Viele Unternehmen verwenden Microsoft Excel, um abteilungs- oder unternehmensweite Kosten zu überwachen. Derzeit ist Excel das Standardprogramm auf Computern mit Windows-Betriebssystemen. So können Sie mit diesem Programm Ihre Rechnungen überwachen. Es gibt eine Reihe von Vorlagen (Ausdrucke) von Microsoft und anderen Websites, die Sie zum Nachverfolgen von Ausgaben verwenden können. Auch in den neuesten Excel-Versionen sind diese Vorlagen bereits im Programm vorhanden. Sie können auch eigene Arbeitsblätter erstellen, um Rechnungen in Excel zu überwachen. In diesem Artikel werden beide Möglichkeiten erörtert.
Schritt
Methode 1 von 2: Verwenden einer Excel-Vorlage
Schritt 1. Wählen Sie die Standard-Excel-Vorlage aus
Die neueste Version von Excel verfügt über Vorlagen zur Überwachung persönlicher Ausgaben und Vorlagen für den allgemeinen Geschäftsbetrieb. Sie können auf diese Vorlage zugreifen und diese verwenden, um Ausgaben in Excel zu überwachen.
- Wählen Sie in Excel 2003 im Menü "Datei" die Option "Neu". Wählen Sie im Aufgabenbereich "Neue Arbeitsmappe" die Option "Auf meinem Computer", um das Dialogfeld "Vorlagen" anzuzeigen.
- Wählen Sie in Excel 2007 "Neu" aus dem Menü "Datei", um das Dialogfeld "Neue Arbeitsmappe" aufzurufen. Wählen Sie im linken Bereich im Menü "Vorlagen" die Option "Installierte Vorlagen". Wählen Sie im mittleren Bereich unter "Installierte Vorlagen" "Persönliches Monatsbudget" und klicken Sie auf "Erstellen".
- Klicken Sie in Excel 2010 auf das Label "Datei" und wählen Sie dann "Neu" aus dem Menü "Datei". Wählen Sie oben im Bereich "Verfügbare Vorlagen" "Beispielvorlagen" aus, wählen Sie dann in der Beispielvorlagenansicht "Persönliches Monatsbudget" aus und klicken Sie auf "Erstellen".
Schritt 2. Wählen Sie eine Online-Vorlage aus
Wenn die integrierte persönliche Budgetvorlage von Microsoft Excel Ihre Ausgaben nicht verfolgen kann, versuchen Sie es mit den im Internet verfügbaren Vorlagen. Sie können Vorlagen von Websites von Drittanbietern herunterladen oder Excel verwenden, um eine Verbindung mit Microsoft Office Online herzustellen.
- In Excel 2003 können Sie die entsprechende Vorlage aus der Microsoft Office Online-Bibliothek unter https://office.microsoft.com/en-us/templates/ auswählen. (Hier finden Sie auch Vorlagen für frühere Excel-Versionen.)
- Wählen Sie in Excel 2007 im Abschnitt "Microsoft Office Online" des Dialogfelds "Neue Arbeitsmappe" die Option "Budgets". Sie müssen über eine Internetverbindung verfügen, um eine Verbindung mit der Online-Office-Vorlagenbibliothek herzustellen.
- Wählen Sie in Excel 2010 im Bereich „Verfügbare Vorlagen“im Abschnitt „Office.com“die Option „Budgets“aus. Sie müssen über eine Internetverbindung verfügen, um eine Verbindung mit der Online-Office-Vorlagenbibliothek herzustellen.
Schritt 3. Geben Sie die Informationen in die entsprechenden Zellen ein
Die eingegebenen Informationen hängen von der verwendeten Arbeitsblattvorlage ab.
Schritt 4. Speichern Sie Ihr Arbeitsblatt
Sie können den Namen des von der Vorlage bereitgestellten Arbeitsblatts verwenden oder einen gewünschten Namen eingeben. Oder Sie schreiben einfach den Namen und das Herstellungsjahr des Arbeitspapiers auf.
Methode 2 von 2: Erstellen Sie Ihr eigenes Arbeitsblatt zur Überwachung der Ausgaben
Schritt 1. Öffnen Sie Excel
Schritt 2. Geben Sie in Zelle A1 einen Namen für das Arbeitsblatt ein
Verwenden Sie einen eindeutigen Namen wie „Persönliches Budget“, „Persönliche Ausgabenüberwachung“oder ähnliches. (Verwenden Sie beim Schreiben von Namen keine Anführungszeichen. Hier werden Anführungszeichen verwendet, um Beispiele anzugeben).
Schritt 3. Geben Sie die Spaltenüberschriften von Zeile 2 ein
Hier sind einige Namen und Sequenzen, die Sie verwenden können: "Datum", "Bezahlt an", "Memo", "Ausgaben", "Einkommen" (oder "Einkommen" oder "Einzahlung") und "Guthaben". Geben Sie diese Überschriften in die Zellen A2 bis G2 ein und passen Sie die Spaltenbreite so an, dass der gesamte Text sichtbar ist.
Nachdem Sie die Spaltenüberschriften und -überschriften festgelegt haben, verwenden Sie die Funktion "Fenster einfrieren", damit die Spaltenüberschriften oben sind, wenn Sie auf der Seite nach unten scrollen. Die Option Fenster einfrieren befindet sich im Menü „Ansicht“für Excel 2003 und höher und in der Gruppe „Fenster“im Menüband „Ansicht“für Excel 2007 und 2010
Schritt 4. Geben Sie die erste Ausgabe in die Zellenzeile 3 ein
Schritt 5. Geben Sie die Saldoformel in Zelle G3 ein
Der Saldo wird durch die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben bestimmt, da dies der erste Saldoeintrag ist. Die Art und Weise, wie es festgelegt wird, hängt von Ihrem Wunsch ab, das Budget von der Ausgabenseite oder das Geld, das Sie haben, zu sehen.
- Wenn Sie möchten, dass ein benutzerdefiniertes Arbeitsblatt Ausgaben anzeigt, lautet Ihre Saldenformel =E3-F3, wobei E3 die Zelle ist, die den Ausgabensaldo enthält, und F3 die Einkommenssaldozelle ist. Auf diese Weise haben Ihre Gesamtausgaben eine positive Zahl, wenn Ihre Ausgaben höher sind als Ihr Einkommen, was für Sie einfacher zu verstehen ist.
- Wenn Sie möchten, dass ein benutzerdefiniertes Arbeitsblatt Ihr Geld anzeigt, lautet die Saldoformel =F3-E3. Somit weist das Arbeitspapier einen positiven Cashflow aus, wenn der Kassenbestand die Ausgaben übersteigt, und einen negativen, wenn die Ausgaben die Einnahmen übersteigen.
Schritt 6. Geben Sie den zweiten Kosteneintrag in Zellenzeile 4 ein
Schritt 7. Geben Sie die Saldoformel in Zelle G4 ein
Da der Saldo der zweiten und der folgenden Buchungen den aktuellen Saldo erfasst, müssen Sie die resultierende Differenz an Ausgaben und Einnahmen zum Saldo der vorherigen Buchung addieren.
- Wenn Sie möchten, dass das Arbeitsblatt Ausgaben speziell anzeigt, lautet die Saldenformel =G3+(E4-F4), d. h. G3 ist die Zelle mit dem vorherigen Saldo, E4 ist die Zelle mit Ausgaben und F4 ist die Zelle mit Einnahmen.
- Wenn das Arbeitsblatt den verfügbaren Bargeldbetrag anzeigen soll, lautet die Saldoformel =G3+(F4-E4).
- Die Klammern in der Formel, die die Differenz zwischen Kosten und Erlösen zeigen, werden eigentlich nicht benötigt. Wir haben es geschrieben, damit das Konzept der Formel klarer wird.
- Wenn Sie die Saldo-Wert-Zelle leer lassen können, bis alle Eingaben abgeschlossen sind, verwenden Sie bitte das IF-Wort in der Formel, damit bei der Eingabe des Datums die Saldo-Zelle den Wert nicht anzeigt. Die Formel für diese Methode für den zweiten Eintrag lautet =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)), wenn das Arbeitsblatt die Last überwachen soll, und =IF(A4="", "", G3+(F4-E4)), wenn Sie ein Arbeitspapier wünschen, um den verfügbaren Cashflow zu überwachen. (Die Klammern für Ausgaben und Einnahmen dürfen weggelassen werden, aber die äußeren Klammern dürfen nicht weggelassen werden.)
Schritt 8. Kopieren Sie die Saldoformel in eine andere Zelle in Spalte G (Saldospalte)
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Zelle G3 und wählen Sie "Kopieren" aus dem Popup-Menü. Scrollen Sie anschließend nach unten zu der Zelle darunter. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Zelle und wählen Sie "Einfügen" aus dem Popup-Menü, um die Formel in die ausgewählte Zelle einzufügen (Wählen Sie in Excel 2010 die Option "Einfügen" oder "Formeln einfügen" im Popup-Menü.) Die Formel aktualisiert die Zellreferenzen automatisch, um die Kosten-, Umsatz- und Datumsreferenzen (sofern verwendet) der aktuellen Zeile anzuzeigen und der Referenzsaldo der Zeile über der aktuellen Zeile.
Schritt 9. Speichern Sie das Arbeitsblatt
Geben Sie Ihrem Arbeitsblatt einen eindeutigen Namen, zum Beispiel „Cost Monitoring.xls“oder „Persönliches Budget.xls“. Sie können den Namen und das Jahr der Datei eingeben, genau wie beim Erstellen eines Arbeitsblatts mit der. (Auch hier müssen Sie keine Anführungszeichen verwenden, wie wir sie geschrieben haben, nur um die Beispieldateinamen zu verdeutlichen. Sie müssen den Dateierweiterungstyp nicht eingeben, da Excel ihn automatisch aufschreibt.)
Excel 2003 und frühere Versionen speichern Arbeitsblätter im ".xls"-Format, während Excel 2007 und 2010 Arbeitsblätter im neueren XML-basierten Format ".xlsx" speichern. Das neueste Excel bietet jedoch auch die Möglichkeit, Dateien im ".xls"-Format zu speichern. Wenn Sie über mehrere Computer verfügen und dieses Arbeitsblatt auf allen speichern möchten, verwenden Sie das alte Format, wenn Ihr Computer über Excel 2003 oder früher verfügt. Verwenden Sie das neueste Format, wenn auf allen Ihren Computern mindestens Excel 2007 installiert ist
Tipps
- Verwenden Sie "AutoVervollständigen" in den Ausgaben- und Einnahmenkategorien, damit die eingegebene Schreibweise korrekt ist.
- Sie können Fettdruck, Textfarbe oder Zellenschattierung verwenden, um zwischen unbezahlten, bezahlten und zukünftigen Kosten zu unterscheiden.
- Um zu verhindern, dass sich Formeln oder Spaltenüberschriften versehentlich ändern, sollten Sie Zellen vor Änderungen schützen. Wählen Sie die Zellen aus, die Sie ersetzen möchten (Datum, Zahlungsempfängerkategorie, Ausgaben, Einnahmen und Memo), entsperren Sie diese Zellen und wenden Sie dann den Schutz auf das gesamte Arbeitsblatt an.
