So erstellen Sie einen Seriendruck in Microsoft Word (mit Bildern)

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So erstellen Sie einen Seriendruck in Microsoft Word (mit Bildern)
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Video: So erstellen Sie einen Seriendruck in Microsoft Word (mit Bildern)

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Anonim

In diesem wikiHow zeigen wir dir, wie du die Funktion „Seriendruck“in Microsoft Word verwendest. Mit der Seriendruckfunktion können Sie ein Kontaktinformationsblatt verwenden, um jeder Kopie eines Dokuments automatisch eine andere Adresse, einen anderen Namen oder Informationen zuzuweisen. Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie einen Newsletter oder eine eidesstattliche Erklärung anpassen müssen, da Sie nicht jeden einzelnen Namen oder jede Adresse manuell oben in jedes Dokument schreiben müssen.

Schritt

Teil 1 von 3: Erstellen eines Kontaktabzugs

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 1
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 1

Schritt 1. Öffnen Sie Microsoft Excel

Das Anwendungssymbol von Microsoft Excel ähnelt einem weißen „X“auf weißem Hintergrund. Danach wird die Seite „Neu“angezeigt.

Wenn Sie bereits über ein Kontaktblatt in Excel verfügen, fahren Sie mit dem Schritt zum Laden oder Importieren von Excel-Kontakten fort

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 2
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 2

Schritt 2. Klicken Sie auf Leere Arbeitsmappe

Es befindet sich in der oberen linken Ecke der Seite "Neu". Danach wird ein neues Excel-Dokument geöffnet.

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 3
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 3

Schritt 3. Fügen Sie die Kontaktkopfzeile hinzu

Ausgehend von der Kiste A1 “nach rechts, geben Sie eine Überschrift oder einen Titel wie folgt ein:

  • " FirstName " - In dieses Feld muss der Vorname des Kontakts eingetragen werden (Feld " A1 ”).
  • „Nachname“– In dieses Feld muss der Nachname des Kontakts eingetragen werden (Feld „ B1 ”).
  • ” Tel” – Die Telefonnummer des Kontakts wird in diesem Feld hinzugefügt (Feld “ C1 ”).
  • „StreetAddress“– In dieses Feld muss die Kontaktadresse eingetragen werden (Feld „ D1 ”).
  • „Stadt“– Die Heimatstadt/Wohnsitz des Kontakts muss diesem Kontakt hinzugefügt werden (Kästchen „ E1 ”).
  • „Bundesland“– Die Herkunftsprovinz des Kontakts wird in dieser Spalte hinzugefügt (Feld „ F1 ”).
  • „PLZ“– Die Postleitzahl, in der der Kontakt lebt, muss dieser Spalte hinzugefügt werden (Spalte „ G1 ”).
  • „E-Mail“– In diesem Feld wird die E-Mail-Adresse des Kontakts eingetragen (Feld „ H1 ”).
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 4
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 4

Schritt 4. Geben Sie die Kontaktinformationen ein

Geben Sie ab Spalte A von Feld 2 die Kontaktinformationen für jede Person ein, die Sie dem Seriendruck-Tool hinzufügen möchten.

Stellen Sie sicher, dass die eingegebenen Informationen korrekt sind, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 5
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 5

Schritt 5. Speichern Sie das Dokument

Um es zu speichern:

  • Windows - Klicken Sie auf „ Datei ", wählen " Speichern als ", Doppelklick " Dieser PC “, wählen Sie einen Dateispeicherort auf der linken Seite des Fensters, geben Sie einen Dokumentnamen in das Feld " Dateiname " ein und klicken Sie auf " Speichern ”.
  • Mac - Klicken Sie auf „ Datei ", wählen " Speichern als… “, geben Sie den Dokumentnamen in das Feld „Speichern unter“ein, wählen Sie einen Speicherort aus, indem Sie auf das Feld „Wo“klicken und einen Ordner auswählen, und klicken Sie dann auf „ Speichern ”.
  • Merken Sie sich den Speicherort für die ausgewählte Datei. Sie müssen dann das Excel-Kontaktblatt an diesem Ort suchen.
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 6
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 6

Schritt 6. Schließen Sie das Excel-Fenster

Drück den Knopf x “in der oberen rechten Ecke des Excel-Fensters (Windows) oder dem roten Kreis in der oberen linken Ecke des Fensters (Mac). Jetzt können Sie die Seriendruckfunktion in Microsoft Word erstellen oder verwenden.

Teil 2 von 3: Kontakte in Word importieren

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 7
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 7

Schritt 1. Öffnen Sie Microsoft Word

Das Symbol der Microsoft Word-Anwendung sieht aus wie ein weißes „W“auf dunkelblauem Hintergrund. Wie in Microsoft Excel wird nach dem Öffnen des Programms die Seite "Neu" angezeigt.

Wenn Sie bereits über ein Microsoft Word-Dokument verfügen, dem Sie Kontakte aus Excel hinzufügen möchten, müssen Sie auf das Dokument doppelklicken, um es zu öffnen. Überspringen Sie den nächsten Schritt, wenn Sie bereits über ein benutzerdefiniertes Dokument verfügen

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 8
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 8

Schritt 2. Klicken Sie auf Leeres Dokument

Es ist ein weißes Feld in der oberen linken Ecke der Seite. Danach wird ein leeres Microsoft Word-Dokument angezeigt.

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 9
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 9

Schritt 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Mailings

Diese Registerkarte befindet sich oben im Microsoft Word-Fenster. Danach wird die Symbolleiste direkt unter der Reihe von Registerkarten angezeigt.

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 10
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 10

Schritt 4. Klicken Sie auf Empfänger auswählen

Es befindet sich im Abschnitt "Seriendruck starten" der Symbolleiste " Mailings " Danach wird ein Dropdown-Menü angezeigt.

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 11
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 11

Schritt 5. Klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden…

Diese Option befindet sich im Dropdown-Menü. Danach öffnet sich ein neues Fenster.

  • Wenn Sie Kontakte aus Outlook verwenden möchten, können Sie die Option „ Wählen Sie aus Outlook-Kontakten “aus dem Dropdown-Menü.
  • Sie können auch eine temporäre Liste mit Kontaktinformationen in Word eingeben, indem Sie „ Geben Sie eine neue Liste ein " Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie nur einige Kontaktinformationen erstellen müssen.
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 12
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 12

Schritt 6. Wählen Sie das Microsoft Excel-Kontaktblatt aus

Klicken Sie auf der linken Seite des Fensters auf den Ordner, der das Excel-Kontaktblatt enthält. Klicken Sie anschließend auf das Excel-Blatt, um es auszuwählen.

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 13
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 13

Schritt 7. Klicken Sie auf Öffnen

Es befindet sich in der unteren rechten Ecke des Fensters.

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 14
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 14

Schritt 8. Bestätigen Sie Ihre Auswahl

Klicken Sie im Popup-Fenster auf den Namen der Excel-Tabelle, und klicken Sie dann auf „ OK “, das sich unter dem Fenster befindet. Ihr Excel-Blatt wird als Kontaktquellenstandort ausgewählt.

Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften" am unteren Rand des Fensters aktiviert ist

Teil 3 von 3: Verwenden der Seriendruckfunktion

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 15
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 15

Schritt 1. Gehen Sie zu dem Ort oder Punkt, an dem Sie Kontaktinformationen einfügen möchten

Suchen Sie die Stelle, an der Sie Kontaktinformationen hinzufügen möchten (zB den Kopf des Dokuments) und klicken Sie darauf, um den Cursor zu platzieren.

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 16
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 16

Schritt 2. Klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen

Diese Option befindet sich im Abschnitt „Felder schreiben und einfügen“der Registerkarte „. Mailings Danach wird ein Dropdown-Menü angezeigt.

Möglicherweise müssen Sie auf die Registerkarte „ Mailings “noch einmal, bevor Sie diesen Schritt ausführen.

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 17
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 17

Schritt 3. Wählen Sie den Informationstyp aus

Klicken Sie im Dropdown-Menü auf den Namen einer der Überschriften oder Überschriften von Informationen aus dem Excel-Dokument, um sie in das Word-Dokument einzufügen.

Wenn Sie beispielsweise den Vornamen eines Kontakts hinzufügen möchten, klicken Sie auf „ Vorname “im Dropdown-Menü.

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 18
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 18

Schritt 4. Fügen Sie bei Bedarf weitere Informationen hinzu

Diese Informationen umfassen Adresse, Nachname, Telefonnummer usw.

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 19
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 19

Schritt 5. Klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen

Es befindet sich ganz rechts in der Symbolleiste der Registerkarte. Mailings Danach wird ein Dropdown-Menü angezeigt.

Seriendruck in Microsoft Word Schritt 20
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 20

Schritt 6. Bestimmen Sie die Zusammenführungsoptionen

Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:

  • “ Einzelne Dokumente bearbeiten ” – Diese Option öffnet jedes Empfängerdokument, damit Sie das Dokument neu anpassen können.
  • “ Dokumente drucken… ” – Mit dieser Option können Sie eine Kopie des Dokuments für jede auf dem Kontaktabzug aufgeführte Person drucken.
  • “ E-Mail-Nachrichten senden… ” – Mit dieser Option können Sie das Dokument als E-Mail versenden. Die E-Mail-Adresse des Kontakts wird als Ziel-E-Mail-Adresse ausgewählt.
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 21
Seriendruck in Microsoft Word Schritt 21

Schritt 7. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm

Abhängig von den ausgewählten Optionen müssen Sie möglicherweise zusätzliche Formulare überprüfen (z. B. wenn Sie „ Email “, müssen Sie einen Titel eingeben und auf „ OK ). Danach ist der E-Mail-Zusammenführungsprozess abgeschlossen.

Tipps

Die Seriendruckfunktion ist nützlich, insbesondere wenn Sie Rechnungen, Konten, Berichte und andere Massendokumente erstellen, die von Namen, Adressen und anderen persönlichen Informationen begleitet werden müssen

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