Access ist eine Datenbankmanagerschnittstelle, mit der Benutzer einen oder mehrere Teile einer Excel-Datenbank in das System importieren können, um Übereinstimmungen zwischen oder innerhalb ihrer Felder (Felder) zu finden. Da eine einzelne Access-Datei mehrere Excel-Tabellen enthalten kann, eignet sich dieses Programm auch hervorragend zum Zusammentragen oder Analysieren großer Mengen von Excel-Tabelleninformationen in Access. Sie müssen nur ein paar wichtige Schritte ausführen.
Schritt
Teil 1 von 3: Vorbereiten des Imports von Excel in Access
Schritt 1. Öffnen Sie beide Programme auf dem Computer
Sie müssen einen Microsoft Office-Plan kaufen und herunterladen, der Excel und Access enthält. Dies ist nur über die Microsoft-Website möglich.
- Nachdem das Programm heruntergeladen wurde, klicken Sie in Windows auf "Start" und wählen Sie "Alle Programme".
- Klicken Sie auf "Microsoft Office" und wählen Sie "Access" (oder "Excel") aus dem Dropdown-Menü. Möglicherweise wurde die Excel-Tabelle per E-Mail gesendet oder von einer Site heruntergeladen. Die Datei öffnet ein Office-Programm auf Ihrem Computer.
Schritt 2. Bereinigen Sie die Excel-Tabelle, bevor Sie sie in Access importieren
Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen, einige einfache Schritte auszuführen, bevor Sie die Excel-Datei in Access importieren. Wichtig ist, dass die Daten zwischen den zu importierenden Tabellenkalkulationen konsistent sein müssen.
- Stellen Sie sicher, dass die erste Zeile der Excel-Tabelle die Spaltenüberschriften (oder Zellennamen) enthält und klar und leicht zu verstehen ist. Beispielsweise empfehlen wir für eine Spalte, die die Nachnamen von Personen enthält, den Spaltentitel "Nachname". Geben Sie klare und genaue Überschriften an, um die Spaltenüberschriften einer Excel-Tabelle einer anderen zuzuordnen.
- Mit Access können Sie zwei oder mehr Felder zwischen mehreren Arbeitsblättern verknüpfen. Angenommen, Sie haben ein Excel-Arbeitsblatt mit Gehaltsabrechnungsinformationen. Diese Tabelle enthält den Vor- und Nachnamen der Person, die Adresse und den Gehaltsbetrag. Angenommen, Sie möchten ein Blatt in Access einem zweiten Excel-Blatt zuordnen, das Informationen zu einer Spendenkampagne enthält. Dieses zweite Blatt enthält den Namen, die Adresse und die Spende der Person. Mit Access können Sie eine Spaltenüberschrift einer anderen zuordnen. Sie können beispielsweise Namenstitel verknüpfen, um Personen mit demselben Namen in beiden Datenbanken anzuzeigen.
- Scannen Sie das Excel-Blatt, um sicherzustellen, dass jeder Datentyp gleich behandelt wird, und bereinigen Sie es, bevor Sie es in Access importieren. Dies wird in Access als „relational“bezeichnet. Wenn Ihre Gehaltsabrechnungstabelle beispielsweise Vornamen, Nachnamen und Vornamen in einer Spalte enthält, die zweite Tabelle jedoch nur Vornamen in separaten Spalten enthält, zeigt Access keine Übereinstimmungen an. Spalten-/Feldüberschriften müssen genau übereinstimmen.
Schritt 3. Teilen Sie die Informationen in Spalten in Excel auf
Um dieses Problem zu umgehen, müssen die Informationen in Excel in Spalten aufgeteilt werden, damit es in Access nicht zu "keine Übereinstimmung" kommt.
- Sie können beispielsweise Vorname, mittlere Initiale und Nachname so unterteilen, dass sie jeweils eine eigene Spalte haben. Wenn das zweite Arbeitsblatt auf dieselbe Weise strukturiert ist, werden beim Verknüpfen von z. B. Nachname mit Nachname in Access Übereinstimmungsergebnisse für dieselben Namen angezeigt.
- Um eine Spalte in Excel zu teilen, markieren Sie die Spalte mit den Informationen, die Sie teilen möchten. Klicken Sie im Excel-Programm in der Symbolleiste auf die Daten "Daten". Klicken Sie auf "Text in Spalten". Normalerweise wählen Sie die Option "getrennt". Klicken Sie auf Weiter (Weiter).
Schritt 4. Verwenden Sie weiterhin den Assistenten, um die konvergierenden Spalten zu teilen
Jetzt können Sie den Vorgang zum Aufteilen der in einer Spalte verketteten Informationen in mehrere Spalten ausführen.
- Wählen Sie aus, wie die Daten in der Spalte „abgegrenzt“werden sollen. Das heißt, jede Information in einer Spalte wird durch etwas getrennt. Normalerweise ist dieses Trennzeichen ein Leerzeichen, ein Komma oder ein Semikolon. Oft sind diese Informationen einfach durch Leerzeichen getrennt. Sagen Sie beispielsweise im folgenden Beispiel, dass der Name "Budi A. Dodo" in einer Spalte erscheint. Vorname (Budi) und Initialen A. werden durch Leerzeichen getrennt. Dodos Nachname und Initialen A. sind ebenfalls durch Leerzeichen getrennt. Wählen Sie also im Assistenten mit Trennzeichen ein Leerzeichen aus.
- Klicken Sie auf Weiter, dann auf Fertig stellen (fertig). Das Programm trennt Budi, A. und Dodo in drei Spalten. Sie können diesen neuen Spalten dann neue Titel geben, um die Art der darin enthaltenen Informationen anzugeben (Nachname, Vorname usw.). Am besten erstellen Sie zuerst einige leere Spalten rechts neben den geteilten Daten, damit die Daten verschoben werden in eine neue leere Spalte (anstatt -anstatt Spalten zu überschreiben, die bereits Informationen enthalten).
Teil 2 von 3: Excel in Access importieren
Schritt 1. Öffnen Sie das Access-Programm auf Ihrem Computer
Gehen Sie in das Computerprogramm-Menü. Gehen Sie zum Startmenü, wählen Sie Microsoft Office aus und klicken Sie auf Microsoft Access. Sie müssen eine neue leere Access-Datenbank öffnen, um Excel importieren zu können.
- Wählen Sie "leere Desktopdatenbank", um eine neue Datenbank im Access-Programm zu erstellen.
- Geben Sie ihm einen neuen Namen, wenn Sie möchten. Klicken Sie auf "Erstellen" (Erstellen).
Schritt 2. Importieren Sie die Excel-Tabelle in Access
Der nächste Schritt besteht darin, die Excel-Tabelle (eine oder mehrere) in die Access-Datenbank zu ziehen.
- Klicken Sie im Access-Datenbankmanager einmal in der Symbolleiste auf "Externe Daten". Wählen Sie "Excel". In einigen Versionen von Access finden Sie diese Funktion, indem Sie in der Symbolleiste auf "Datei" und "Externe Daten abrufen" klicken.
- Wenn "Dateiname" angezeigt wird, klicken Sie auf "Durchsuchen", um die Excel-Tabelle auf Ihrem Computer zu finden.
- Lassen Sie das Kontrollkästchen "Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank importieren" deaktiviert. Diese Einstellung ist standardmäßig voreingestellt.
- Wenn Sie die Tabelle finden, die Sie auf Ihren Computer importieren möchten, klicken Sie darauf. OK klicken". Dieser Schritt führt Sie zum Assistenten zum Importieren von Excel in Access.
Teil 3 von 3: Verwenden des Assistenten zum Abschließen des Importvorgangs
Schritt 1. Führen Sie die Schritte des Assistenten durch, der in Access angezeigt wird
Führen Sie die Schritte im Assistenten aus, um den Importvorgang der Tabellenkalkulation abzuschließen.
- Wählen Sie das Arbeitsblatt in der Excel-Tabelle aus, das Sie importieren möchten. Manchmal erstellen Benutzer jedoch mehrere Seiten in einer Excel-Tabelle, die angezeigt werden kann, indem Sie auf die Beschriftungen am unteren Rand der Tabelle klicken. In diesem Fall müssen Sie dem Access-Assistenten das ausgewählte Arbeitsblatt mitteilen. Weiter klicken.
- Auf der nächsten Seite befindet sich ein Feld, in dem gefragt wird, ob die erste Zeile der Excel-Tabelle Spaltenüberschriften enthält. Dies bedeutet, dass die Zeilen in der Tabelle, die die Daten in jeder Spalte darstellen (z. B. Nachname, Adresse, Gehalt usw.), zuerst bereinigt werden sollten, um sicherzustellen, dass die erste Zeile die Spaltenüberschrift ist. Aktivieren Sie dann „ja, dass die erste Zeile Spaltenüberschriften enthält“(ja, die erste Zeile enthält Spaltenüberschriften). Dies ist der einfachste Weg. Weiter klicken.
- Wenn Ihre erste Zeile keine Spaltenüberschriften enthält, werden Sie auf der nächsten Seite gefragt, ob Sie in Access sogenannte "Felder" benennen möchten (dies sind Spaltenüberschriften). Wenn Sie nicht jedes dieser Felder vor dem Importieren mit eindeutigen und leicht zu merkenden Namen ausgefüllt haben (empfohlen), tun Sie dies hier.
Schritt 2. Schließen Sie den Importvorgang ab
Beim Importvorgang sind noch einige Schritte erforderlich. Auf der nächsten Seite des Assistenten werden Sie gefragt, ob Sie den Primärschlüssel identifizieren möchten.
- Dieser Schritt ist nicht obligatorisch, kann aber durchgeführt werden. Der Primärschlüssel bedeutet, dass das Computerprogramm jeder Informationszeile eine eindeutige Nummer zuweist. Dieser Schritt kann später beim Sortieren von Daten hilfreich sein. Weiter klicken.
- Der Endbildschirm des Assistenten enthält ein Leerzeichen, das den Anfangsnamen enthält. Sie können die importierte Excel-Tabelle umbenennen (die Datei wird in Access links auf der Seite zu einer „Tabelle“, wenn der Import abgeschlossen ist).
- Klicken Sie auf "Importieren", dann auf "Schließen". Auf der linken Seite des Bildschirms sehen Sie eine Tabelle. Das Blatt wird nun in Access importiert.
- Wenn Sie mehr als einen Datensatz verknüpfen möchten, wiederholen Sie diesen Vorgang mit einer oder mehreren anderen Tabellenkalkulationen. Jetzt können Sie die Daten auf dem Blatt in Access abgleichen.
Warnung
- Wenn die Excel-Datei aus einer anderen Office-Version als Access stammt, kann der Importvorgang etwas schwierig sein.
- Wir betonen noch einmal, dass Sie die Tabelle bereinigen müssen, bevor Sie sie importieren. Einer der Gründe besteht darin, das Vorhandensein von Problemen in den Daten zu analysieren.
- Bewahren Sie immer eine Kopie der Originaltabelle auf, damit dieser Vorgang nicht wiederholt werden muss, wenn Sie einen Fehler machen.
- Sie können nicht mehr als 255 Zellen/Boxen in Access importieren.
