Fühlen Sie sich überfordert, eine Vielzahl von Aufgaben in kurzer Zeit erledigen zu müssen? Persönliche und berufliche Aufgaben, die sich überschneiden, sind anfällig für Stress, vor allem dann, wenn man bei extremer Geschäftigkeit oft etwas Wichtiges vergessen lässt. Um dies zu verhindern, können Sie eine ordentliche und gut organisierte To-Do-Liste erstellen. Mithilfe dieser Liste können Sie leichter Prioritäten setzen, unerledigte Aufgaben verfolgen und die tägliche Produktivität steigern.
Schritt
Teil 1 von 3: Aktivitätsdetails zusammenfassen
Schritt 1. Bestimmen Sie das am besten geeignete Medium
Wenn Sie häufiger auf Ihr Telefon zugreifen als auf Ihre Agenda, versuchen Sie, eine To-Do-Liste in Ihrer Telefon-App zu erstellen. Auf der anderen Seite, wenn Sie nicht den ganzen Tag auf Ihr Telefon oder Ihren Computerbildschirm starren möchten, versuchen Sie es auf einem Blatt Papier oder einer speziellen Agenda aufzuschreiben. Wenn es nicht auf Ihre Vorlieben zugeschnitten ist, ist die To-Do-Liste wahrscheinlich weniger effektiv.
Tatsächlich gibt es Apps wie Any.do, Wunderlist und Pocket Lists, die Sie herunterladen und verwenden können, um Ihre täglichen Aktivitäten effektiver zu verwalten
Schritt 2. Listen Sie alles auf, was Sie tun müssen
Das Arrangement kann mit weniger wichtigen Dingen wie "Bad" bis hin zu wichtigen Dingen wie "Ausarbeitungsmaterial für die Präsentation nächste Woche" oder "Mama's Geburtstagsgeschenk nächsten Monat gesucht" gefüllt werden. Wie Sie sehen, sind die drei Aufgaben unterschiedlicher Art, Bedeutung und Dauer. Beeilen Sie sich in diesem Stadium nicht, sie zu kategorisieren; Schreiben Sie einfach alle Aufgaben, Verantwortlichkeiten oder Aktivitäten auf, die Ihnen in den Sinn kommen.
- Fühlen Sie sich frei, alles auf Papier zu schreiben, was Ihnen in den Sinn kommt. Auf diese Weise fühlen Sie sich erleichtert und helfen, keine Verantwortung zu vergessen.
- Diese Liste ist Ihre wichtigste To-Do-Liste.
Schritt 3. Bitten Sie andere um Hilfe, falls erforderlich
Nachdem Sie eine Liste der zu erledigenden Aktivitäten zusammengestellt haben, entscheiden Sie, ob Sie andere um Hilfe bitten möchten oder nicht. Tatsächlich sollten Sie nicht zögern, jemanden um Hilfe zu bitten, wenn Sie sich wirklich überfordert fühlen oder nur sehr wenig Zeit haben! Vermeiden Sie den Drang, die Dinge allein zu bewältigen! Wenn die Aufgabe an jemand anderen delegiert werden kann, können Sie dies gerne tun!
Teil 2 von 3: Aktivitäten verwalten
Schritt 1. Gruppieren Sie die in der Hauptliste aufgeführten Aufgaben in Kategorien
Sie können beispielsweise Kategorien „Verantwortung am Arbeitsplatz“und „Verantwortung zu Hause“erstellen. Auf diese Weise können Sie Ihre Aufmerksamkeit und Energie besser auf jede Aufgabe fokussieren. So sparen Sie beispielsweise mehr Zeit, indem Sie bei der Arbeit nicht die Kategorie „Verantwortung zu Hause“prüfen müssen.
Stellen Sie sich zur Maximierung der Produktivität vor, dass Sie alle Ihre Aufgaben in einem Gang vor sich ablegen. Wenn Sie das getan haben, versuchen Sie, störende Geräusche zu eliminieren und Ihre Aufmerksamkeit auf eine bestimmte Reihe von Aufgaben zu konzentrieren. Mit anderen Worten, machen Sie sich an diesem Tag keine Sorgen mehr über unnötige Aufgaben oder Verantwortlichkeiten
Schritt 2. Erstellen Sie eine Liste mit Aktivitäten für nur einen Tag
Dies wird Ihnen helfen, Ihre Verantwortlichkeiten entsprechend ihren Prioritäten zu verwalten. Darüber hinaus werden Sie sich auch nicht belastet fühlen, weil Sie Aufgaben "nicht haben", die morgen, nächste Woche oder sogar nächsten Monat erledigt werden müssen! Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie innerhalb von 24 Stunden erledigen können. Idealerweise sollte die Anzahl der Aktivitäten, die Sie an einem Tag erledigen sollten, zehn oder sogar fünf Aktivitäten nicht überschreiten.
- Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, versuchen Sie, Ihre Schlafenszeit zu beschleunigen. Welche Aufgaben müssen zu dieser Stunde wirklich erledigt werden? Sobald Sie es gefunden haben, fügen Sie es Ihrer Prioritätenliste hinzu!
- Verwenden Sie die Haupt-To-Do-Liste als Referenz für Ihre täglichen Aufgaben. Nachdem Sie eine To-Do-Liste oder eine tägliche Aufgabe erstellt haben, werden Sie Ihre Haupt-To-Do-Liste sofort los!
Schritt 3. Schätzen Sie die Dauer jeder Aufgabe oder Verantwortung
Denke realistisch! Wenn Sie nicht genug Zeit aufwenden oder zu besessen davon sind, jede Aufgabe so schnell wie möglich zu erledigen, werden Sie eher von mehr Stress angegriffen. Glauben Sie mir, Sie werden nicht produktiv arbeiten können, wenn Sie ständig verwirrt sind. Messen Sie daher die Dauer jeder Aufgabe objektiv und realistisch und planen Sie Ihren Aktivitätsplan basierend auf dieser Schätzung.
Planen Sie zwischen jeder Verantwortung etwa 10-15 Minuten ein. Tatsächlich können Sie wirklich nicht ohne Pause von einer Aufgabe zur anderen wechseln, oder?
Schritt 4. Erstellen Sie eine To-Do-Liste, damit sie interessanter aussieht
Auch wenn es sich weniger wichtig anfühlt, können diese Aktionen Ihre Perspektive auf die To-Do-Liste tatsächlich in eine positivere Richtung ändern! Versuchen Sie, eine To-Do-Liste in Ihrer Lieblingsfarbe zu schreiben oder einzugeben, sie auf einen interessanten farbigen Karton zu kleben oder auf Ihrem Telefon zu gestalten. Tun Sie alles, um Ihre Motivation zu steigern, die verschiedenen Aufgaben darin zu erfüllen!
Teil 3 von 3: Verpflichtungen einhalten
Schritt 1. Notieren Sie die Frist für jede Aufgabe, die in der Hauptaufgabenliste aufgeführt ist
Vertrauen Sie mir, dies wird es Ihnen erleichtern, eine tägliche To-Do-Liste zu erstellen, zumal die sich häufenden Verantwortlichkeiten Sie dazu neigen, Aufgaben zu vergessen, die als weniger wichtig oder dringend angesehen werden. Erstellen Sie eine tägliche Liste, indem Sie sich auf die Fristen jeder Aufgabe beziehen, die in der Masterliste aufgeführt sind!
- Wenn eine Aufgabe oder Verantwortung keine Frist hat, versuchen Sie, selbst eine festzulegen.
- Ohne einen klaren und strukturierten Plan können unbedeutende Verantwortlichkeiten leicht vergessen werden.
Schritt 2. Legen Sie die Liste an einem Ort ab, an dem Sie sie oft sehen können
Es hat keinen Sinn, eine To-Do-Liste zu erstellen, wenn man das Papier dann in eine Schublade legt und es vergisst. Legen Sie die Liste daher immer dort ab, wo Sie sie oft sehen! Auf diese Weise werden Sie es nicht vergessen und sind motivierter, alle darin enthaltenen Aufgaben schnell zu erledigen.
Nehmen Sie die Liste überall hin mit. Kleben Sie bei Bedarf eine Kopie auf den Badezimmerspiegel oder stecken Sie sie in Ihre Handtasche. Stellen Sie sicher, dass Sie sie leicht sehen und darauf zugreifen können
Schritt 3. Geben Sie jemandem eine Kopie Ihrer To-Do-Liste
Sie können es beispielsweise einem Elternteil, Freund, Ehepartner oder Arbeitskollegen geben; Stellen Sie vor allem sicher, dass die Person Ihren Fortschritt überwachen kann. Wenn jemand anderes die To-Do-Liste kennt, werden Sie sich noch zögerlicher fühlen, oder?
