Konferenzen sind der richtige Ort für Menschen mit gleichen Interessen, um sich zu treffen und die neuesten Ideen in ihren jeweiligen Bereichen auszutauschen. Konferenzen werden normalerweise regelmäßig von Bildungseinrichtungen, Unternehmen, abgestuften Marketinggruppen, Religionsgemeinschaften und anderen abgehalten. Wenn Sie eine Konferenz durchführen möchten, erstellen Sie zunächst einen gründlichen Arbeitsplan und eine Reihe von Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen, z, Verpflegung und verschiedene andere Bedürfnisse, die so gut wie möglich durchdacht und geplant werden müssen. Wenn Sie bei der Umsetzung Ihrer Pläne in Schwierigkeiten geraten, beruhigen Sie sich und vertrauen Sie darauf, dass Sie sich die Konferenz leisten können. Ein wichtiger Aspekt, der den Erfolg einer Konferenz bestimmt, ist die Durchführung der Aktivitäten nacheinander, während eine Liste der erledigten und noch zu erledigenden Aufgaben erstellt wird.
Schritt
Teil 1 von 4: Planung der Konferenz: Frühphase
Schritt 1. Treffen Sie im Voraus Vorbereitungen
Die Planung der Konferenz sollte mindestens acht Monate im Voraus beginnen, bei großen oder großen Konferenzen sogar früher.
- Beachten Sie, dass viele Konferenzsäle und Gastronomiebetriebe mehrere Monate im Voraus gebucht werden müssen. Darüber hinaus müssen Teilnehmer, die außerhalb der Stadt wohnen, Reisepläne vereinbaren, damit sie an der Konferenz teilnehmen können.
- Darüber hinaus müssen Sponsoren und große Unternehmen ihr Jahresbudget möglicherweise auch mehrere Monate im Voraus planen. Daher sollte die finanzielle und nicht-finanzielle Unterstützung Ihrer Veranstaltung im Voraus ausgehandelt werden.
Schritt 2. Bilden Sie einen Ausschuss
Bei der Vorbereitung einer Konferenz müssen viele wichtige Fragen geklärt werden. Durch die Bildung eines Ausschusses erhalten Sie Input von mehreren Personen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Sie helfen Ihnen auch, die Details zu durchdenken.
- Stellen Sie Koordinatoren ein, d. h. Schlüsselpersonen, die wichtige Entscheidungen treffen und viel Zeit für die Koordination aufwenden. Wenn Sie über ausreichende Mittel verfügen, stellen Sie einen Koordinator ein, damit er oder sie Ihnen bei der Planung und Aufteilung von Aufgaben helfen kann.
- Finden Sie heraus, ob es Konferenzen zum gleichen Thema gegeben hat. Wenn ja, laden Sie den Koordinator, der die Konferenz veranstaltet hat, ein, dem Ausschuss beizutreten. Wenn er nicht teilnehmen kann, fragen Sie, ob Sie bereits behandeltes Material anfordern können, um die Konferenzvorbereitung zu erleichtern.
Schritt 3. Setzen Sie sich Ziele und erstellen Sie eine Arbeitsagenda
Schreiben Sie auf, wofür Sie die Konferenz abhalten, das die Grundlage für jede Entscheidung bildet. Wenn Sie wissen, was Sie wem schenken möchten, bevor Sie sich auf die Konferenz vorbereiten, können Sie Ihre Pläne leichter in die Tat umsetzen.
Wenn Sie noch nie eine Konferenz abgehalten haben, planen Sie zunächst eine kleine, kurze Konferenz. Ziehen Sie in Erwägung, eine 1-2-tägige Konferenz mit einer Kapazität von 250-300 Teilnehmern abzuhalten
Schritt 4. Bestimmen Sie den Ort und das Datum der Konferenz
Obwohl neue Termine und Orte bestimmt werden können, nachdem Sie einen detaillierten Plan erstellt haben, müssen Sie abschätzen, wie viel Zeit Ihnen für die Vorbereitung zur Verfügung steht.
- Informieren Sie sich vor der Terminvergabe vorab, in welchem Monat und an welchem Tag die Konferenz in der Regel stattfindet, damit die Durchführung nicht behindert wird. In Europa finden Konferenzen beispielsweise in der Regel zwischen März und Juni oder September und November von Montag bis Dienstag oder Donnerstag bis Freitag statt, da die Teilnehmer weniger daran interessiert sind, zu anderen Zeiten an Konferenzen teilzunehmen. Informieren Sie sich über den genauen Zeitplan an Ihrem Standort, bevor Sie sich für einen Konferenztermin entscheiden.
- Die Dauer der Konferenz richtet sich nach der geschätzten Teilnehmerzahl und allen Notwendigkeiten, die während der Konferenz bereitgestellt werden müssen. Planen Sie für 250-300 Personen eine Konferenz, die 2 volle Tage dauert.
- Ziehen Sie die Möglichkeit in Betracht, eine Konferenz innerhalb der Stadt abzuhalten, aber stellen Sie sicher, dass Sie Zugang zum nächsten Flughafen, Unterkunft und angemessenen Einrichtungen haben. Wir empfehlen Ihnen, eine Konferenz in einer großen Stadt oder einem Touristenziel abzuhalten, um mehr Leute zu gewinnen, die an der Konferenz teilnehmen möchten.
Schritt 5. Bestimmen Sie den Konferenztitel
Nachdem Sie den Titel festgelegt haben, können Sie veröffentlichen und planen, da bereits Gewissheit über das Material als Grundlage für die Verbreitung von Informationen über soziale Medien besteht.
Wählen Sie einen Titel, der den Zweck und/oder Hintergrund der Konferenzteilnehmer impliziert. Lassen Sie sich von den Titeln der durchgeführten Konferenzen inspirieren, aber entscheiden Sie selbst
Teil 2 von 4: Vorbereitung der Konferenz
Schritt 1. Erstellen Sie ein Finanzbudget
Ohne genaue Berechnung der Mittel, die aufgewendet werden müssen, beispielsweise für die Anmietung eines Gebäudes, die Vorbereitung von Materialien und die Zahlung der Referentenhonorare, kann keine Aktivität durchgeführt werden. Alle Ausgaben müssen sich auf das Finanzbudget beziehen. Wenn Sie Verantwortlichkeiten delegieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Assistent das von Ihnen festgelegte Budgetlimit einhält.
Die Höhe des Budgets wird durch die An- oder Abwesenheit von Sponsoren beeinflusst. Sie können den Sponsor bitten, Mittel zur Finanzierung der Konferenz bereitzustellen. Der Sponsor hat jedoch auch das Recht, einige Dinge auf der Konferenz zu bestimmen. Zum Beispiel: Festlegen, wer eine Präsentation hält oder einen Referenten als Diskussionsteilnehmer vorschlagen, zum Beispiel: ein erfolgreicher Geschäftsmann in einem Sponsoring-Unternehmen und die Einführung einer Marke durch die Platzierung eines Logos auf allen Konferenzmaterialien. Der Vorteil, dass der Sponsor im Voraus Gelder zur Verfügung stellt, damit Sie diese sofort zur Verwirklichung des Plans verwenden können
Schritt 2. Bestimmen Sie den Preis und die Methode zum Verkauf von Tickets
Einige Konferenzen sind kostenlos, andere sehr teuer. Berücksichtigen Sie vor der Bestimmung der Ticketpreise und deren Verkauf die folgenden Aspekte:
- Welche Kosten fallen für die Vorbereitung der Konferenz an? Wenn Sie eine Konferenz im kleinen Rahmen durchführen möchten, die nicht viel Geld kostet, empfehlen wir Ihnen, keine Teilnehmergebühren zu zahlen. Alternativ müssen die Teilnehmer die Tickets bezahlen, um die Kosten für die Konferenzvorbereitung zu decken.
- Bestimmen Sie die Anmeldegebühr, wenn Sie eine mehrtägige Konferenz durchführen oder Mahlzeiten bereitstellen möchten. Die Anmeldegebühren für Konferenzen in den großen Städten Indonesiens reichen von mehreren Hunderttausend bis zu Millionen Rupien.
- Viele Konferenzen berechnen gestaffelte Gebühren je nach Position oder Status des Teilnehmers. Zum Beispiel: Akademische Konferenzen berechnen Studenten in der Regel weniger als Lehrer. Auch Mitarbeiter der Sponsoren zahlen weniger als reguläre Teilnehmer.
Schritt 3. Entscheiden Sie sich für einen Konferenzort
Berücksichtigen Sie bei der Standortwahl die Teilnehmerzahl, die gute Erreichbarkeit, die Verfügbarkeit von Parkplätzen, die Entfernung zu und von öffentlichen Verkehrsmitteln, Flughäfen und Hotels. Achten Sie nicht nur auf einen geeigneten Tagungsort, sondern auch auf eine gute Erreichbarkeit für alle Teilnehmer.
Suchen Sie nach Informationen zu Gebäuden oder Hotels, die Konferenzräume in der Stadt anbieten. Mieten Sie für kleine Konferenzen einen Raum in einer Kirche oder einem anderen Gemeindehaus
Schritt 4. Nutzen Sie die Unterstützung von Personal, das als Verwaltungspersonal für Gemeindehäuser arbeitet
Wenn in dem Gebäude, das Sie für die Konferenz auswählen, Ressourcen verfügbar sind, machen Sie das Beste daraus. Die Mitarbeiter kennen ihre täglichen Aufgaben und sind bereit, Fragen zu beantworten, Probleme zu lösen oder bei Bedarf zu beraten.
Sie können die Dienste des Personals in Anspruch nehmen, das für die Verwaltung der Aktivitäten im Sitzungssaal zuständig ist, beispielsweise für die detaillierte Konferenzplanung. Obwohl es eine Gebühr gibt, müssen Sie nicht alle diese Aktivitäten selbst durchführen, da dies über mehrere Wochen viel Zeit in Anspruch nimmt
Schritt 5. Bestimmen Sie das Verbrauchsmenü
Denken Sie daran, dass die Teilnehmer während der Konferenz Essen finden müssen und es wahrscheinlich ist, dass viele Teilnehmer nicht wissen, welche Nahrungsmittel rund um den Konferenzort verfügbar sind. Überlegen Sie, ob Sie einen Catering-Service für Frühstück, Mittagessen und Snacks benötigen oder ob der Konferenzsaal-Manager Mahlzeiten für alle Teilnehmer zubereiten kann.
Denken Sie bei der Auswahl eines Menüs daran, dass viele Menschen aufgrund von Allergien oder Vorlieben bestimmte Lebensmittel nicht essen sollten. Erfahrene Catering-Dienstleister können verschiedene Optionen anbieten, zum Beispiel: vegetarisches Menü, keine Nüsse, glutenfrei, Halal-Food oder andere Menüoptionen
Schritt 6. Nehmen Sie sich Zeit für einen Site-Check
Nachdem Sie alle Vorbereitungen getroffen haben, nehmen Sie sich die Zeit, den Tagungsort einen Tag im Voraus zu besuchen. Warten Sie nicht, bis Ihr neuer D-Day mit den Teilnehmern kommt, die an der Konferenz teilnehmen.
Kommen Sie einen Tag vorher zum Tagungsort und treffen Sie alle beteiligten Mitarbeiter, damit alles bis ins kleinste Detail vorbereitet ist
Teil 3 von 4: Konferenzplan erstellen
Schritt 1. Planen Sie die Konferenz
Nachdem Sie sich ein großes Bild von den zu diskutierenden Themen gemacht und den Konferenztitel festgelegt haben, erstellen Sie einen Zeitplan von der Eröffnung der Konferenz bis zum Abschluss. Konferenzen können je nach besprochenem Geschäftsfeld auf unterschiedliche Weise durchgeführt werden. Um die Terminplanung zu erleichtern, werden Konferenzen in der Regel in folgender Reihenfolge abgehalten:
- Beginnen Sie die Konferenz mit einer Einführungs- oder Eröffnungsrede, die in der Regel von einer bekannten Person in einem bestimmten Geschäftsfeld gehalten wird und zu einem bekannten Redner geworden ist. Sie können die Veranstaltung am Abend abhalten und dann mit einem Abendessen abschließen oder als erste Sitzung am Morgen zum Auftakt der Konferenz.
- Teilen Sie den Rest des Zeitplans in kürzere Sitzungen auf. Wird die Konferenz auf Wunsch der Teilnehmer nach ihren Vorschlägen durchgeführt, passen Sie das Material an die Bedürfnisse der Teilnehmer an. Sie können jedoch auch Workshoppläne, Filmausschnitte oder anderes Material in den Konferenzplan aufnehmen. Legen Sie je nach Anzahl der anwesenden Teilnehmer fest, ob an jeder Sitzung alle Teilnehmer teilnehmen können („Plenum“) oder ob die Teilnehmer in mehrere Gruppen aufgeteilt werden müssen und jede Gruppe nach ihrer Wahl parallel an verschiedenen Sitzungen teilnehmen wird („Gruppen“genannt). “).
- Schließen Sie die Konferenz ab, indem Sie Referenten einladen, Material zu präsentieren, das die Teilnehmer motiviert oder herausfordert.
Schritt 2. Entscheiden Sie, wie Sie die Sitzung durchführen möchten
Sie können wählen, wie Sie die Sitzung nach den Bedürfnissen des Unternehmens durchführen, zum Beispiel durch Unterrichten, Falldiskussion, Seminare, Präsentation der neuesten Politik- oder Forschungsergebnisse, Stellen von Fragen oder Präsentationen mithilfe von Folien.
- Die Wahl der Art der Bereitstellung des Materials beeinflusst die Veröffentlichungsstrategie. Bereiten Sie daher so früh wie möglich Material vor, das für die Teilnehmer sehr nützlich ist.
- Die Dauer jeder Sitzung kann zwischen 45 Minuten und 3 Stunden betragen, abhängig von der Anzahl der Präsentationen und der gelieferten Inhalte.
Schritt 3. Überlegen Sie, ob Sie andere Aktivitäten einbeziehen möchten
Denken Sie an nützliche Aktivitäten, die in den Zeitplan aufgenommen werden könnten und eine wichtige Rolle für den Erfolg der Konferenz spielen, zum Beispiel:
- Planen Sie Aktivitäten zum Nutzen der Organisation der Konferenzteilnehmer, wie z. B. ein Geschäftstreffen oder eine Preisverleihung.
- Bieten Sie Essen an, wenn für die Teilnehmer eine Anmeldegebühr erhoben wird. Wenn keine Kosten anfallen, bitten Sie die Teilnehmer, das Mittagessen mitzubringen (als letzte Option). Die Teilnehmer erwarten in der Regel, mindestens eine Mahlzeit zu sich zu nehmen. Wenn der Tagungsort in der Stadt liegt, sorgen Sie für eine Pause, damit die Teilnehmer in einem nahegelegenen Restaurant zu Mittag essen können.
- Fragen Sie, ob die Teilnehmer eine Unterhaltungsveranstaltung planen möchten, zum Beispiel: eine Stadtrundfahrt machen, nachts eine Comedy-Show sehen, einen Film sehen oder eine Show im Theater sehen. Die Veranstaltung kann eher für eine Konferenz in einer Großstadt oder für ein Unternehmen geeignet sein, aber nicht immer.
Teil 4 von 4: Veröffentlichung
Schritt 1. Bestimmen Sie die Teilnehmer, die teilnehmen werden
Konferenzen sind sehr vielfältig, zum Beispiel Konferenzen, die akademische, religiöse und geschäftliche mit unterschiedlichen Teilnehmern sind. Stellen Sie vor der Planung sicher, dass genügend Teilnehmer an der Teilnahme an der Konferenz interessiert sind.
Sie brauchen nicht viel Werbung zu machen, wenn Sie Konferenzen für kleine Gruppen wie Firmenmitarbeiter oder Kirchengemeinden durchführen möchten. Sie können Konferenzpläne per E-Mail, Ankündigung im Firmennewsletter und/oder bei einer Verwaltungssitzung mitteilen
Schritt 2. Bitten Sie die Unternehmensleiter, sich zu beteiligen
Um Menschen in Ihrem Unternehmen zu überzeugen, müssen Sie sich einen einprägsamen Titel einfallen lassen oder einen großartigen Redner einladen.
Nehmen Sie die Informationen nach Erhalt der Bestätigung durch bekannte Referenten in die Konferenzunterlagen auf und benachrichtigen Sie potenzielle Teilnehmer
Schritt 3. Erstellen Sie eine Website
Digitale Medien sind heute ein sehr wichtiges Instrument für den Konferenzerfolg. Erstellen Sie einen Website-Namen mit Links, die leicht zu finden sind, wenn Sie nach dem Schlüsselwort des Konferenztitels oder anderen Wörtern im Zusammenhang mit der Konferenz suchen. Schreiben Sie detaillierte Informationen zur Konferenz auf die Website und verlinken Sie alle Druck- und Werbematerialien zur Konferenz.
- Geben Sie Datum, Uhrzeit und Adresse des Konferenzortes auf der Website an, einschließlich der Namen berühmter Redner. Informieren Sie auch Transport, Unterkunft, interessante Orte und Konferenzpläne, falls vorhanden.
- Fügen Sie einen Website-Link hinzu, wenn sich die Teilnehmer registrieren können.
Schritt 4. Platzieren Sie eine Anzeige
Beginnen Sie rechtzeitig mit der Werbung (ein Jahr im Voraus), damit Referenten Vorschläge mit Materialien einreichen können, die auf der Konferenz präsentiert werden sollen. Wählen Sie die richtige Art der Veröffentlichung entsprechend der Größe der Konferenz und dem Hintergrund der Teilnehmer. Überlegen Sie, woher potenzielle Teilnehmer ihre Informationen erhalten, vielleicht von:
- Social Media, zum Beispiel über die Facebook- und Twitter-Accounts der Trägerorganisation
- Liste der Kontakte auf Listservs und E-Mail-Adressen
- Blog, Magazin, Zeitung oder Wirtschaftsjournal
- Poster, Flyer oder andere Mitteilungen an relevante Gruppen, Organisationen oder Unternehmen
Schritt 5. Bitten Sie um Vorschläge
Geben Sie bei der Vorbereitung eines Anzeigenentwurfs an, dass Sie offen für eine Registrierung sind oder auf die Einreichung von Einzel- oder Gruppenvorschlägen in Form von Vorträgen, Panelvorschlägen oder Workshopmaterialien warten.
Die Länge des Angebots können Sie je nach Branche bestimmen. Im Bildungsbereich erfordern kleine Konferenzen in der Regel Abstracts von wenigen hundert Wörtern, während große Konferenzen vollständige Manuskripte erfordern
Schritt 6. Beginnen Sie mit der Annahme von Registrierungen
Bereiten Sie Räumlichkeiten vor, damit sich die Teilnehmer bereits vor der Konferenz anmelden können, auch wenn es noch einige Monate im Voraus ist. Auf diese Weise können Sie die Teilnehmerzahl abschätzen.
- Erstellen Sie eine Website, die zur Registrierung auf die Konferenz-Website verlinkt. Wenn Sie nicht über die technischen Fähigkeiten zum Erstellen einer Website verfügen, verwenden Sie einen vorhandenen Dienst. Nutzen Sie zum Beispiel die kostenpflichtigen Dienste von RegOnline, einem Unternehmen, das sich um die Online-Anmeldung für verschiedene Veranstaltungen kümmert, die Daten verarbeitet und Ihnen durch einfachen Zugang für die Nutzer zusendet.
- Teilnehmer können sich auch telefonisch oder per Fax anmelden, wenn Sie die Möglichkeit haben, Zahlungseingänge mit einer Kreditkarte zu verarbeiten.
- Wenn Sie keine Internet- oder Telefonregistrierung akzeptieren, erstellen Sie bitte ein PDF-Antragsformular und laden Sie es auf der Website hoch. Informieren Sie die Teilnehmer, dass sie das Formular ausdrucken, ausfüllen und mit einem Scheck oder Überweisungsnachweis an Ihre Firmen-E-Mail-Adresse senden können.
- Damit sich Teilnehmer frühzeitig anmelden können, bieten Sie Rabatte für Teilnehmer an, die mindestens einen Monat im Voraus zahlen. Die Ticketpreise sind etwas teurer, wenn die Teilnehmer am Tagungsort bezahlen.
Tipps
- Fragen Sie den Redner, ob er zusätzliche Geräte für die Präsentation benötigt, beispielsweise eine Bühne, einen Fernseher, einen großen Bildschirm oder einen Computer.
- Achten Sie bei der Auswahl eines Speisenmenüs darauf, ob es Teilnehmer gibt, die eine Diät mit bestimmten Lebensmitteln machen müssen.
- Fragen Sie beim Vergleich der Mietkosten nach Preisen für Essen, Wasser, Erfrischungsgetränke usw. weil es sehr teuer sein kann.
- Berücksichtigen Sie bei der Raumwahl den Zweck der Konferenz und entscheiden Sie, ob Sie das Auditorium oder Stühle und Tische zum Mitschreiben nutzen möchten.
