Der Arbeitsmarkt wird von Tag zu Tag umkämpfter. Um um neue Jobs konkurrieren zu können, sind positive und lobenswerte Empfehlungen von früheren Arbeitgebern/Arbeitgebern die wertvollste Unterstützung. Wenn Sie einem Mitarbeiter ein positives Zeugnis ausstellen möchten, sollten Sie sich gut überlegen, wie Sie diese Person repräsentieren. Indem Sie überlegen, was Sie dieser Person sagen oder schreiben werden, und dies auf die positivste und professionellste Weise darstellen, können Sie einem Mitarbeiter oder einer anderen Person helfen, ihren Traumjob zu finden.
Schritt
Methode 1 von 2: Schreiben
Schritt 1. Geben Sie ein positives Referenzschreiben an
Wenn ein Mitarbeiter zu Ihnen kommt und um ein Referenzschreiben bittet, sollten Sie als Erstes die Anfrage prüfen. Wenn Sie gute Erfahrungen mit dem Mitarbeiter gemacht haben und ihn positiv unterstützen können, um seine Chancen auf einen Arbeitsplatz zu erhöhen, legen Sie ein positives Referenzschreiben vor.
- Bieten Sie kein Referenzschreiben an, wenn Sie nichts Positives schreiben können. Lassen Sie es nicht zu, dass es Ihre Chancen auf einen Job zerstört.
- Akzeptieren Sie Aufforderungen zum Schreiben von Referenzen nur, wenn Sie schon länger mit dem Mitarbeiter zusammengearbeitet haben. Es wird Ihnen schwer fallen, die Fähigkeiten und die Arbeit einer Person in nur wenigen Monaten zu beurteilen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Person sind, um eine Referenz anzugeben. Möglicherweise müssen Sie die Richtlinien des Unternehmens zu Empfehlungen erneut überprüfen.
Schritt 2. Sammeln Sie Informationen, die Sie für ein Referenzschreiben aufschreiben können
Bitten Sie den Mitarbeiter um Informationen über die Stelle, auf die er sich bewirbt, und alle anderen relevanten Daten, die Sie kennen sollten, einschließlich seines Lebenslaufs. Sie sollten auch Informationen über die Arbeit des Mitarbeiters sammeln, wie z. B. Leistungsbewertungen.
- Wenn Sie sich entscheiden, ein Referenzschreiben für jemanden zu schreiben, fragen Sie nach Informationen über die Stelle, auf die er sich bewirbt, seinen letzten Lebenslauf und andere Informationen darüber, wie er seiner Meinung nach zu einem bestimmten Unternehmen oder Projekt beigetragen hat und wie er wird von seinem neuen Job profitieren.
- Ziehen Sie in Erwägung, die Korrespondenz zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter zu lesen, um die Professionalität und deren Funktionsweise beurteilen zu können. Dazu können Sie auch die Leistungsbewertung verwenden.
Schritt 3. Entwerfen Sie den Anfangsbrief
Bevor Sie einem ehemaligen Mitarbeiter oder Kollegen ein positives Zeugnis geben, verwenden Sie die gesammelten Informationen, um das Anfangsschreiben zu verfassen. Dieser Schritt hilft sicherzustellen, dass das von Ihnen verfasste Referenzschreiben positiv und umfassend ist.
- Referenzschreiben sollten ein bis zwei Seiten lang sein. Wenn Sie länger schreiben, lesen potenzielle Arbeitgeber möglicherweise nicht alles und verpassen möglicherweise wichtige Informationen über den Kandidaten.
- Die Vorstellung sollte kurz sein und den Namen des Mitarbeiters, die Stelle, auf die er sich bewirbt, und die Empfehlung enthalten, ob Sie ihn für die Stelle empfehlen würden. Du könntest zum Beispiel schreiben: „Ich empfehle Amir Priambodo gerne für die Position des Brand Managers. Amir Priambodo hat einen großen Beitrag zu unserem Unternehmen geleistet und ich glaube, er wird eine wertvolle Bereicherung für Ihr Team sein.“
- Der Brieftext kann 1-3 Absätze umfassen und sollte beschreiben, wie lange Sie den Arbeitnehmer kennen, in welcher Funktion Sie gearbeitet haben, seine Fähigkeiten beschreiben und hervorheben und erläutern, wie er oder sie zu einem potenziellen Arbeitgeber beitragen wird. Sie müssen umsetzbare Beweise und Gründe vorlegen, warum der Mitarbeiter der beste Kandidat für die Stelle ist.
- Sie können im Hauptteil des Schreibens auch den Charakter des Arbeitnehmers beschreiben, müssen jedoch darauf achten, keine persönlichen Informationen anzugeben, die nicht nur potenziellen Arbeitgebern verdächtig sind, sondern auch illegal sind.
- Schließen Sie das Schreiben mit einem kurzen, prägnanten Absatz ab, in dem Sie die Person wärmstens empfehlen und dem potenziellen Arbeitgeber seine Hilfe anbieten, wenn er Fragen hat. Zum Beispiel: „Aufgrund meiner Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Amir Priambodo würde ich ihn für die Position als Brand Manager bei Brand Management, Inc. empfehlen. Bei Fragen oder Anliegen kontaktieren Sie mich bitte per E-Mail oder Telefon."
Schritt 4. Verwenden Sie positive, umsetzbare Worte
Achten Sie beim Verfassen und anschließenden Überarbeiten darauf, dass Sie bei der Beschreibung der Kandidaten eine positive, umsetzbare Sprache verwenden. Diese Aktion kann potentiellen Arbeitgebern helfen, sich ein Bild von dem Kandidaten zu machen und kann auch ein positiveres Selbstbild darstellen.
- Verwenden Sie Wörter wie zusammenarbeiten, kooperieren und ermutigen.
- Verwenden Sie Substantive wie Teamplayer, Asset und Verantwortung.
- Verwenden Sie Adjektive wie zuverlässig, intelligent, freundlich und entschlossen.
- Sie könnten diese Wörter zu Sätzen zusammenfügen wie „Amir und ich arbeiten an einem Marketingprojekt zusammen und er ist ein wichtiger Vorteil bei der Gewinnung neuer Kunden. Er ist ein sehr verantwortungsbewusster, freundlicher Teamplayer und wird sich positiv auf Ihr Unternehmen auswirken.“
Schritt 5. Seien Sie ehrlich und übertreiben Sie nicht
Sie möchten den bestmöglichen Kandidaten fördern und dabei ehrlich zu seinen Qualifikationen bleiben. Es ist ein schmaler Grat zwischen Ehrlichkeit und Übertreibung, den Sie vermeiden sollten, damit potenzielle Arbeitgeber nicht vermuten, dass Ihr Brief unehrlich verfasst wurde.
Sie müssen nicht sagen, dass die Person die Beste oder die Größte ist, es sei denn, sie sind es. Erwägen Sie stattdessen, etwas zu schreiben wie „Amir ist einer der verantwortungsvollsten und freundlichsten Kollegen, und ich habe es genossen, mit ihm zu arbeiten.“Wenn Sie die technischen Fähigkeiten und Fertigkeiten von jemandem bewerten, könnten Sie etwas schreiben wie „Amir gehört zu den Top 5 % der Markenmanager, mit denen ich zusammengearbeitet habe“
Schritt 6. Überarbeiten und bearbeiten Sie das Referenzschreiben
Nehmen Sie nach Fertigstellung des ersten Entwurfs des Schreibens Überarbeitungen des Textes vor, um ihn zu stärken und Bereiche zu untersuchen, die einer weiteren Entwicklung bedürfen. In diesem Schritt können Sie den Brief bearbeiten, um Rechtschreib-, Zeichensetzungs- oder Grammatikfehler zu finden.
- Stellen Sie sicher, dass der überarbeitete Entwurf eine angemessene Einführungskomponente, einen Hauptteil und einen ehrlichen Abschluss enthält, positives Vokabular enthält und das beste Bild des Kandidaten vermittelt.
- Erwägen Sie, den Brief laut zu lesen, um Fehler zu hören und sicherzustellen, dass er professionell klingt.
- Stellen Sie sicher, dass die Informationen, die Sie im Schreiben angeben, für die neue Stelle geeignet sind.
Schritt 7. Formatieren Sie Ihren Brief
Bevor Sie ein Referenzschreiben senden, müssen Sie das richtige Format verwenden. Dieser Schritt kann dazu beitragen, dass potenzielle Arbeitgeber Ihr Referenzschreiben ernst nehmen.
- Stellen Sie sicher, dass der Brief auf Papier mit Firmenbriefkopf gedruckt ist.
- Schreiben Sie in die erste Zeile das Datum.
- Notieren Sie unter dem Datum die Adresse des potenziellen Arbeitgebers. Richten Sie das Schreiben an den Vorgesetzten oder die Personalabteilung des Kandidaten.
- Fügen Sie Ihre Kontaktadresse unter die Informationen zum potenziellen Arbeitgeber ein.
- Achten Sie nach der Begrüßung darauf, den Brief mit schwarzer Tinte zu unterschreiben und Ihren Namen darunter zu drucken. Sie können Ihre Berufsbezeichnung, E-Mail und Telefonnummer angeben, wenn Sie möchten.
Schritt 8. Führen Sie die Zeichenprüfung erneut durch
Bevor Sie ein Referenzschreiben senden, lesen Sie den Text ein letztes Mal. Dieser Schritt stellt sicher, dass Sie keine Fehler machen oder wichtige Informationen verpassen.
Methode 2 von 2: Bereitstellung von verbalen Referenzen
Schritt 1. Überprüfen Sie die Unternehmensrichtlinien bezüglich mündlicher Referenzen
Einige Unternehmen erlauben den Mitarbeitern nur die Angabe grundlegender Informationen wie Dienstjahre. Bei einigen können Sie schriftliche Referenzen angeben. Wenn Sie sicherstellen, dass Sie die Richtlinien des Unternehmens zu Referenzen befolgen, können Sie die besten verbalen Referenzen bereitstellen.
Schritt 2. Stimmen Sie Anfragen nach mündlichen Referenzen zu
Wenn ein Mitarbeiter oder Kollege Sie um eine Referenz bittet, stellen Sie sicher, dass Sie die Anfrage positiv bewerten. Wenn Sie gute Erfahrungen mit dem Arbeitnehmer gemacht haben, stimmen Sie seiner Bitte um Referenzen an potenzielle Arbeitgeber zu.
- Bieten Sie keine Referenz an, wenn Sie nichts Positives über den Mitarbeiter sagen können. Lassen Sie sich nicht Ihre Chancen auf den Job ruinieren.
- Geben Sie Ihr Einverständnis, mit einem potenziellen Arbeitgeber zu sprechen, wenn Sie schon länger mit der Person zusammengearbeitet haben. Wenn Sie ihn erst seit wenigen Monaten kennen, können Sie möglicherweise Schwierigkeiten haben, Fragen zum Mitarbeiter zu beantworten oder seine Fähigkeiten zu erklären.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Person sind, um eine Referenz anzugeben. Möglicherweise müssen Sie sich bei Ihrem Chef oder der Unternehmensrichtlinie über Empfehlungen erkundigen.
Schritt 3. Bitten Sie um Informationen über den Mitarbeiter als Referenzmaterial
Möglicherweise benötigen Sie vom Mitarbeiter auch grundlegende Informationen über die Stelle, auf die er sich bewirbt, und andere relevante Daten, die Sie kennen sollten.
- Bitten Sie um Informationen über die Stelle, auf die sich der Kandidat bewirbt, und um einen aktuellen Lebenslauf. Möglicherweise müssen Sie herausfinden, was er von seinem Beitrag zum Unternehmen und den Projekten, an denen er arbeitet, hält und wie er zu seinem neuen Arbeitsplatz beitragen wird.
- Sie müssen alle Informationen im Zusammenhang mit der Arbeit des Mitarbeiters sammeln, z. B. eine Leistungsbewertung.
- Erwägen Sie, Ihre Korrespondenz mit dem Mitarbeiter noch einmal zu lesen, um sein berufliches Niveau und seine Arbeitsweise zu beurteilen. Dazu können Sie auch die Leistungsbewertung verwenden.
Schritt 4. Planen Sie ein Telefongespräch
Die meisten telefonischen Referenzen werden telefonisch erteilt und Sie müssen einen angemessenen Zeitpunkt für ein Gespräch mit dem potenziellen Arbeitgeber des Kandidaten einplanen. Wenn Sie sich eine gewisse Zeit für das Gespräch über den Kandidaten einplanen, können Sie ein umfassendes, professionelles und positives Zeugnis abgeben.
- Bitten Sie den Kandidaten, dem potenziellen Arbeitgeber Ihre Kontaktinformationen zur Verfügung zu stellen oder nach relevanten Daten zu fragen, an wen er sich im neuen Unternehmen wenden kann.
- Planen Sie das Gespräch, wenn Sie sich entspannt fühlen und nicht in Eile sind, um an einem Meeting teilzunehmen.
Schritt 5. Machen Sie sich Notizen für Telefonreferenzen
Nachdem Sie den Gesprächsplan festgelegt und die relevanten Informationen gesammelt haben, machen Sie sich eine kleine Notiz über den Kandidaten. Dieser Schritt kann dazu beitragen, dass Sie während des Gesprächs keine wichtigen Informationen über die Fähigkeiten oder das Verhalten des Kandidaten vergessen.
Da Sie die Fragen, die ein potenzieller Arbeitgeber stellen könnte, nicht kennen, machen Sie sich unbedingt Notizen zu verschiedenen Aspekten des Kandidaten, einschließlich wie Sie ihn kennengelernt haben, wie lange, in welcher Funktion Sie gearbeitet haben und eine Bewertung seiner Fähigkeiten
Schritt 6. Beantworten Sie alle Fragen vollständig und ehrlich
Bei mündlichen Referenzen müssen Sie häufig Fragen beantworten, die potenzielle Arbeitgeber stellen. Das Erstellen von Notizen und das Beantworten detaillierter und ehrlicher Fragen kann den Kandidaten helfen, den Job zu bekommen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Qualifikationen der Person nicht überschätzen. Sie müssen nicht sagen, dass er der großartigste Mensch der Welt ist“, aber Sie können objektiv sagen: „Er ist einer der besten Kollegen/Mitarbeiter, die wir je hatten“.
- Bitte denken Sie daran, dass jeder Zweifel in Ihrer Antwort den Eindruck erweckt, dass Sie unehrlich sind.
Schritt 7. Verwenden Sie positive, beschreibende Wörter und Sätze
Wenn Sie die Frage eines potenziellen Arbeitgebers beantworten, verwenden Sie Wörter, die den Kandidaten attraktiv erscheinen lassen. Diese Aktion lässt den Kandidaten anderen Kandidaten überlegen erscheinen.
- Sie können auch eine Vielzahl von Verben, Substantiven und Adjektiven verwenden, um den Kandidaten zu beschreiben. Je klarer Ihre Beschreibung ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie potenziellen Arbeitgebern hilft, eine fundierte Entscheidung zu treffen.
- Du könntest zum Beispiel Dinge sagen wie „Amir Priambodo hat die Fähigkeit, Probleme sehr kreativ zu lösen“oder „Er kann seine Ideen klar kommunizieren“.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Angaben zu den Fähigkeiten machen, die der Kandidat in seinem neuen Job benötigt.
Schritt 8. Vermeiden Sie persönliche Themen
Sprechen Sie nur über Dinge, die mit der Leistung des Kandidaten zu tun haben, wie zum Beispiel überlegene Führungsqualitäten oder die Fähigkeit, Konflikte unter Kollegen zu lösen. Sprechen Sie nicht über Ihr Privatleben, da Sie dadurch für potenzielle Arbeitgeber weniger professionell aussehen.
- Besprechen Sie nichts Persönliches, einschließlich Religion, Familienstand, Alter oder Gesundheit.
- Die Bereitstellung personenbezogener Daten kann die Chancen eines Bewerbers auf eine Stelle gefährden. Dies kann je nach Art der von Ihnen offengelegten Informationen illegal sein.
Schritt 9. Beenden Sie die verbale Referenz
Füllen Sie das mündliche Zeugnis am Telefon aus, wenn Sie alle Fragen des potenziellen Arbeitgebers beantwortet haben. Sie können Fragen stellen, wenn Sie dies für erforderlich halten oder weitere Erläuterungen zum Kandidaten geben können. Stellen Sie sicher, dass Sie dem potenziellen Arbeitgeber danken und anbieten, bei Bedarf weitere Informationen bereitzustellen.
