Mit dem Abwesenheits- oder „Outdoor“-Assistenten in Microsoft Outlook können Sie automatische Antworten einrichten, die an Personen gesendet werden, die Sie während Ihrer Inaktivität oder Abwesenheit kontaktieren. Die Abwesenheitsfunktion steht nur Benutzern von Microsoft Exchange-Konten zur Verfügung. Aber auch Heimanwender ohne Exchange-Konto können weiterhin „Abwesend“-Vorlagen erstellen und Regeln für das Programm erstellen, damit Outlook automatisch Antworten senden kann.
Schritt
Methode 1 von 4: Ausblick 2013 und 2010
Schritt 1. Klicken Sie auf das Menü „Datei“und wählen Sie dann „Info“aus dem Menü der linken Seitenleiste
Schritt 2. Wählen Sie „Automatische Antworten (Abwesend)“
Danach öffnet sich das Dialogfeld „Automatische Antworten“.
Wenn diese Option nicht verfügbar ist, verwenden Sie möglicherweise ein Nicht-Exchange-Konto. Führen Sie die in der vierten Methode in diesem Artikel beschriebenen Schritte aus, um automatische Antworten auf Nicht-Exchange-Konten einzurichten
Schritt 3. Aktivieren Sie die Option „Automatische Antworten senden“
Schritt 4. Aktivieren Sie die Option „Nur während dieses Zeitraums senden“und wählen Sie dann die gewünschte Startzeit („Startzeit“) und Endzeit („Endzeit“) aus
Wenn Sie beispielsweise einen zweiwöchigen Urlaub planen, wählen Sie die Länge Ihres Urlaubs aus.
Schritt 5. Klicken Sie auf die Registerkarte „Innerhalb meiner Organisation“und geben Sie dann eine automatisierte Nachricht ein, die an Kollegen (im selben Büro oder Unternehmen) gesendet wird, die Sie kontaktieren möchten
Schritt 6. Klicken Sie auf die Registerkarte „Außerhalb meiner Organisation“und schreiben Sie dann eine automatisierte Nachricht, die an Personen außerhalb Ihrer Organisation oder Ihres Büros gesendet wird, die Sie kontaktieren möchten
Schreiben Sie beispielsweise eine Nachricht, in der Sie erklären, dass Sie beschäftigt sind, und weisen Sie den Absender der Nachricht an, Fragen zu stellen und Probleme mit anderen Kontakten im Büro zu besprechen.
Schritt 7. Klicken Sie auf „OK“
Personen, die Ihnen E-Mails senden, wenn Sie nicht im Büro sind, erhalten eine von Ihnen erstellte automatische Nachricht.
Methode 2 von 4: Outlook 2007
Schritt 1. Klicken Sie auf das Menü „Extras“und wählen Sie dann „Abwesenheitsassistent“
Das Dialogfeld „Abwesenheitsassistent“wird geöffnet.
Wenn diese Option nicht verfügbar ist, verwenden Sie möglicherweise ein Nicht-Exchange-Konto. Führen Sie die in der vierten Methode in diesem Artikel beschriebenen Schritte aus, um automatische Antworten auf Nicht-Exchange-Konten einzurichten
Schritt 2. Aktivieren Sie die Option „Automatische Abwesenheitsantworten senden“
Schritt 3. Aktivieren Sie die Option „Nur während dieses Zeitraums senden“und wählen Sie dann die gewünschte Startzeit („Startzeit“) und Endzeit („Endzeit“) aus
Wenn Sie beispielsweise planen, für einen Tag nicht im Büro zu sein, wählen Sie ein geeignetes Datum (zum Beispiel Ihr Abreisedatum oder Ihr Nichterscheinen-Datum).
Schritt 4. Klicken Sie auf die Registerkarte „Innerhalb meiner Organisation“und geben Sie dann die automatische Antwort ein, die Sie an Kollegen (im selben Büro oder Unternehmen) senden möchten, die Sie kontaktieren möchten
Erklären Sie beispielsweise, dass Sie einen Tag nicht im Büro sind und der Vorgesetzte während Ihrer Abwesenheit für Ihre Arbeit verantwortlich ist.
Schritt 5. Klicken Sie auf die Registerkarte „Außerhalb meiner Organisation“und geben Sie dann eine automatisierte Nachricht ein, die Sie an Personen außerhalb Ihrer Organisation oder Ihres Büros senden möchten, die Sie kontaktieren möchten
Schritt 6. Klicken Sie auf „OK“
Personen, die Ihnen E-Mails senden, wenn Sie nicht im Büro sind, erhalten eine von Ihnen erstellte automatische Nachricht.
Methode 3 von 4: Outlook 2003
Schritt 1. Klicken Sie auf das Menü „Extras“und wählen Sie dann „Abwesenheitsassistent“
Das Dialogfeld „Abwesenheitsassistent“wird geöffnet.
Wenn diese Option nicht verfügbar ist, verwenden Sie möglicherweise ein Nicht-Exchange-Konto. Führen Sie die in der vierten Methode in diesem Artikel beschriebenen Schritte aus, um automatische Antworten auf Nicht-Exchange-Konten einzurichten
Schritt 2. Aktivieren Sie die Option „Ich bin derzeit nicht im Büro“
Schritt 3. Schreiben Sie die Nachricht, die Sie automatisch an Personen senden möchten, die Sie kontaktieren, in das Feld „Automatische Antwort nur einmal an jeden Absender mit folgendem Text“auf dem Bildschirm
Personen, die Ihnen eine E-Mail senden, erhalten automatisch Antworten, bis Sie wieder arbeiten.
Schritt 4. Klicken Sie auf „OK“
Alle Parteien, die Sie per E-Mail kontaktieren, erhalten auf unbestimmte Zeit eine automatische „Abwesend“-Nachricht oder bis Sie den ersten Schritt dieser Methode wiederholen und „Ich bin derzeit im Büro“auswählen.
Methode 4 von 4: Nicht-Exchange-Konto
Schritt 1. Führen Sie Microsoft Outlook auf dem PC aus
Schritt 2. Klicken Sie auf das Menü „Startseite“und wählen Sie „Neue E-Mail“
Schritt 3. Geben Sie im Nachrichtentext die Antwort ein, die automatisch an Personen gesendet werden soll, die Sie kontaktieren
Später wird diese Nachricht als Ihre Abwesenheitsvorlage verwendet.
Schritt 4. Klicken Sie auf das Menü „Datei“und wählen Sie „Speichern unter“
Anschließend öffnet sich das Dialogfeld „Speichern unter“.
Schritt 5. Wählen Sie „Outlook-Vorlage“aus dem Dropdown-Menü „Speichern als Typ“
Schritt 6. Geben Sie den Namen der Nachrichtenvorlage ein und klicken Sie dann auf „Speichern“
Diese Vorlage kann jetzt immer dann verwendet werden, wenn Sie in Ihrem persönlichen Outlook-Konto nicht per E-Mail kontaktiert werden können.
Schritt 7. Klicken Sie auf „Startseite“, wählen Sie „Regeln“und wählen Sie „Regeln und Warnungen verwalten“
Damit die Vorlage automatisch an die Absender von Nachrichten gesendet wird, wenn Sie keinen Kontakt haben, müssen Sie eine Regel erstellen, die Outlook anweist, automatisch auf mit der Vorlage empfangene Briefe zu antworten.
Schritt 8. Wählen Sie „Neue Regel“und dann „Regeln auf Nachrichten anwenden, die ich erhalte“im Abschnitt „Mit einer leeren Regel beginnen“
Schritt 9. Klicken Sie auf „Weiter“und wählen Sie dann erneut „Weiter“, um eine Regel zu erstellen
Schritt 10. Aktivieren Sie die Option „Mit einer bestimmten Vorlage antworten“unter „Was möchten Sie mit der Nachricht tun? ”.
Schritt 11. Aktivieren Sie die Option „eine bestimmte Vorlage“im Abschnitt „Bearbeiten der Regelbeschreibung (klicken Sie auf einen unterstrichenen Wert)“
Schritt 12. Wählen Sie „Benutzervorlagen im Dateisystem“aus dem Dropdown-Menü „Suchen in“
Schritt 13. Wählen Sie eine vorgefertigte Vorlage aus, die als automatische Abwesenheitsantwort verwendet werden soll, und wählen Sie dann „Öffnen“
Schritt 14. Klicken Sie auf „Weiter“und fügen Sie bei Bedarf Ausnahmen hinzu
Sie können beispielsweise E-Mails von einem bestimmten Absender an ein anderes E-Mail-Konto weiterleiten.
Schritt 15. Klicken Sie auf „Weiter“und geben Sie dann den Namen der erstellten Regel für die automatische Antwort ein
Schritt 16. Klicken Sie auf „Fertig stellen“
Jeder, der Ihnen eine E-Mail sendet, erhält eine automatische Nachricht von der von Ihnen erstellten Vorlage.
