Die Entscheidung für das richtige Briefformat hängt hauptsächlich von der Art des Briefes ab, den Sie schreiben möchten und an wen Sie den Brief adressieren. Das Briefformat, das Sie verwenden können, wenn Sie an einen Freund schreiben, unterscheidet sich stark von dem Format, das zum Schreiben formeller Briefe verwendet wird. Darüber hinaus unterscheidet sich das herkömmliche Briefformat, das per Post versendet wird, von dem Format, das für E-Mails verwendet wird. Lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie einen Brief richtig formatieren, mit dem Sie Ihren nächsten Brief schreiben können.
Schritt
Methode 1 von 4: Formatieren eines geschäftlichen oder formellen Briefs
Schritt 1. Schreiben Sie Ihren Namen und Ihre Adresse oben in Ihren Brief
Fügen Sie Straßenadressen, Städte, Provinzen und Postleitzahlen in Blöcken, linksbündig und einzeilig ein.
- Stadt, Provinz und Postleitzahl werden in eine Zeile geschrieben, während Straßenadressen in einer separaten Zeile stehen.
- Wenn Sie einen Brief mit Briefkopf senden, der diese Informationen bereits enthält, überspringen Sie diesen Schritt. Geben Sie die Rücksendeadresse nicht zweimal an.
Schritt 2. Schreiben Sie das Datum direkt unter Ihre Adresse
Schreiben Sie das Datum, an dem der Brief geschrieben wurde, oder das Datum, an dem der Brief abgeschlossen wurde, es liegt an Ihnen.
- Das Datum wird links geschrieben, genauso wie die Adresse, die direkt darüber steht.
- Schreiben Sie das Datum im Format „Monat-Tag-Jahr“. Schreiben Sie den Monat mit Buchstaben, aber verwenden Sie Zahlen, um Tag und Jahr zu schreiben. Beispiel: 9. Februar 2013.
Schritt 3. Lassen Sie zwischen dem Datum und dem nächsten Teil des Briefes eine Leerzeile
Dadurch wird die Adresse vom nächsten Abschnitt getrennt, was das Lesen erleichtert.
Schritt 4. Notieren Sie bei Bedarf die Referenzlinie
Wenn der Brief mit einem Verweis auf einen bestimmten Punkt geschrieben ist, kann es dem Leser helfen, eine Verweiszeile zu schreiben, die mit "Re:" beginnt.
- Referenzlinien werden linksbündig geschrieben und versuchen, nur aus einer Linie zu bestehen.
- Schreiben Sie die Referenzzeile auf, wenn Sie auf Briefe, Stellenangebote oder Informationsanfragen antworten.
- Wenn Sie eine Referenzzeile schreiben, lassen Sie danach eine Leerzeile, um die Referenzzeile vom Rest des Briefes zu trennen.
Schritt 5. Notieren Sie die Adresse des Empfängers
Notieren Sie den Namen und die Anrede des Empfängers sowie den Firmennamen, die Anschrift, den Ort, das Bundesland und die Postleitzahl.
- Alle diese Informationen sind linksbündig und einzeilig. Der Name des Empfängers wird zusammen mit dem Titel, dem Firmennamen und der Anschrift des Empfängers in eine separate Zeile geschrieben. Stadt, Provinz und Postleitzahl werden in eine Zeile geschrieben.
- Wenn Sie einen Brief in ein anderes Land senden, schreiben Sie den Namen des Landes in Großbuchstaben in eine separate Zeile unter der Adresse des Empfängers.
- Adressieren Sie den Brief, wenn möglich, an eine bestimmte Person und schreiben Sie den Namen der Person mit einem passenden Titel wie „Herr“oder „Mutter“. Wenn Sie das Geschlecht des Empfängers nicht kennen, müssen Sie den Titel nicht notieren.
- Lassen Sie unter der vollständigen Adresse des Empfängers eine Leerzeile.
Schritt 6. Beginnen Sie Ihren Brief mit einer höflichen Begrüßung
Eine übliche Begrüßung beginnt normalerweise mit „Sehr geehrter Herr“, gefolgt von Titel und Nachname des Empfängers. Setzen Sie nach dem Nachnamen des Empfängers ein Komma.
- Grüße werden linksbündig geschrieben.
- Wenn Sie das Geschlecht des Empfängers nicht kennen, können Sie den Empfänger mit seinem vollständigen Namen ansprechen oder die Berufsbezeichnung des Empfängers gefolgt von seinem Nachnamen aufschreiben.
- Lassen Sie nach der Begrüßung eine Leerzeile.
Schritt 7. Schreiben Sie, falls gewünscht, eine Betreffzeile
Schreiben Sie die Betreffzeile in Großbuchstaben unterhalb der Begrüßung, linksbündig.
- Halten Sie die Betreffzeile kurz, aber beschreibend. Versuchen Sie, nur aus einer Zeile zu bestehen.
- Es sollte beachtet werden, dass dies unkonventionell ist und nicht häufig verwendet werden sollte.
- Fügen Sie keine Betreffzeile ein, wenn Sie bereits eine Referenzzeile eingefügt haben.
- Lassen Sie nach der Betreffzeile eine Leerzeile, wenn Sie eine Betreffzeile einfügen.
Schritt 8. Beginnen Sie den Brieftext mit einer kurzen Einführung, die den Zweck Ihres Briefes erklärt
Die Absätze des Briefes werden linksbündig geschrieben, aber der Anfang jedes Absatzes wird eingerückt geschrieben.
Schritt 9. Folgen Sie der Einleitung des Briefes mit dem längeren Hauptteil des Briefes
Dieser Abschnitt sollte den Zweck des Briefes erläutern und auch eine Schlussfolgerung enthalten, die alles zusammenfasst, was im Brief geschrieben steht.
Schreiben Sie kurz den Hauptteil des Briefes. Jeder Absatz ist einzeilig, aber lassen Sie zwischen jedem Absatz und nach dem letzten Absatz eine Leerzeile
Schritt 10. Beenden Sie Ihren Brief mit einem höflichen Abschlussgruß
Beispiele für höfliche abschließende Begrüßungen sind „Mit freundlichen Grüßen“, „Grüße“oder „Danke“. Denken Sie daran, die Schlussanrede linksbündig und gefolgt von einem Komma zu schreiben.
Nur der erste Buchstabe des ersten Wortes der abschließenden Begrüßung wird groß geschrieben
Schritt 11. Folgen Sie der abschließenden Begrüßung mit Ihrem Namen
Lassen Sie jedoch drei Leerzeilen unter der abschließenden Begrüßung, bevor Sie Ihren vollständigen Namen eingeben, gefolgt von Ihrer Berufsbezeichnung in der Zeile darunter.
Schritt 12. Listen Sie die Anhänge ganz am Ende Ihres Briefes auf
Wenn Sie einen Anhang anhängen, schreiben Sie „Anlagen“/ „Anhang“eine Zeile unter Ihren Namen und Titel und notieren Sie alle Anhänge, die dem Schreiben beigefügt sind.
- Beachten Sie, dass dies nicht obligatorisch ist, wenn Sie keine Anhänge hinzufügen.
- Anhänge sind linksbündig und einzeilig.
Schritt 13. Geben Sie, falls gewünscht, die Initialen der Schreibkraft ein
Wenn jemand anderes den Brief schreibt und Sie diktieren, geben Sie den Vor- und Nachnamen der Schreibkraft ganz unten im Brief an, eine Zeile unterhalb des Anhangs.
Schritt 14. Unterschreiben Sie den Brief nach dem Drucken
Unterschreiben Sie den Brief mit einem Stift zwischen der abschließenden Begrüßung und Ihrem Namen. Wenn Sie einen Brief mit einem Stift unterschreiben, zeigen Sie dem Empfänger, dass Sie sich Zeit nehmen, diesen Brief an ihn zu senden, und dass dies wichtig ist.
Methode 2 von 4: Formatieren eines Briefes an einen engen Freund oder Verwandten (persönlicher Brief)
Schritt 1. Notieren Sie das Datum
Geben Sie das Datum des Schreibens des Briefes oder das Datum der Fertigstellung des Briefes oben rechts im Brief an.
- Schreiben Sie das Datum im Format „Monat-Tag-Jahr“. Das Schreiben des Monats in Buchstaben ist normalerweise das Standardformat, aber für diese Art von Buchstaben können Sie das gesamte Datum in Zahlen schreiben.
- Das Datum wird rechtsbündig geschrieben.
Schritt 2. Schreiben Sie einen freundlichen Gruß
Die Begrüßung „Lieber“ist immer noch die am häufigsten verwendete Begrüßung, aber je nach Ihrer Beziehung zum Empfänger können Sie den Namen des Empfängers ohne Formalitäten schreiben.
- Begrüßungen werden linksbündig geschrieben, gefolgt von einem Komma.
- Wenn Sie einem Freund oder Kollegen schreiben, können Sie normalerweise nur seinen Vornamen schreiben. Zum Beispiel: „Liebe Jane“.
- Für einen noch persönlicheren Brief können Sie „Lieber“durch eine lockere Begrüßung wie „Hallo“, „Hallo“oder „Hey“ersetzen.
- Wenn Sie einem Elternteil oder jemandem schreiben, den Sie wirklich respektieren müssen, geben Sie den persönlichen Titel und den Nachnamen des Empfängers an. Zum Beispiel: „Sehr geehrte Frau Roberts“
- Lassen Sie zwischen der Begrüßung und dem Haupttext des Briefes eine Leerzeile.
Schritt 3. Schreiben Sie Einleitung, Hauptteil und Schluss zum Haupttext Ihres Briefes
Einleitung und Schluss sollten jeweils nur einen kurzen Absatz umfassen, der Hauptteil des Briefes ist jedoch in der Regel viel länger.
- Der Haupttext des Briefes wird linksbündig ausgerichtet, aber die erste Zeile jedes Absatzes wird eingerückt.
- Der gesamte Haupttext des Briefes ist einzeilig. Normalerweise lassen Sie in einem persönlichen Brief keine Absätze zwischen den Absätzen, aber Sie können es tun, wenn Ihr Brief dadurch leichter lesbar ist.
- Lassen Sie nach dem letzten Satz Ihres Haupttextes eine Leerzeile, um den Haupttext von der abschließenden Begrüßung zu trennen.
Schritt 4. Schließen Sie mit einer passenden Schlussbegrüßung
"Mit freundlichen Grüßen" wird auch für persönliche Briefe noch recht häufig verwendet. Wenn der Brief jedoch locker genug ist, können Sie eine weniger konventionelle Schlussbegrüßung einfügen. Probiere etwas wie "Bis später!" oder „Bis später!“wenn du einem engen Freund schreibst.
- Setzen Sie nach der abschließenden Begrüßung ein Komma, geben Sie jedoch nicht Ihren Namen ein.
- Der abschließende Gruß wird parallel zum Briefkopf geschrieben.
Schritt 5. Unterschreiben Sie Ihren Brief
Unterschreiben Sie Ihren Brief unter der Schlussanrede. Normalerweise wird Ihr Name von Hand geschrieben und nicht auf einem Drucker gedruckt.
Wenn Sie sich normalerweise mit dem Empfänger des Briefes gegenseitig Vornamen nennen, können Sie einfach Ihren Vornamen aufschreiben und fertig. Wenn der Empfänger jedoch möglicherweise nicht anhand Ihres Vornamens weiß, wer Sie sind, stellen Sie sicher, dass Sie auch Ihren Nachnamen angeben
Methode 3 von 4: Formatieren einer offiziellen oder geschäftlichen E-Mail
Schritt 1. Schreiben Sie zunächst eine kurze, aber genaue Beschreibung des Zwecks Ihrer E-Mail
Diese Beschreibung befindet sich im Betreff Ihrer E-Mail, nicht im Text der E-Mail.
Wenn Ihre E-Mail vom Empfänger der E-Mail erwartet wurde, kann diese Beschreibung nur ein Hinweis auf das besprochene Thema sein. Wenn auf diese E-Mail nicht gewartet wird, kann das Schreiben einer Beschreibung etwas schwierig sein. Der Zweck des Schreibens einer Beschreibung besteht darin, dass die Leser erraten können, worum es in Ihrer E-Mail geht, wenn sie Ihre E-Mail öffnen und lesen. Dies bedeutet, dass die Beschreibung Ihre Leser motivieren muss, Ihre E-Mail zu öffnen und zu lesen
Schritt 2. Beginnen Sie mit dem Schreiben der E-Mail mit einer formellen Begrüßung
Es beginnt normalerweise mit „Sehr geehrter Herr“und wird von der offiziellen Anrede des Empfängers der E-Mail oder des Unternehmens, an das Sie eine E-Mail senden, gefolgt.
- Adressieren Sie den Brief nach Möglichkeit an einen bestimmten Empfänger. Vermeiden Sie Briefe an anonyme Empfänger. Verwenden Sie „An wen es betrifft“nur, wenn es keine andere Option gibt.
- Tatsächlich ist das am besten geeignete Satzzeichen nach einer Begrüßung immer noch ein Doppelpunkt. Heutzutage verwenden die meisten Menschen jedoch ein Komma nach der Begrüßung, wenn sie offizielle E-Mails schreiben.
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Sie den Empfänger mit „Mama“oder „Vater“begrüßen sollen, schreiben Sie einfach den vollständigen Namen des Empfängers auf.
- Lassen Sie nach der formellen Begrüßung eine Leerzeile.
Schritt 3. Schreiben Sie den Haupttext des Briefes und halten Sie ihn kurz, aber informativ
Wie jede Art von Brief sollte der Haupttext eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss enthalten. Halten Sie alle Teile, auch Körperteile, so kurz und präzise wie möglich.
- Der Haupttext ist linksbündig.
- Der Anfang jedes Absatzes muss nicht eingerückt werden.
- Der Haupttext ist einzeilig, aber lassen Sie zwischen jedem Absatz und nach dem letzten Absatz eine Leerzeile.
Schritt 4. Verwenden Sie eine höfliche Schlussbegrüßung
Geben Sie „Mit freundlichen Grüßen“oder einen anderen ebenso höflichen Schlussgruß nach dem Haupttext Ihres Briefes ein und folgen Sie ihm mit einem Komma.
- Denken Sie daran, die Schlussanrede linksbündig zu schreiben und nur der erste Buchstabe des ersten Wortes der Begrüßung wird groß geschrieben.
- Andere formelle Abschlussgrüße, die verwendet werden können, sind „Danke“, „Grüße“und „Grüße“.
Schritt 5. Geben Sie Ihren Namen direkt unter der abschließenden Begrüßung ein
Im Gegensatz zu auf Papier geschriebenen/gedruckten Briefen können Sie Ihre E-Mails nicht mit einem Stift unterschreiben.
Ihr Name ist linksbündig
Schritt 6. Schreiben Sie unten Ihre Kontaktinformationen
Lassen Sie nach Ihrem Namen eine Leerzeile und geben Sie dann Ihre Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Ihre Website oder Ihren Blog ein, falls Sie einen haben.
Alle Informationen werden linksbündig und einzeilig geschrieben. Jede Kontaktinformation wird in einer separaten Zeile eingegeben
Methode 4 von 4: E-Mails für Freunde formatieren
Schritt 1. Schreiben Sie zunächst eine kurze, aber präzise Beschreibung Ihres E-Mail-Betreffs in den Abschnitt E-Mail-Betreff
Diese Beschreibung zeigt den Empfängern auf einen Blick den Betreff Ihrer E-Mail, bevor sie sie öffnen, und gibt ihnen genügend Informationen, damit sie erraten können, worum es in Ihrer E-Mail geht.
Schritt 2. Schreiben Sie zunächst eine höfliche Begrüßung oder Begrüßung in den Textabschnitt der E-Mail
Sie können eine beliebige höfliche Begrüßung aufschreiben, z. B. „Lieber“. Folgen Sie diesem mit dem Namen des Empfängers.
- Grüße werden linksbündig geschrieben.
- Wenn Sie einem engen Freund schreiben, können Sie die Begrüßung ganz aus dem Weg räumen und einfach mit dem Vornamen gefolgt von einem Komma beginnen.
- Lassen Sie eine Leerzeile zwischen der Begrüßung und dem Text Ihrer E-Mail.
Schritt 3. Geben Sie den Text Ihrer E-Mail ein
Wie alle Arten von Briefen sollte der Text Ihrer E-Mail eine Einleitung, einen Text und einen Schluss enthalten. Wenn Sie jedoch eine E-Mail an einen engen Freund schreiben, ist diese Art von Format möglicherweise nicht erforderlich.
Schritt 4. Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer abschließenden Begrüßung
Wenn Sie eine E-Mail für einen Freund schließen, muss die abschließende Begrüßung nicht formell sein, sollte aber ein Zeichen dafür sein, dass Ihre E-Mail endet.
Wenn Sie einem sehr engen Freund schreiben, ist es manchmal in Ordnung, Ihre E-Mail einfach mit Ihrem Namen zu beenden, anstatt überhaupt eine abschließende Begrüßung zu schreiben
Tipps
- Es ist zu beachten, dass es zwischen offiziellen Schreiben in den Vereinigten Staaten und offiziellen Schreiben im Vereinigten Königreich (UK) leichte Unterschiede gibt. Im Vereinigten Königreich sind die Absenderadresse und das Datum rechtsbündig und die Betreffzeile, falls vorhanden, zentriert. Außerdem wird das Datum im Format „Tag-Monat-Jahr“geschrieben, und nach der Begrüßung wird ein Komma, kein Doppelpunkt, geschrieben.
- Wenn Ihnen das hier beschriebene Format, das manchmal auch als Blockformat bezeichnet wird, nicht gefällt, können Sie auch das modifizierte Blockformat und das Halbblockformat verwenden. Diese Formate enthalten im Grunde die gleichen Informationen, nur die Speicherorte sind unterschiedlich.
