Wenn Sie Ihre täglichen Aktivitäten planen, können Sie Ihre Zeit effizienter einteilen. Sie können mehr erledigen, Aufgaben seltener vergessen oder in Versuchung geraten, Dinge zu tun, die nicht wirklich wichtig sind. Während Sie zunächst denken, dass Sie die anstehende Aufgabe erledigen können, fühlen Sie sich am Ende möglicherweise überfordert, verwirrt und vergessen alles. Es ist gewöhnungsbedürftig, einen Zeitplan zu erstellen und einzuhalten, aber Sie werden es im Handumdrehen dankbar dafür sein. Ein Zeitplan hilft Ihnen, Stress abzubauen und Ihnen das Gefühl zu geben, mehr Kontrolle über Ihr Leben zu haben. Die Planung von täglichen Aktivitäten ermöglicht es Ihnen auch, Ihr eigenes Verhalten zu regulieren und zu überwachen, indem Sie verfolgen, was Sie tun müssen und was Sie getan haben.
Schritt
Teil 1 von 2: Einen Zeitplan erstellen
Schritt 1. Kaufen Sie einen Kalender oder eine Agenda
Stellen Sie sicher, dass im Kalender Platz ist, der mit Ihrer To-Do-Liste gefüllt werden kann. Einige Kalender werden mit wöchentlichen, täglichen oder sogar stündlichen Tagesordnungen geliefert. Sie können auch ein Notizbuch verwenden. Wählen Sie diejenige, die Ihren Bedürfnissen und Wünschen am besten entspricht. Was auch immer Sie wählen, machen Sie das Beste daraus. Verwenden Sie 1 Agendaheft nicht für die Arbeit, 1 für schulische Aktivitäten usw. Zeichnen Sie alle Ihre Aktivitäten an einem Ort auf.
- Ein digitaler Kalender ist auch für die Verwendung auf einem Laptop oder Mobiltelefon verfügbar. Dieser Kalender kann auch mit allen Ihren elektronischen Geräten synchronisiert werden, sodass Sie von überall auf Ihren Veranstaltungskalender zugreifen können. Es gibt auch eine Reihe von Apps, mit denen Sie Aktivitäten planen können, die mit Erinnerungen und Timern ausgestattet sind
- Papierkalender oder digitale Kalender, mit denen Sie Notizen in Ihren Zeitplan einfügen können, funktionieren möglicherweise noch besser. Ein Kalender wie dieser kann nicht nur verfolgen, was Sie getan haben, sondern auch, wie Sie es getan haben und/oder wie Sie sich fühlen. Zum Beispiel könnten Sie zusätzlich zum Ankreuzen des Zeitplans "Gehen Sie ins Fitnessstudio" in Ihrem Kalender darunter einen Hinweis hinzufügen "Heute 1,5 km weiter laufen und es hat Spaß gemacht!" damit Ihr Verhalten besser überwacht werden kann.
- Wenn Sie von einem Papierkalender zu einem digitalen Kalender wechseln, können sich die ersten 1 oder 2 Tage etwas hektisch anfühlen, solange Sie sich noch an das neue System gewöhnen. Bringen Sie in den ersten Tagen beide Kalender mit und überprüfen Sie, ob geplante Aktivitäten immer wieder verpasst oder aufgeschrieben werden.
Schritt 2. Organisieren Sie Ihre Aufgaben
Elektronische Kalender ermöglichen es Ihnen auch, verschiedene Aufgaben mit verschiedenen Farben zu markieren. Beispielsweise könnten Sie Büroarbeiten in Rot, Schulaufgaben in Blau, Hausaufgaben in Grün, Urlaub in Orange und Sport in Rosa markieren. Sie können dies auch ganz einfach mit einem Papierkalender oder einem Agendabuch tun, verwenden Sie einfach einen bunten Stift oder Textmarker, um es zu markieren. Nachdem Sie verschiedene Aufgaben mit unterschiedlichen Farben markiert haben, können Sie die Reihenfolge der Priorität festlegen.
Das Organisieren und Markieren von Aufgaben mit verschiedenen Farben hilft Ihnen auch dabei, zu visualisieren und zu verstehen, wie viel Ihrer Zeit verwendet wird. Sie werden beispielsweise feststellen, dass Ihr Terminkalender viel Rot (Arbeit) und Grün (Hausaufgaben), aber sehr wenig Rosa (Sport) enthält. Das Erkennen eines Mangels an Bewegung kann Ihnen helfen, Ihren Trainingsplan zu erhöhen
Schritt 3. Setzen Sie Prioritäten
Es ist sehr wichtig, die wichtigsten Aufgaben zu bestimmen, die zuerst erledigt werden müssen und welche Aufgaben verschoben werden können. Das folgende Beispiel soll Ihnen helfen, die Prioritätseinstellung zu verstehen. Nehmen wir an, es sind 2 Prüfungen, 1 Praktikumsbericht und 1 Aufsatz- und Präsentationsaufgabe in 1 Woche zu erledigen. Autsch!
- Fragen Sie sich, was zuerst erledigt werden muss und wie lange es dauern wird: Welche Aufgaben sollten zuerst eingereicht werden? Welche Aufgaben sind im Verhältnis zu Ihren Noten am wichtigsten? Wie viel haben zum Beispiel Prüfungen, Laborberichte, Aufsätze und Präsentationen auf Ihre Abschlussnote? Welche Aufgabe ist am schwierigsten zu lösen?
- Letztendlich liegt es an Ihnen, den Fertigstellungstermin, die benötigte Zeit oder den relativen Wert geplanter Aufgaben in Ihren Prioritäten zu bestimmen. Dazu müssen Sie sich selbst und Ihre besten Fähigkeiten kennen. Erstellen Sie ein Prioritätensystem, das zu Ihnen passt.
Schritt 4. Markieren Sie die Aufgaben, die Sie priorisieren
Nachdem Sie festgelegt haben, wie Aufgaben priorisiert werden sollen, markieren Sie sie im Zeitplan. Sie können Ihren Tagesplan öffnen und den Buchstaben "A" neben Aufgaben schreiben, die wichtig sind und zuerst erledigt werden müssen, den Buchstaben "B" neben Aufgaben, die bis morgen erledigt werden müssen, und den Buchstaben "C" neben Aufgaben, die muss bis Freitag abgeschlossen sein usw.
Schritt 5. Planen Sie Zeit für jede Aufgabe ein
Schreiben Sie auf, wie lange Sie für jede Aufgabe benötigen. Sie können zum Beispiel Zeit für den Tag einplanen, um zu lernen (2 Stunden), Sport zu treiben (1 Stunde), 2 E-Mails zu schreiben (30 Minuten) und mit Ihrem Hund spazieren zu gehen (30 Minuten). Dies ist der Hauptschritt bei der Aufteilung der Zeit, die zum Erledigen jeder Aufgabe benötigt wird. Sie werden sich gestresst fühlen, wenn Sie einen zu engen Zeitplan erstellen und die Zeit nicht realistisch einteilen.
Denken Sie daran, die Reisezeiten in die Reiseroute aufzunehmen. Müssen Sie zum Beispiel von der Bibliothek, in der Sie lernen, ins Fitnessstudio fahren?
Schritt 6. Planen Sie zusätzliche Zeit im Zeitplan ein
Die meisten Menschen unterschätzen im Allgemeinen die Zeit, die für die Erledigung einer Aufgabe benötigt wird. Berücksichtigen Sie die Zeit, die Sie für die Vorbereitung auf eine bestimmte Aufgabe benötigen, und entspannen Sie sich danach für einen Moment, um Ihre täglichen Aktivitäten genauer zu planen.
- Versuchen Sie immer, die Aufgabenerledigungszeit um einige Minuten zu erhöhen. Versuchen Sie, 25 % der eingeplanten Zeit für die Erledigung einer Aufgabe hinzuzufügen. Planen Sie beispielsweise eine Aufgabe, die technisch in 4 Minuten abgeschlossen werden kann, für 5 Minuten und eine Aufgabe, die technisch in 8 Minuten abgeschlossen werden kann, für 10 Minuten und so weiter. Diese wenigen zusätzlichen Minuten sammeln sich an und geben Ihnen zusätzliche Zeit, um Verzögerungen oder Verzögerungen zu vermeiden.
- Fragen Sie sich, ob es kleine Aufgaben innerhalb einer großen Aufgabe gibt, die bei der Erstellung eines Zeitplans berücksichtigt werden sollten. Muss man zum Beispiel nach dem Sport duschen? Chatten Sie oft 15 Minuten lang mit Freunden in der Umkleidekabine? Die meisten Menschen erleben, dass ein Trainingsplan von 1 Stunde am Ende auf 2 Stunden aufgewendet wird.
Schritt 7. Pause im Zeitplan
Planen Sie am Ende des Zeitplans etwas Freizeit für Aufgaben mit niedriger Priorität ein. Wenn Sie heute oder an einem beliebigen Wochentag Zeit haben, können Sie mit der Arbeit an diesen Aufgaben beginnen und früh beginnen. Diese zusätzlichen Aufgaben organisieren beispielsweise Schränke oder legen Steuerquittungen zu Hause ab. Diese Aufgaben mit niedriger Priorität werden schließlich erledigt, auch wenn sie nicht dringend sind oder an ein bestimmtes Zeitlimit gebunden sind.
Teil 2 von 2: Einen Zeitplan einhalten
Schritt 1. Überprüfen Sie Ihren Kalender/Ihre Aufgaben
Gewöhnen Sie sich an, jeden Morgen und Abend Ihren Kalender zu überprüfen, um sich auf morgen vorzubereiten. Sie sollten auch jeden Tag ein paar Minuten einplanen, vielleicht nach Ihrem Morgenkaffee oder auf dem Weg zur Arbeit, um zu überprüfen, was im Tag zu tun ist, und neue Aufgaben hinzuzufügen oder alte zu streichen.
- Wenn Sie Ihren Zeitplan einige Minuten lang überprüfen und überprüfen, bevor Sie etwas unternehmen, können Sie den Tag gut gelaunt beginnen!
- Verwenden Sie Alarme auf Ihrem Telefon oder Computer als Erinnerung an bestimmte Aufgaben oder Termine. Zum Beispiel werden viele Arzt- und Zahnarztpläne lange im Voraus erstellt. Es kann also hilfreich sein, eine Erinnerung zu verwenden, die etwa eine Woche im Voraus ertönt. So kann Ihr Plan individuell angepasst werden.
Schritt 2. Erledigen Sie die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Priorität
Nachdem Sie dem Zeitplan eine Prioritätsreihenfolge zugewiesen haben, halten Sie sich an diese Reihenfolge.
Schritt 3. Passen Sie den Zeitplan nach Bedarf an
Während Sie versuchen sollten, Ihren Zeitplan so gut wie möglich einzuhalten, können manchmal Dinge passieren, die Sie zwingen, sich anzupassen. Verschieben Sie flexiblere oder weniger dringende Aufgaben im Notfall, bei Problemen oder bei Ablenkung auf den nächsten Tag.
Vermeiden Sie es einfach, Aufgaben anzuhäufen und zu oft auf den nächsten Tag zu delegieren. Wenn Sie dies zu oft erleben, versuchen Sie, mehr Zeit für jede Aufgabe einzuplanen, die Sie an einem Tag erledigen müssen, anstatt Ihren Zeitplan für die nächsten Tage ändern zu müssen
Schritt 4. Streichen Sie die erledigten Aufgaben durch
Diese Aktion war für viele eine Erleichterung! Denken Sie daran, die unerledigten Aufgaben von heute in den Terminplan von morgen zu verschieben.
Schritt 5. Belohnen Sie sich
Es ist wichtig, sich selbst positiv zu ermutigen, nachdem Sie Aufgaben erledigt und einen Zeitplan eingehalten haben. Belohnen Sie sich nach einem anstrengenden Tag mit einem Bad in der Badewanne, einer Lieblingssendung im Fernsehen oder einem süßen Snack. Sie werden sich erfolgreich fühlen und verdienen die Belohnung, für die Sie gearbeitet haben.
Schritt 6. Überprüfen Sie den Zeitplan und passen Sie ihn nach Bedarf an
Sie sollten den Zeitplan von Zeit zu Zeit überprüfen und sich von den Vorteilen des Zeitplans für Ihre Aktivitäten überzeugen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, sich Ihre Agenda anzusehen und gleichzeitig Ihre Gefühle und Stimmungen zu beobachten. Sehen Sie, dass der größte Teil Ihres Zeitplans durchgestrichen wurde und fühlen Sie sich positiv und produktiv? Wenn die Antwort "Ja" lautet, ist Ihr Zeitplan wahrscheinlich nützlich.
- Wenn Sie jedoch das Gefühl haben, dass zu viel von Ihrem Zeitplan auf den nächsten Tag (und einen anderen Tag usw.) verschoben wurde und Sie einfach den Verstand verlieren, sollten Sie Ihren Zeitplan anpassen.
- Identifizieren Sie Probleme, indem Sie die Tagesordnung überprüfen und nach dem suchen, was zurückgelassen wurde. Möglicherweise müssen Sie Ihre Prioritäten überdenken und neu ordnen, wenn Ihnen das Versäumte wichtig ist (zB Sport). Möglicherweise müssen Sie auch die jeder Aufgabe zugewiesene Zeit ändern. Reduzieren Sie beispielsweise die Zeit, um sich morgens fertig zu machen, von 2 Stunden auf 1 Stunde an 3 Tagen die Woche und planen Sie ein 30-minütiges Joggen mit der verbleibenden Zeit ein.
- Seien Sie sich bewusst, dass Terminverschiebungen üblich und normal sind. Bis man sich an den am besten geeigneten Zeitplan gewöhnt hat, braucht es natürlich Zeit.
Tipps
- Ihre Zeit ist sehr wertvoll. Das Erstellen eines Zeitplans hilft Ihnen, das Beste daraus zu machen.
- Das Festhalten an einem Zeitplan kann Sie auf bisher unentdeckte Muster aufmerksam machen. Vielleicht sind Sie zum Beispiel jeden Donnerstag ständig müde, wenn Sie aufwachen, weil Sie jeden Mittwochabend nach der Arbeit Zeit im Café verbringen. Auf diese Weise kann es geändert werden, sobald Sie es merken. Vielleicht können Sie die Häufigkeit auf einmal alle 2 Wochen reduzieren, anstatt einmal pro Woche Zeit im Café zu verbringen. So können Sie mit Ihren Kollegen trotzdem Spaß haben, müssen sich aber nicht jeden Donnerstag erschöpft fühlen.
- Das Erstellen und Einhalten eines Zeitplans kann Ihnen helfen, effizienter und produktiver zu arbeiten, da Sie jeder Aufgabe Zeit zuweisen. So vermeiden Sie "zu wenig Zeit!"
