspringen Sie die beiden Leerzeilen am Ende des Absatzes und müssen Sie kein Leerzeichen am Anfang des Absatzes lassen
Schritt 2. Überprüfen Sie Ihr Memo
Lesen Sie das Memo noch einmal und bearbeiten Sie es, um sicherzustellen, dass es korrekt, klar, prägnant und überzeugend ist. Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Schreibstil verwenden. Eliminieren Sie unnötige wissenschaftliche Begriffe oder Jargon.
- Überprüfen Sie erneut, ob noch Rechtschreib-, Grammatik- und Diskussionsfehler vorhanden sind. Achte darauf, Namen, Daten und Zahlen zu schreiben.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Memo kurz genug ist, und vermeiden Sie redundante Informationen.
Schritt 3. Initialisieren Sie neben Ihrem Namen
Das Memo muss nicht unterschrieben werden, aber Sie müssen es mit einem Kugelschreiber am Kopf des Memos direkt neben Ihrem Namen abzeichnen. Initialen zeigen an, dass Sie dieses Memo genehmigt haben.
Schritt 4. Verwenden Sie Papier mit Briefkopf
Es gibt Briefpapiere, die mit speziell für Memos entworfenem Briefkopf bedruckt sind oder einfach normales Briefpapier verwenden.
Wenn Sie das Memo auf einem Computer erstellt (und per E-Mail) gesendet haben, erstellen Sie mit dem Word-Programm Ihren eigenen Briefkopf mit angezeigtem Firmenlogo und Kontaktinformationen. Verwenden Sie diese Memovorlage für zukünftige Memoeinsendungen
Schritt 5. Entscheiden Sie, wie Sie das Memo senden möchten
Wählen Sie den besten Weg, um das Memo zu verteilen. Sie können es ausdrucken und teilen oder per E-Mail versenden.
Zum Versenden von Memos per E-Mail können Sie das Memo aus einem Word-Dokument in HTML oder in ein PDF konvertieren und als E-Mail-Anhang versenden
Teil 4 von 4: Verwenden von Memo-Vorlagen
Schritt 1. Suchen Sie nach einer Memovorlage
Memos können mithilfe von Vorlagen erstellt werden, anstatt sie von Grund auf neu zu erstellen. Suchen Sie dazu im Internet nach guten Memovorlagen, zum Beispiel in Microsoft Word. Die verwendeten Formate sind in der Regel fast gleich, jedoch können Schriftgröße, Länge und Design variieren.
- Laden Sie die Vorlage herunter, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Regeln lesen, bevor Sie Vorlagen von einer Website verwenden.
Schritt 2. Öffnen Sie die heruntergeladene Vorlage auf Ihrem Computer
Nachdem Sie auf den Download-Button geklickt haben, wird die Vorlage entweder direkt auf Ihren Computer heruntergeladen oder Sie müssen mehrere Schritte ausführen. Wenn das Ergebnis eine gezippte Datei ist, müssen Sie diese Datei zuerst entpacken und dann in Microsoft Word öffnen.
Wir empfehlen Ihnen, die neueste Version des Microsoft Word-Programms zu verwenden, damit keine Probleme auftreten und diese Vorlage für Sie gut funktioniert. Wenn Sie noch eine frühere Version des Microsoft Word-Programms verwenden, aktualisieren Sie diese, bevor Sie Dateien herunterladen
Schritt 3. Definieren Sie Ihren eigenen Briefkopf
Alle Vorlagen können geändert werden. Jeder Teil der Memo-Vorlage können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen. Fügen Sie der Vorlage im Briefkopfbereich beispielsweise ein Logo und eine Markenregistrierungsmarke hinzu. Klicken Sie auf den Abschnitt mit dem Briefkopf, um die Unternehmensinformationen einzugeben.
Schritt 4. Füllen Sie die Vorlagenfelder im Memo-Header aus
Sie müssen die Felder „An“, „Von“, „CC“und „Über“ausfüllen. Seien Sie beim Ausfüllen der einzelnen Felder vorsichtig, damit Sie in diesem Abschnitt nicht verwirrt, übersehen oder falsch eingegeben werden.
Schritt 5. Geben Sie Ihre Nachricht ein
Schreiben Sie die Einleitung, den Kontext, die Diskussion und die Zusammenfassung in den Hauptteil des Memos. Sie können Memos in Listenform schreiben, um punktuelle Informationen zu vermitteln.
- Verwenden Sie dasselbe Vorlagenformat, um alle Absätze im Memo mit den richtigen Rändern und Schriftgrößen ordentlich organisiert zu halten.
- Sie können die Tabelle bei Bedarf über die Memovorlage anzeigen. Dies kann hilfreicher sein, insbesondere wenn das in einer Liste oder einem anderen Format erstellte Memo schlampig oder schwer zu lesen aussieht.
- Vergessen Sie nicht, die Wörter bereits in der Vorlage zu löschen. Überprüfen Sie vor dem Senden noch einmal sorgfältig.
Schritt 6. Überprüfen Sie auch die Schrottfüße
Der Fuß des Memos befindet sich am unteren Rand des Memos, das normalerweise verwendet wird, um zusätzliche Informationen bereitzustellen, z. B. um Ihre Firmeninformationen oder Telefonnummer zu schreiben. Überprüfen Sie sorgfältig, ob alle diese Informationen richtig eingegeben wurden. Natürlich möchten Sie ein gutes Memo ohne falsche Kontaktinformationen oder fehlende Informationen senden.
Schritt 7. Passen Sie die Anzeige an
Einer der Vorteile, die Ihnen die Vorlage bietet, ist die Möglichkeit, die Farbe des Dokuments zu ändern. Die Darstellung des Memos kann an die Persönlichkeit angepasst und optisch ansprechender gestaltet werden. Darüber hinaus können Sie die Farbe wählen, die am besten zur aktuellen Situation passt, um sie aufmerksamkeitsstarker, aber dennoch professionell zu gestalten.
Schritt 8. Speichern Sie das Memo als neues Dokument
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie dieser Memodatei aufbewahren, damit Sie ein digitales Backup als Beweis für Ihre geschäftlichen Mitteilungen haben.
Schritt 9. Speichern Sie diese Vorlage, damit Sie sie erneut verwenden können
Wenn Sie ein Memo mit einem etwas anderen Betreff erstellen müssen, ersetzen Sie die darin enthaltenen Informationen durch den Betreff des Memos, das Sie senden möchten. Sie sparen nicht nur Zeit, sondern können auch Memos in einem einheitlichen Format erstellen, damit sie professionell wirken. Auf diese Weise werden die Leser aufmerksamer und lesen das Memo, das Sie senden, sorgfältig.
Tipps
- Geben Sie nicht zu viele Gründe an. Sie müssen erklären, warum bestimmte Maßnahmen ergriffen werden müssen, aber übertreiben Sie es nicht.
- Die im Memo geschriebenen Erläuterungen/Informationen sollten kurz dargestellt werden.
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