Wenn Sie das Büro für eine Weile verlassen müssen oder planen, in den Urlaub zu fahren, können Sie sich von den Leuten per E-Mail über Ihre Abwesenheit informieren lassen. Wenn Sie ein Exchange-Konto haben, verfügt Outlook über integrierte Funktionen. Wenn Sie kein Exchange-Konto haben, können Sie E-Mails trotzdem automatisch beantworten, indem Sie einige Regeln erstellen. Folgen Sie dieser Anleitung, um Ihre automatischen Antworten einzurichten, unabhängig davon, ob Sie ein Exchange-Konto haben oder nicht.
Schritt
Methode 1 von 4: Ausblick 2010/2013
Schritt 1. Aktivieren Sie automatische Antworten
Wählen Sie einen Exchange-Ordner aus. Wählen Sie den Ordner aus Ihrem Nachrichtenspeicher aus. Sie müssen einen Exchange-Ordner auswählen, um die Option Automatische Antworten anzuzeigen. Öffnen Sie das Menü Automatische Antworten (Abwesend). Sie finden dieses Menü, indem Sie auf die Registerkarte Datei klicken und dann die Registerkarte Info auswählen.
Schritt 2. Konfigurieren Sie Ihre Antwort
Aktivieren Sie im Menü Automatische Antworten das Kontrollkästchen Automatische Antworten senden. Sie können die aktive Zeit für den Assistenten einstellen, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren und den Zeit- und Datumsbereich einstellen.
Schritt 3. Schreiben Sie Ihre Antwort
Verwenden Sie für E-Mails, die von Ihrem Exchange-Server gesendet werden, die Registerkarte Inside My Organization. Um auf E-Mails von anderen Personen zu antworten, verwenden Sie die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation. Wenn Sie mit Ihrer Antwort zufrieden sind, klicken Sie auf OK.
Schritt 4. Deaktivieren Sie automatische Antworten
Wenn Sie einen Datumsbereich für Ihre automatische Antwort festlegen, wird der Assistent automatisch beendet, wenn der Datumsbereich abgelaufen ist. Wenn Sie keinen Datumsbereich festlegen, wird er fortgesetzt, bis Sie das Menü Automatische Antworten öffnen und „Keine automatischen Antworten senden“auswählen.
Methode 2 von 4: Outlook 2007
Schritt 1. Aktivieren Sie den Office-Assistenten
Klicken Sie auf die Registerkarte Extras. Wählen Sie im Menü Extras Abwesenheitsassistent aus. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatische Abwesenheitsantworten senden". Sie können die aktive Zeit für den Assistenten einstellen, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren und den Zeit- und Datumsbereich einstellen.
Schritt 2. Schreiben Sie Ihre Antwort
Verwenden Sie für E-Mails, die von Ihrem Exchange-Server gesendet werden, die Registerkarte Inside My Organization. Um auf E-Mails anderer Personen zu antworten, verwenden Sie die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation. Wenn Sie mit Ihrer Antwort zufrieden sind, klicken Sie auf OK.
Schritt 3. Deaktivieren Sie den Abwesenheitsassistenten
Wenn Sie einen Datumsbereich für Ihre automatische Antwort festlegen, wird der Assistent automatisch beendet, wenn der Datumsbereich abgelaufen ist. Wenn Sie keinen Datumsbereich festlegen, wird er fortgesetzt, bis Sie das Menü Automatische Antworten öffnen und „Keine automatischen Antworten senden“auswählen.
Methode 3 von 4: Outlook 2003
Schritt 1. Aktivieren Sie den Office-Assistenten
Wählen Sie im Menü Extras Abwesenheitsassistent aus. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Ich bin derzeit nicht im Büro".
Schritt 2. Schreiben Sie Ihre Antwort
Geben Sie im Feld „Automatische Antwort nur einmal an jeden Absender mit folgendem Text:“die Antwort ein, die Sie als E-Mail-Antwort verwenden möchten.
Schritt 3. Regeln hinzufügen
Sie können Ihrem Assistant Regeln hinzufügen, z. B. das Weiterleiten von Nachrichten von bestimmten Absendern an andere Empfänger. Klicken Sie auf die Schaltfläche Regel hinzufügen …, um die von Ihnen definierte Regel zu konfigurieren. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die E-Mails von einem bestimmten Kunden an Ihre Kollegen weiterleitet, damit keine wichtigen E-Mails in Ihrer Abwesenheit übersehen werden.
Schritt 4. Deaktivieren Sie den Abwesenheitsassistenten
Der Abwesenheitsassistent wird fortgesetzt, bis Sie das Menü Automatische Antworten öffnen und "Keine automatischen Abwesenheitsantworten senden" auswählen.
Methode 4 von 4: Automatische Antworten ohne Exchange-Konto senden
Schritt 1. Erstellen Sie eine Vorlage
Ohne ein Exchange-Konto ist die Option Automatische Antwort nicht verfügbar. Es ist jedoch weiterhin möglich, mithilfe einer Vorlage und einiger Regeln automatische Antworten einzurichten. Beginnen Sie damit, eine neue E-Mail zu erstellen. Dies ist die Vorlage für Ihre automatische Antwort.
- Wählen Sie ein Thema, das die Situation kurz beschreibt. Zum Beispiel „Abwesend bis“. Sie können im Betreff auch die Worte "Auto-Antwort" schreiben, damit die Empfänger sofort wissen, dass sie eine automatische Antwort erhalten.
- Schreiben Sie eine kurze Nachricht. Schreiben Sie im Textkörper der E-Mail eine allgemeine Nachricht, die auf jeden angewendet werden kann, der sie erhält. Teilen Sie dem Empfänger mit, wie er Sie oder eine andere Person kontaktieren kann, die er kontaktieren kann.
Schritt 2. Speichern Sie Ihre Vorlage
Wenn Sie mit der Nachricht zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern unter… Wählen Sie im Dropdown-Menü "Speichern unter" die Option Outlook-Vorlage aus. Dadurch wird die Datei als Vorlage gespeichert, die in Outlook geladen wird.
Schritt 3. Erstellen Sie eine Regel
Damit die automatische Antwort richtig funktioniert, müssen Sie einige Regeln definieren, um den Prozess zu automatisieren. Klicken Sie in Office 2003/2007 auf das Menü Extras und wählen Sie Regeln und Warnungen aus. Klicken Sie in Office 2010/2013 auf die Registerkarte Datei, wählen Sie Informationen aus, und klicken Sie dann auf Regeln und Warnungen. Dies öffnet das Menü E-Mail-Regeln.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel. Sie werden aufgefordert, eine Vorlage auszuwählen. Wählen Sie im Abschnitt "Mit einer leeren Regel beginnen" die Option "Nachrichten überprüfen, wenn sie eintreffen". Weiter klicken.
- Entscheiden Sie, auf welche Nachricht Sie antworten möchten. Wenn Sie auf jede Nachricht antworten möchten, die Sie in Ihrem Posteingang erhalten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "wo mein Name im Feld "An" steht. Sie können es eingrenzen, indem Sie eine bestimmte Zustellung oder E-Mail mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Text der E-Mail kennzeichnen. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben.
- Laden Sie Ihre Vorlage. Wählen Sie im nächsten Fenster das Feld „Antwort mit einer bestimmten Vorlage“, um die zuvor erstellte Nachricht zu laden. Klicken Sie auf den Link im Beschreibungsfeld für "eine bestimmte Vorlage". Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie gefragt werden, wo die Vorlage gespeichert werden soll. Wählen Sie "Benutzervorlagen im Dateisystem". Öffnen Sie die zuvor erstellte Nachricht.
- Legen Sie Ihre Ausnahmen fest. Nachdem die Vorlage geladen wurde, können Sie Instanzen angeben, wenn die Antwort nicht gesendet werden soll, z. B. für bestimmte Empfänger oder für bestimmte Nachrichtentypen. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben.
- Geben Sie Ihrer Regel einen Namen. Bevor Sie fertig werden können, müssen Sie Ihrer Regel einen Namen zuweisen. Verwenden Sie etwas, das Sie sich leicht merken können, damit Sie die Regel in Zukunft schnell deaktivieren können. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Diese Regel aktivieren", um die Regel zu aktivieren, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Schritt 4. Deaktivieren Sie die Regel
Wenn Sie wieder bei der Arbeit sind, können Sie die Regel deaktivieren, indem Sie das Menü "Regeln und Warnungen" erneut öffnen. Wählen Sie die von Ihnen erstellte Abwesenheitsregel aus der Liste der aktiven Regeln aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen.
Tipps
- Eine Organisation wird normalerweise als Ihr Unternehmen definiert und enthält Personen mit Exchange Server-Konten in Ihrem E-Mail-System.
- Das Menü Extras wird im Outlook-Hauptfenster angezeigt. Das Hauptfenster ist das gleiche Fenster, das beim Starten von Outlook angezeigt wird und enthält die Menüs Datei, Bearbeiten, Ansicht, Gehe zu, Extras, Aktionen und Hilfe. Das Fenster, das Sie zum Erstellen oder Anzeigen von Elementen wie E-Mail-Nachrichten, Kontakten oder Aufgaben verwenden, enthält kein Menü Extras.
- Wenn Sie das Kontrollkästchen Automatische Wiedergabe an Personen außerhalb meiner Organisation aktivieren, wird die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation neben dem Namen der Registerkarte angezeigt (Ein).
- Der Kontakt muss sich in Ihrem Exchange Server-Kontaktordner befinden. Wenn sich der Kontakt nur in einem Ordner befindet, der Teil einer persönlichen Ordnerdatei (.pst) ist, wird die automatische Antwortnachricht nicht gesendet.
